今週は、用件を的確に伝えるための手段についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　＜ 文字以外の伝達方法（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　メールか、電話か

 

　文字で伝えきれない点を補ってくれる
　「文字以外の伝達手段」について、今週は取り上げています。

　メールでは長くなりそうな
　込み入った用件。

　事細かくメールに書いて送るより
　要点を整理して
　電話で連絡する方が早いことがあります。

　相手に伝わるように書いて説明するには
　時間を要します。

　十分な時間が確保できれば別ですが、

　時間を割いて言葉を選んで書いたのに
　相手にうまく伝わらず、
　込み入った用件がさらに複雑になってしまったのでは
　元も子もありません。

　相手がすんなり理解できるように
　“言葉を尽くす”
　ことを忘れてはいけませんが、

　込み入った用件を
　的確かつ迅速に説明するために、
　「書く」以外の手段があることも
　検討する必要はあります。

　最初に資料をメールで送信してから、
　相手に電話をして資料をもとに説明するとか、

　メールでは説明に時間がかかりそうな内容は
　先に電話で概要を伝え、
　詳細についてはメールで補足する
　といった、電話とメールを併用する方法もあります。

　文字では微妙なニュアンスが伝わりにくい
　と思うときも、何度もメールを書き直すより、
　ダイレクトに電話して説明する方が
　相手の反応も分かり、
　お互いに納得できたりします。

　決定や確認を急ぐ時も
　メールよりは電話の方が確実です。

　逆に、読めば分かるとか、急を要さず
　電話するまでもない用件であれば、
　（例えば、「分かりました」「理解しました」といった
　　返事だけのやりとりなど）
　メールで済ませます。

　相手の時間を無駄に奪わない、そして
　自分の時間も無駄にせず、
　確実に伝えるには、

　メールが良いのか、電話が良いのかを
　その時々の状況に合わせて判断することが重要です。

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