今週は、うっかり使いがちな重言についてです。
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 仕 事  の メ ー ル 作 法               < 重言注意!(5)
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                          「受給を受ける」

急ぎの急用があるので」

うっかり重言を使っていても
それに気づかないほど
切羽詰まっていることが伺える一文ですね。

こんなふうに

同じ意味の言葉をつい使ってしまうのは

その言葉や、言葉が意味することを
強調したいから。

わたしも思わず
強く強調したい」
と書きそうになりました。

書いてみっれば、明らかに
同じ意味の字が重なっているのに

思わず使ってしまう
うっかり重言がほかにもあります。

「受給を受ける」

「加工を加える」

「別々に別れた」

「収入が入った」

「必ず必要な」

「近所の近くに」

「迷子の子ども」

「沿岸沿い」

会話の場合は、
重言だと分かっても
その場のノリで聞き流しますが

書くと残るので
言葉の重複はないか
必ず読み返してチェックすることを忘れずに。

一番怖いのは
重言を無意識に使っていて
自分で気づかないこと、誰にも指摘されないこと。

メールの場合は、
文章で人となりや、仕事ぶりを判断されることが多いので
気をつけたいですね。

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今週は、文章をもたつかせるさまざまなクセについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < 文章のクセ(4)
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                           曖昧な言い回し

今週は、うっかり使ってしまっている
文章のクセを取り上げています。

「今後は改善したいと思います」
といった
「~と思います」という言い回し。

指摘を受けて、改善します
という意志を伝える場合
「~と思います」
で文を結んでしまうと

読む側は
「本当に大丈夫なのだろうか?」と
不安になります。

「~だと思います」のほかにも
「~と思われます」
「~のはずです」
「~かもしれません」
といった断定を避ける表現も
不確かで、おぼつかない印象を与えます。

本人は断定を避け、やんわりと婉曲に表現するつもりでも
受け取る側に「逃げ腰」「責任逃れ」「曖昧」という
マイナスな印象を与えてしまうので
こうした言い回しを使うのがクセになっている場合は
気をつけましょう。

「できるだけ~」
「なるべく~」
「~めに」
といった表現も範囲が曖昧で
人によって解釈が異なってきます。

「できるだけ多く」より「10個以上」」
「なるべくたくさん」より「200人分」」
「早めに」より「明日の午前中に」

のように数値で示すことを
心がけましょう。

特にビズネスメールでは
「なんとなく」書くより
「具体的に」書くことで
確実に相手に伝わり
やり取りの回数も少なくて済みます。

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今週は、紋切り型ではない表現の工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法               < 言葉の引き出し
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                          頼まれた時の返答

人から依頼を受けたときの返答は
その時々の状況により変わります。

依頼の難易度による
すんなり「YES」と答えられ場合もあれば
即答できないこともあります。

「~をお願いできますか?」と問われ
すぐできる! お安いご用! というときには

もちろんです。お任せください。

承りました。すぐに対応いたします。

喜んでお引き受けいたします。

と即答できます。

対応に少し時間がかかりそうだ
という場合は、

少々お時間をいただくことになりますが、よろしいでしょうか?

と相手に了承を得たり

どの程度時間を要するか確認して、すぐにご連絡いたします。

とあいまいな返答は避け、確認をして改めて
返事をしたりすることも必要です。

これはお手上げ! 対応できない!
という場合は

あいにく別件で立て込んでおりまして
すぐに対応できない状況です。

と事情を伝え、

明日までお待ちいただけるようでしたら
明日の午前中に仕上げ、13時には提出いたしますが
いかがでしょうか?

