今日は、読者のかたからの質問にお答えします。
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読 者 か ら の 質 問 NEW 「いいように直して欲しい」と伝えたい
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今日は、新規の質問＆回答です。
現在実施中の「在宅アンケート」回答者から
下記の質問がありましたので回答します。
＜読者からの質問＞————————————–
在宅になり、メールのやりとりがかなり増えました。
上司へメールの際、
メールの内容を「いいように直して欲しい」としたいときに
どのように書けばよいか。
※かなり検索をしましたが、ヒットしませんでしたので
是非お願いいたします。
（読者 Yさん）
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どんなメールの内容で、どの程度まで直しが必要なのか
詳細な状況が今ひとつ分からないのですが
私の想像の範囲内で2パターンを考えてみました。
今回は、読者のかたからの質問にお答えします。
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読 者 か ら の 質 問 NEW 相手にプレッシャーを与える言い回し
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先日、読者の方から下記の質問をいただいたので
今回は「過去の質問」の掲載ではなく、メルマガ上でお答えします。
＜読者からの質問＞—————————————————
メールの相手にプレッシャーや威圧感を与えるけど、
丁寧で上品な言い回しが、あれば教えてください。
文章の最後に「？」を入れた”～でしょうか？”が、
続くと怖い印象になると覚えがあるのですが、あまり品がないと思います。
何度も何度も〆切や確認ミスが続く方に、
文章として指摘を残すメールを送るとき、
どんな言い回しを使うのが良いでしょうか？
(読者 A.S さん)
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「何度も何度も〆切や確認ミスが続く方に、文章として指摘を残すメールを送る」
際に、相手にプレッシャーを与える言い回し、という質問ですが
このようなケースでは、
品の良い言い回しにするほど、丁寧でソフトな言葉づかいになるので、
相手にプレッシャーを与えることはできない、と思います。
相手は気づかないか、つけあがるかのどちらかでしょう。
私は、このような場合、はっきり言い切ることにしています。
通常は、言い切ってしまうと、キツイ印象を与えるので避けていますが
いつもの逆パターンの対応で、
敢えてキツク伝えることで、相手にプレッシャーを与える効果がある程度ある、
と考えるからです。
「問いかけ」型と「言い切り」型で対比して文例を挙げてみましょう。
▼「問いかけ」型
次回は、期日厳守で書類をご送付いただけますか。
「～いただけますか」の代わりに「お願いします」を使うと
「次回は、期日厳守で書類の送付をお願いします」
となり、言い方としては優しい感じになります。
▼「言い切り」型
次回は、期日厳守で書類をご送付ください。
もっとキツク言い換える場合は「～いただきます」を使います。
次回は、期日厳守で書類をご送付いただきます。
言い切りの一文だけでなく、「なぜ、期日厳守なのか」という理由を添えると
説得力が増します。例えば、こんな感じ。
次回は、期日厳守で書類をご送付ください。
と申しますのも
提出期限を過ぎた書類は、翌月の処理となるため
立替分の支払いも1カ月先となるからです。
処理も支払いも滞るため、必ず期日に書類をご送付ください。
「こちらも困るが、あなたも困る。なぜなら・・・」と困る「理由」を添えると
相手に少なからずプレッシャーを与えることになると思います。
「書類をご送付ください」と繰り返すことで、印象づけます。
とはいえ、こういう場合、メールでやりとりするより
一本電話を入れて、直接、伝える方が効果的です。
その際は、極力丁寧でソフトな言葉遣いで。
「ご多用とは存じますが、当方も処理が遅れて困っておりまして。
恐れ入りますが、書類提出は期日厳守でお願いいたします」
という感じでしょうか。
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【しごび】 の お す す め
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広島の技術翻訳会社 トランスワード社の代表
仲谷幸嗣氏のブログに、ビジネスメールに大切な視点が書かれていたので
ご紹介します。
4項目目にある「会社でのEメールの上手な使い方」は、
特に役所で取り入れた方がよいアイデアだと思います。
▼翻訳会社トランスワード社長のブログ
「会社でのEメールの賢い使い方」
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
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【神垣あゆみ企画室】
