今週は、メールの締めくくりについて考えます。

◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　＜ 結びの文（4）＞
◆────────────────────────────◆
次につなげる

▼　これっきりにしないひとこと
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールはあくまで伝達道具。手短に用件を伝えたら、次の行動へつなげて
いきたいですね。結びの言葉でそれができます。

●こみ入った内容は対面で
詳細は本日の打ち合わせで改めてお知らせいたします。

●対面の約束や出席の場合
明日、お会いできることを楽しみにしています。

ご参加、お待ちしています。

●対面・参加ができない場合
今回は残念ですが、またぜひお会いしましょう。

次回はぜひ参加したいので
ご案内いただけれれば、うれしいです。

対面が控えている場合は、心待ちにしている気持ちを。対面できない場合
は、今回は無理でも次回は参加したい意志があることを相手に伝えておく
と感じがいいですね。

▼　聞きやすく、言いやすく、来やすく！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手の行動を促す結び方もあります。

●問い合わせしやすい状況を伝える
不明な点があれば、遠慮なくお尋ねください。

●歓迎の姿勢を示す
お近くにお越しの際はお立ち寄りください。

●他の人への気遣いを添える
山本様によろしくお伝えください。

「～様によろしく…」は「皆様によろしく…」にもできますが、私はでい
るだけ特定の人名を書くようにしています。

語尾が「～ください」で終わる時は、「ね」を入れると言葉尻がやさしく
なります。多用するとしつこいですが、効果的に使うと好感度はアップし
ますよ。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、メールの締めくくりについて考えます。

◆───────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　＜ 結びの文（3）＞
◆───────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信を促す

▼　要返信であることを明記
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手からの返信を望むときも、結びに返信依頼のひとことを添えておくと
確実です。

●一般的には
ご返事、お待ちしています。
ご返事いただければ、幸いです。

●一歩踏み込んで
良いご返事をお待ちしております。

●返信を要する項目を具体的に
今回の業務を担当していただけるかどうかだけでも
至急ご連絡いただければ幸いです。

期日がある場合は、あいまいにするよりはっきり知らせる方が親切です。

準備の都合上、16日までに出欠をお知らせください。

相手の所在がはっきりしない場合は

このメールを読まれたら、お電話くださいませ。

という書き方もあります。

▼　あいまいは罪
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「お手隙のときにでもご返信ください」「いつでも良いのでご回答くだ
さい」というのは、読む側の立場からすると後回しにする確率も高いです。

期日を指定しないまでも、本当に返信・回答が必要なら、「お待ちしてい
ます」「ご回答（ご意見）いただければ、幸いです」と明記する方がいい
でしょう。

「長々と書きつらね、申しわけございません」という意味の結びもよく目
にします。

メールの場合は最後にそう書いて詫びるより、件名や書き出しに「長文に
なります」と書き添えると、相手はすぐに読むか後にした方がいいかの判
断がしやすいですね。

気を回して親切心で書いたことが、相手に負担になることもあります。あ
いまいな表現は避け、返信する手間が最小で済む結びの文を考えて書くこ
ともマナーの一つではないでしょうか。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、メールの締めくくりについて考えます。

◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　　＜ 結びの文 ＞
◆────────────────────────────◆
語るより伝える

▼　メールはスリムなほどいい
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールでは、手紙文のように「拝啓」に始まり、時候のあいさつを経て本
題に入る、という儀礼的な書き出しは必要ありません。

むしろ、送信する相手の名前を正しく書き、初めてメールを送信する相手
には自己紹介する方が大切です。あいさつ文も「いつもお世話になります」
「先日はお疲れさまでした」など手短なフレーズにし、本題につなげるほ
うがスマートですね。

特に、ビジネスメールは「語る」ものではなく「伝える」もの。

儀礼的、形式的な記述はできるだけ省き、用件だけを簡潔に。一回のメー
ルの文書容量を小さくすることを心にとめておきましょう。

▼　結語はいらない
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
書き出しに呼応して、結びの文も簡単でよく、社内メールであれば「以上」
と結んで署名を入れるというパターンで十分でしょう。

