今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ メール文の工夫（3）＞
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返信メールでも最初に趣旨を

通常のメールのやりとりで
件名、書き出し、本文、結びの言葉など
定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
という提案です。

返信のビジネスメールでも、最初の1行で
「何について」のメールかを明らかにすると
分かりやすいです。

例えば
質問への返答メールであれば
「質問への回答ですが・・・」
「○○についての質問に回答します」
といった具合です。

通常のメールの返信では
「ご連絡をいただき、ありがとうございます」
で始める場合が私は多いです。

「ありがとうございます」の前を
「早速、資料をお送りくださり、」
「早急にご対応いただき、」
としてもよいでしょう。

返信が遅くなってしまった場合は
「返信が遅くなり、失礼いたしました」
という前文も使います。

相手に詫びる場合は
「○○の件でご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした」
とします。

「ご迷惑」を「ご心配」としてもよいでしょう。

自分から送信する場合も
相手のメールに返信する場合も
まずは「何についてこれから述べるのか」
最初の一文で趣旨を説明することを心がけましょう。

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【神垣あゆみ企画室】

今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メール文の工夫（2）＞
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冒頭でメールの趣旨を伝える

通常のメールのやりとりで
件名、書き出し、本文、結びの言葉など
定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
という提案です。

ビジネスメールの本文は結論から書くのが定番です。
その際、最初の1行で
「何について」のメールかを明らかにすると
分かりやすいです。

例えば
質問のメールであれば
「○○の不具合についての質問です」。
客先や目上の相手には
「○○について質問がございます」
「○○についてお尋ねしたいことがございます」
とします。

確認のメールであれば
「6月6日のセミナー参加費について確認ですが」
あるいは文末を「確認させてください」で一度切ります。

通知であれば
「申請書の提出期限についてお知らせします」。

このようにメールで
「何を聞きたいのか」
「何を知りたいのか」
「何を知らせたいのか」
を冒頭に示すと、
読む側も何について応えればいいのかが
はっきりします。

件名をメール本文の用件がひと目で分かるようにするのとも
連動しますが、

メール本文の最初に
これから述べようとする趣旨を書くと
無駄がなく、相手に伝わるメールになります。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　＜ メール文の工夫 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 件名をカッコ書きで強調
　通常のメールのやりとりで
　件名、書き出し、本文、結びの言葉など
　定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
　という提案です。

　例えば、件名。

　メール本文の用件がひと目で分かる件名にする
　というのが定番ですが

　さらに分かりやすくする工夫として
　下記のように
　それが何についてのメールかをカッコ書きで示します。

　【質問】○○の不具合について

　【確認】6月6日セミナー参加費について

　【通知】申請書の提出期限は6月7日

　カッコは【 】でも（ ）でもよいと思います。

　実際にメールで使われている例では
　【修正依頼】
　【お支払日のご案内】
　などもあります。

　ただ、こうした件名を強調する工夫は
　通常、やりとりをしている間柄の相手には有効ですが、

　初めてメールする相手や知らない相手に
　いきなり送信すると警戒されます。

　迷惑メールで
　【重要】【ご案内】
　などが使われていることが多いためです。

　カッコ書きで強調した件名のメールを受信した場合、
　差出人が既知の相手か確認することが必要です。

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