このたび、まぐまぐから有料メールマガジンを創刊する運びとなりました。 タイトルは【 仕事のメール心得帖 】です。 対象とする読者は、 「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰にも教えてもらえない」 という若手ビジネスパーソン。 現在、就活真っ只中のうちの娘たちを見ていても、 SNSによるコミュニケーショには長けていても、 パソコンを使ってやり取りするメールについては 大学や短大で教わっていないし、基本的なことも知りません。 就活のエントリーをするときとか、その後 の採用担当者とのメール対応で 何度「これでいいか確認して」とチェックさせられたことか。 いわゆる“デジタルネイティブ”世代はSNSを使い、 見知った人たちと会話するようにコミュニケーションをとるのは 無意識にできるくらい達者ですが、 会社という組織の中で、そのルールにのっとり 社外の相手とパソコンのメールでやり取りするのに不慣れ。 対応の仕方が分からず、苦手意識を持っている方 多いのではないでしょうか。 かといって、教える側の上司や先輩も自分の業務に忙しく、 そんな時間もないし労力もかけられない、という状況だったりします。 メール対応の研修やセミナーでも 20代～30代前半の参加者から共通して挙がるのは 「基本的なことを知らないので不安」 「正解が何か分からない」 という声です。 2009年に刊行した 「考えすぎて書けない人のための1分間メール術」 がロングランで売れているのは、まさに 「考えすぎて時間ばかりかかるので、早く対応できるように、 すぐ使える文例が知りたい」という若い世代のニーズがあるからです。 早い話、神垣の著書を買って読んでもらうのが一番良いのですが、 「本をいちいち読んでられない」 「本じゃ、文例をコピペできないし……」 という声も。 そこで、 ・毎週1回確実にメールで届き、 ・必要に応じて文例をコピー＆ペーストして使える ・読み続けると、誰に教わらなくても「基本的なメール対応」ができる メールマガジンで「仕事のメールの基本」をお伝えしようというものです。 有料メールマガジン【 仕事のメール心得帖 】は 毎週1回 金曜日 月4～5回の配信。 週替りで下記のメニューでお伝えします。 1週目：基本のメール作法 2週目：メールの敬語 3週目：間違えやすい言葉 4週目：メールに関するQ&A 5週目：ワンランク上の言い回し 【しごび】を読み慣れた方には、嫌になるくらい「特濃」級の文字量です。 だけど、その分、1回の配信でワンテーマがしっかり頭に入ります。 月 540円（税込）ですが、 継続して読まなくても、バックナンバーの内容で興味のあるものだけ 購読してもよいと思います。 ※バックナンバーはこちら 登録した最初の月は「無料」です。 「メール対応の基本が分からずさまよっている」方はぜひ、購読を。 毎週金曜日 12時30分に配信します。 ▼【 仕事のメール心得帖 】の登録はこちら メール対応に悩む部下や後輩の方々にも、ぜひともご紹介ください。 同じタイトルで、毎週月曜～金曜日配信の無料メールマガジンの 登録はこちらから
今週は、言葉の思い違いや勘違いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 嗚呼、勘違い（2）＞
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「胸が熱くなる」
社内行事で、ある記念館を見学した3人の事例を挙げます。年齢も役職も異な
る3人の感想です。
「彼らが遺した言葉に胸が熱くなりました」
「子どもを持つ親として、胸が熱くなりました」
「手紙には家族に対する感謝と前向きな言葉が多く、胸が熱くなるものがあり
ました」
三者三様の感想文に、共通して使われている「胸が熱くなる」という言葉。じ
いんと感動がこみ上げてくることを指します。
戦地へと向かう若者たちが家族に宛てた遺書の展示を見学し、心を動かされた
様子を述べる際に、3人がそれぞれに使っているのですが、この場合は感動で
胸が高ぶる状態というより、悲壮な状況にありながら家族を思う遺書を目にし
て「胸が痛む」「胸に迫るものがあった」「言葉もない」といった表現の方が
しっくりくるように感じました。
「胸が熱くなる」を調べているうちに、「胸熱（むねあつ」という略語が【20
10年ネット流行語大賞】のトップテンにノミネートした若者言葉の一つとあり
ました。感動の程度を表す言葉として、別のニュアンスで使われていたことを
今さらながら知り、上記の感想文に「胸が熱くなる」が共通して使われていた
理由が理解できました。
人が心を動かされている状態を、とやかく言うのも野暮な話ではありますが、
感情を表す言葉にはプラスの方向・思考を表すものだけでなく、悲しみややる
せなさといったマイナスな感情もあります。
心動かされた状態を「胸が熱く」という言葉だけで片付けてしまうと、上記の
事例に挙げたような、別の人が書いているのに似たような感想になってしまう
ことを残念に思いました。
言葉の勘違いというテーマから外れるかもしれないですが、気になったので
書いておきます。
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【神垣あゆみ企画室】
今週は、読者の方からの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（4）＞
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時間の表現
＜読者からの質問＞—————————————————-
質問です。
美容室に予約電話がかかってきた時に
間違いを防ぐため予約時間を言い変えて復唱すると思うのですが
（16時⇒午後4時）
10時、12時、17時の時間を表現するのに最適なのは、
どのような表現でしょうか。