と対応策を提案します。

依頼の難易度に関わらず
基本的には
「前向きに対応」
する姿勢を言葉で示すことがポイントです。

「いいですよ」とか
「できません」ではなく
プラス思考のニュアンスを伝えられれば合格です。

今週は、さまざまな状況に応じた
表現のバリエーションを紹介していきます。

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今週は、いわゆる“クッション言葉”についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法           < 緩衝材になる表現(5)
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                             意見を返す

ストレート過ぎる表現を和らげる「緩衝材」になる言い回しを
今週は紹介してきました。

相手に提案するとき、
「余計なことかもしれませんが」より
「差し出がましいこととは存じますが(思いますが)」という
表現を使うと、慎ましやかな印象に……
と、VOL.2114で紹介しました。

では、相手に意見するときは
どのような表現を使うとよいでしょうか。

お言葉を返すようですが
という表現がありますが
反論する姿勢を伝える言い回しなので
「緩衝材」になる表現かというと、疑問が残ります。

代わって
大変申し上げにくいのですが
と書き換えることができます。

例)
大変申し上げにくいのですが
今の状況では、デザインを全面変更するしかないと思います。

断るときの
「大変心苦しいのですが」
「大変ありがたいのですが」
のように心情を伝える表現を知っておくと

判で押したように
「すみませんが」を繰り返すのを避けることもできます。

その時々に応じ
相手の反感を買わず、心遣いを伝える
表現を使うことができたらいいですね。

 
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今週は、いわゆる“クッション言葉”についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法        < 緩衝材になる表現(4)
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断る

ストレート過ぎる表現を和らげる「緩衝材」になる言い回しを
今週は紹介しています。

断るときのメール文のポイントは
やんわりと、はっきり断る
こと。

「はっきり」断るだけだと
メールの文書は拒絶の色合いが際立ち
角が立つ言い回しになりがちです。

緩衝材になる言葉を使い「やんわりと」
断る意志は「はっきり」伝えます。

緩衝材になる言葉とセットで使うと
表現の角が取れ、文の印象が和らぎます。例えば…

「参加できません」より
申し訳ございませんが、先約があり参加できません」

「できません」より
せっかくですが、対応しかねます

「午後から出張なので、無理です」より
あいにく、その日は午後から出張のため
午前中にお願いできますか?

「やんわりと、はっきり断る」だけでなく
断るときに代替案を提示すると
丸く収まることが多いです。

自分にとっては余計なお世話と思えることでも
相手への感謝の気持ちを織り込んでみましょう。

大変ありがたいのですが、私には荷が重くお受けしかねます」
お気持ちはありがたいのですが、当方で対処いたします」
お気持ちだけ、ありがたく頂戴します

相手の要望や意向にそえないことを
申し訳なく思う気持ちを伝えるときは
お役に立てず恐縮です
「ご要望にそえず、大変心苦しいのですが」
という言い回しを覚えておくとよいでしょう。

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尾道の“創造する姉妹”三人による
広島でのグループ展。いよいよ明日が最終日!

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★★★ 尾道三姉妹展 ★★★
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今週は、いわゆる“クッション言葉”についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 緩衝材になる表現(3)
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お願いする

ストレート過ぎる表現を和らげる「緩衝材」になる言い回しを
今週は紹介しています。

お願いごとをする場合、例えば
「プロジェクターを貸してください」
あるいは
「プロジェクターを貸してもらえますか?」
という書き方があります。

「~してください」という言い回しは
メールだと、少々ぶっきらぼうな感じがします。
これを解消するのが
差し支えなければ
という表現です。

差し支えなければ、プロジェクターをお貸しいただけますか?」
差し支えなければ、プロジェクターをお借りしてよろしいですか?」

「差し支えなければ」の代わりに
ご迷惑でなければ」「できましたら
という表現も使えます。

できましたら、プロジェクターをお借りしたいのですが」
ご迷惑でなければ、プロジェクターをお借りしてよろしいですか?」

お願い事や依頼をするときのメール文のポイントは2つ。
緩衝材になる言葉を添える
「(お願い)できますか?」「(お願いいして)よろしいですか?」
のように問いかける表現にする

相手に負担をかけたり、手を煩わせるようなお願いごとの場合は
「恐れ入りますが」「恐縮ですが」
「お手数をかけますが」
「ご面倒をかけますが」
「お手を煩わせ、恐縮ですが」

急なお願いごとの場合は
「突然のお願いで恐縮ですが」
「ご無理を申しますが」
「差し迫ってのお願いで申し訳ございませんが」

懇意でない相手に、無理を承知でお願いする場合は
「厚かましいお願いではございますが」
「ぶしつけなお願いで恐縮ですが」

上記のような
緩衝材になる表現を覚えておくとよいでしょう。
そして、「~いただけますか?」と
問いかける形で文を結びます。

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