今週は、円滑なメールのやり取りのヒケツについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 角を立てないやりとり（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　気持ちを添える
　今週は、円滑に
　メールのやりとりをするための心構えと
　対処の仕方を取り上げてきました。

　相手に対して
　「面倒をかけて、申し訳ないな」
　「気を遣ってもらって、うれしいな」
　と思うときは

　それを言葉にして伝えないと
　気づいてもらえません。

　迷惑をかけたなと思うときは
　「申し訳ないのですが」

　悪いなと思うときは
　「恐れ入りますが」
　「恐縮ですが」

　とひと言添える。

　感謝の気持ちを伝えるときは
　「ありがとうございます」の前に

　「お気遣いいただき」
　「ご足労いただき」

　のように
　相手の行動や思いへの感謝であることを
　示す。

　用件だけ伝えれば
　伝達手段としてのメールの役割は完結しますが

　気持ちを添えるひと言があれば
　あなた自身の印象、好感度もアップします。

　歯が浮くような美辞麗句ではなくても
　「大変でしたね」
　「よかったですね」
　「安心しました」
　のように、相手を気遣うひと言を
　さりげなく日々のメールの中で伝えることができれば
　いいですね。

　会ったことはなくても
　文面から優しさや和やかさが伝われば
　メールだけのやり取りでも気持ちが安定し、
　それが相手への信頼につながるのではないでしょうか。

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　【しごび】 の お す す め
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　今回のテーマは「脈のないオトコ」。
　
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今週は、円滑なメールのやり取りのヒケツについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 角を立てないやりとり（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　疑問形で問いかける
　今週は、円滑に
　メールのやりとりをするための心構えと
　対処の仕方を取り上げています。

　相手のミスを指摘する場合
　「これ、間違っています」とか
　「○○は違いますよね」と
　見たまま感じたままをストレートに相手にぶつけると……

　先輩が新人に、上司が部下に
　ミスを指摘するようなケースでは

　指摘を受けた側が
　自分を否定されたように受け止めてしまうことがあります。

　あるいは、
　部下が上司に間違いを指摘する場合も
　上記のようなストレートな言葉遣いをすると
　角が立ちます。

　このようなときは

　「AはBの間違いではないでしょうか」

　「AはBの間違いではないかと思うのですが
　　ご確認をお願いします」

　のように、疑問形で問いかけてみましょう。

　「それは違います」と断定的に指摘するのではなく
　「～ではないですか？」と問いかければ
　相手は「指摘」ではなく「確認」と受け止め
　返答しやすくなります。

　頼み事や依頼をするときも同様に
　「○○してください」は
　「○○していただけますか」と
　問いかけると受け入れられやすいです。

　メールは、送る側が思う以上に
　受け取る側に言葉が強く伝わり、文面として残るため

　言い回しを和らげるためにも
　疑問形で問いかける形式に
　置き換えることをお勧めします。

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　【しごび】 の お す す め
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　今回のテーマは「脈のないオトコ」。
　
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今週は、円滑なメールのやり取りのヒケツについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 角を立てないやりとり（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　具体的に伝える
　今週は、円滑に
　メールのやりとりをするための心構えと
　対処の仕方を取り上げています。