10時を午前10時と表現すると、夜10時のはずないやろ！ とツッコまれそうで
おかしいでしょうか。朝10時などのいい方がいいでしょうか
12時は12時とそのまま言うのがスッキリしている気がしますが
零時、正午、正午零時なども間違っていないでしょうか。
午後零時は二重表現にあたりますでしょうか。
午後5時も間違っていないとは思いますが
夕方5時の方が時間帯的にはより適切な気がします。
時間の適切な表現について教えていただきたいです。
（読者 S.Mさん）
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電話のやり取りで、相手に正確に時間が伝わり、記憶に留めてもらうことを考
えると
10時 → 午前10時、朝10時
12時 → 正午、昼12時
17時 → 午後5時、夕方5時
とするのが良いように思います。
一般的な美容室では、時間としては10時から19時くらいの時間設定でしょうか
ら「10時」といえば、言う方も言われる方も午後ではなく「午前10時」を想定
・認識するとは思いますが、
時間の前に「午前」「午後」が付くだけで、時間の認識がしやすくなります。
「朝」「昼」「夕方」も同様で、言葉を添えることで、時間のイメージがしや
すくなると思いませんか。
ただ、「午前」「午後」を使うと少々堅苦しい感じもするので、懇意な相手や、
親しみやすい口調でやり取りしたい場合は「朝」「昼」「夕方」としてよいの
ではないでしょうか。
私が以前通っていた美容室は、予約があれば深夜営業もするところで、夜の11
時とか、終了が午前1時なんてこともあるということでした。そのような特種
な営業形態の場合は、「10時」だけでは朝か夜か分からないので、時間の前に
「午前」「午後」、あるいは「朝」「夜」を添えてやりとりする必要があります。
どの言い方が正しいとか適切というよりも、この場合は、相手に正確に時間が
伝わることが大切なので、店側、客側が双方とも取り違えず時間を認識できれ
ば、どのような言い方でも良いと考えます。
ちなみに新聞表記では
時刻は「午前」「午後」を使い、「午前10時」「午後5時」のように書きます。
昼の12時ちょうどは「正午」、昼の12時15分は「午後0時15分」、
夜の12時ちょうどは「午前0時」、夜の12時15分は「午前0時15分」
と表記します。
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今週は、読者の方からの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（3）＞
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「下さい」か「ください」か
＜読者からの質問＞—————————————————-
以前、「漢字表記かひらがな表記か」についての質問をメルマガで取り上げて
いただいた中で、「下さい」の表記についてのバックナンバーが載せてあり、
「ちょうだいしたい」という意を表す時は漢字の「下さい」、動詞の連用形に
補助動詞として付く場合は「ください」にするとのことでしたが、それを意識
しながら仕事をしている中で疑問に思ったことがありました。
「ご連絡ください」は、「連絡して」を敬語にするために「ご～ください」を
当てはめているので平仮名の「ください」になるかと思っているのですが、
親しい間柄の人などに「ご連絡下さいね」という場合は「連絡ちょうだい」
という意図で使うので漢字の「下さい」になるのかなと、判断に迷っています。
同じ「ごれんらくください」でも意図によって「ください」を漢字にする場合
と平仮名にする場合があるのでしょうか。
「ご報告ください。」「ご報告下さい。」も同じように迷っています。
（読者 Y.Nさん）
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上記の「漢字表記かひらがな表記か」についての質問のバックナンバーはこちら
▼「いたします」か「致します」か＜ 漢字か、平仮名か ＞ VOL.3078
「下さい」と「ください」について整理すると……
・漢字の「下さい」は、動詞「くれ」の尊敬・丁寧表現
・かなの「ください」は補助動詞として、何かをお願いするときや、
敬意を表すときの尊敬・丁寧表現
「下さい」「ください」ともに敬語として使うことができます。
相手に、連絡を「ちょうだい」という意で伝えるときは
「連絡を下さい」
ですが、敬語にする場合は「連絡」の前に「ご」を付けて
「ご連絡を下さい」。
※ここでのポイントは、いずれも「下さい」の前に「を」を入れること。
ただ、敬語で伝えるなら「ご連絡を下さい」より
「ご連絡をいただけますか」
と言い換える方が丁寧で収まりが良いと思います。
一方、「連絡してほしい」という意を伝えるときは
「連絡してください」
「ご連絡ください」
この場合の「ご連絡ください」が敬語として機能します。
表記をもとに違いを挙げれば、上記のようになりますが、そこまで厳密に表記
の違いにこだわる必要はないと思いますので、
目上の相手には「ご連絡ください」
そうでない相手には「連絡してください」
と使い分ければよいのではないでしょうか。
「報告」の場合も表記の違いに基づくと
「報告をちょうだい」という意を伝えるなら「報告を下さい」
報告を求める場合は「報告してください」「ご報告ください」
ですが、
敬語で使うなら「ご報告ください」
そうでない場合は「報告してください」
とすればよいと思います。
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