　前回は、
　相手から、2案のデザインが提案されたき
　採用・不採用の伝え方を紹介しました。

　では、2案とも採用しかねる場合は
　どのように伝えればよいでしょうか？

　「A案もB案もいまいちなんで、ほかに何かないですかね」

　「もっといい案ないですか」

　こうした、
　「ダメだから、次は？」という要求は
　伝える側はどうということはなくても
　受けとめる側は困惑します。

　なぜなら、
　提案したA案、B案がなぜ、不採用なのか
　理由とか原因が分からないまま
　新たな案を求められるからです。

　「A案もB案もイメージと違うので」

　という主観的・感覚的な伝え方ではなく
　自分が抱くイメージはこんな感じで
　それに近づけるにはどうするか、
　と具体的に伝える必要があります。

　例えば……

　「青と白を基調にした
　　爽やかなデザインをイメージしているので

　　暖色でまとめたA案
　　黒を基調にしたシックなB案とは別に
　　もう1案ご提案いただけますか」

　といった具合。

　「なんとなく嫌」
　「ピンとこない」
　といった曖昧な要求では、

　別案や代替案を提示する側には
　ヒントになりません。

　言葉で伝えにくければ
　こんな感じという例やサンプルを示すのもよいでしょう。

　こうしたやり取りで大切なのは
　伝える側、伝えられる側の
　理解を一致させること。

　ダメ出しで終わらず
　双方が「こういうことですね」と
　確認し合えるように伝達することを
　心がけたいものです。

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　【しごび】 の お す す め
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　似たような経験してる人
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今週は、円滑なメールのやり取りのヒケツについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 角を立てないやりとり（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　理由より結論を先に！
　今週は、円滑に
　メールのやりとりをするための心構えと
　対処の仕方を取り上げています。

　相手から、2案のデザインが提案されたとします。
　吟味して、A案を不採用、B案を採用するとしましょう。
　そのとき、どのような書き方をしますか？

　「A案はいまいちなんで」とか
　「A案の色づかいが好きじゃないんで」
　
　のように、A案を不採用にする理由や難点を
　先に挙げてしまうと

　提案した側は
　「A案を修正すれば採用してもらえるのか」
　「B案は没なのだろうか」
　と困惑し、どちらの案が採用となるのか
　結論がはっきり分かりません。

　さらに、A案を否定されるばかりでは
　気持ちもなえます。

　このようなときは

　「B案のデザインを採用したいです。
　　A案はこの2色が主張しすぎて、統一感に欠けると思います」

　まず、【結論】を先に述べてから
　（この場合は、「B案を採用する」こと）

　A案を不採用にする【理由】を述べます。

　このとき、不採用の理由は
　「嫌だから」「好きじゃないから」
　といった主観的、感覚的な理由ではなく

　できる限り、客観的、具体的な理由を挙げる方が
　相手も「なぜ、不採用になったか」を理解、納得しやすいです。

　採用・不採用を決めるときも
　その【ゴール】を考えてみてください。

　「より良い案を採用し、次に生かすこと」
　です。

　不採用の理由をあげつらい
　相手の非を責めるのがゴールではありません。

　遠回し、あるいは相手が納得しにくい
　決定ではなく
　
　誰が読んでも分かる決定の仕方と伝え方を
　わきまえておきたいですね。

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　【しごび】 の お す す め
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今週は、円滑なメールのやり取りのヒケツについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　 ＜ 角を立てないやりとり ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「ゴール」を意識する

　メールで仕事のやり取りをしていて
　ちょっとした言葉遣いによって

　相手を不快にさせてしまったり、
　自分が嫌な気持ちになったり……
　という経験はありませんか？

　物事がスムーズに運んでいるときは
　大して気にならないのに

　やりとりが難航したり
　何らかの負の要因が働いていたりするときは
　メールのちょっとしたひと言に
　カチンときたりするものです。

　メールは文字で残るため
　直接、口で言われる以上に
　ダメージを受けることも。

　間違いを指摘されたとき
　提案を却下されたとき
　自分の意見が通らなかったとき

　嫌な気持ちになった経験があれば
　せめて自分が「伝える」側になったときは
　相手を不快・不愉快にさせない
　言葉遣いに気を配りたいものです。

　メールのやりとりが
　ぎくしゃくし始める原因の一つに

　相手を打ち負かそう
　とする気持ちが働くこと
　が挙げられます。

　自分の方が正しい
　と、ぐいぐい正論で相手を責めれば
　反発をかうのは明らか。

　そんなときは、
　このやりとりの「目的」がどこにあるか
　ひと呼吸おいて考えてみましょう。

　意見が合わないからといって
　相手を責め、打ち負かすことが目的ではなく

　やりとりを通して
　より良い結論にたどり着くこと、
　双方が納得できる結果を導き出すことが
　最終目的のはず。

　勝った負けたの話ではありません。

　このままではやりとりが
　感情的にヒートアップする
　となる前に

　メールのやり取りで目指す
　「ゴール」を意識してみましょう。

　今週は、円滑に
　メールのやりとりをするための心構えと
　対処の仕方を考えていきます。