手紙文のように最後に相手の健康や繁栄を表す文章を記し、「敬具」や
「草々」などの結語で締めくくる必要はありません。

それよりも自分が何者であるかを示す署名を忘れずに。ビジネスメールの
場合は署名に連絡先、所属部署名などもあったほうがいいですね。いちい
ち名刺を見返さなくても、メールの署名で電話やFAXができます。

手紙のような終わり方にしないと気分的におさまりが付かない、と感じて
いる方もいるでしょう。文章全体を感じ良く締めくくれる最後の一文を知
っておけば解決できます。

今週はメールの末文、結びのフレーズについてどんなパターンがあるかみ
ていきましょう。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週のテーマ、メールの件名についての最終回です。

◆────────────────────────────◆
メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　　　　　　　＜ 件名考（5）＞
◆────────────────────────────◆
件名の最適化

▼　件名の留意点
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
件名を最適化するポイントを挙げてみましょう。

●件名を見れば、メール本文の内容の察しがつく件名に
「お知らせ」よりも「メールアドレス変更のお知らせ」
「搬入の件」よりも「11月14日の搬入時間変更の件」

●長すぎず短すぎず、本文で一番伝えたいことに的を絞って書く
「お礼」よりも「ご招待のお礼」「ご招待ありがとうございました」

●【重要】【至急】など、アピール度を高める記号の活用
【重要】契約更新について

●個別ではなく会社でアドレスを共有している相手には、名前を明記する
など、区別しやすい工夫を。
山本様　見積り依頼の件　　…　相手の名前を明記する場合
見積り依頼の件（神垣）　　…　自分の名前を明記する場合

●本文が長文になる場合は、件名に添えておく。
11月10日会議　議事録（長文）

▼　後回しにされない件名を書くには
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
見逃したり、後回しにされない、すぐに開封したくなる件名を書くには、
日ごろからポイントを要約する習慣をつけることです。

新聞の見出し、雑誌のタイトル、テレビニュースのフィリップなど、日ご
ろから意識して読んでみましょう。要約の仕方のなによりのお手本になり
ます。

件名に関連して注意したいのが、メールヘッダ部分の「送信者」名の設定
です。

ハンドルネームや略称では、スパムメールに間違えられやすいです。本名
をフルネームで、あるいは会社名や屋号をきちんと設定しておきましょう。

あやしいメールも送信者名をチェックすれば、大体察しがつきます。

スパムメールに多いのが、ヘッダの「送信者」部分がメールアドレスにな
っているケース（特に「info@XXXXXX.com」という形式で、「XXXXXX」の
部分に適当なアルファベットを並べ替えているパターンが非常に多い）。

スパムメールを反面教師に、それと間違われないような送信者名、件名を
工夫しましょう。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、メールの件名について考えます。

◆────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　　 　　　＜ 件名考（4）＞
◆────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信時の件名

▼　「Re:」の後、どうする？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
受け取ったメールに返信する際の「Re:」以降の件名。これもあなどれま
せん。

「Re:」に続く件名がそのままでよいか、変えたほうがよいかは、やりと
りの内容によりケースバイケースで判断を。

件名どおりの話題でやりとりが続く場合は、件名もそのままで。やりとり
していくうちに本文の内容が件名以外の話題に移った場合は、本文に合わ
せて件名も書き換えたほうが、後で読み返したり探すときに混乱しません。
本文の冒頭で、件名を変更したことを書き添えておくといいですね。

携帯メールで返信が続くと「Re:Re:」が繰り返されていきます。この場合、
私は余分な「Re:」を消去したり、件名を替えるようにしています。
「Re:」が続くと単純に煩わしいからです。

▼　件名にも気を配る
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「こんにちは」「よろしく」といった抽象的な件名は、本文の内容に沿っ
た件名に書き直してもよいでしょう。私は「質問」という件名のメールに
は、「ご質問への回答」「質問にお答えします」という件名にして返信し
ています。

相手から返信されることを考えれば、なおのこと自分が件名を書くときも
配慮が必要だと気づきます。

抽象的な件名は、自分本位な感覚で書いていることが多いです（相手のこ
とが見えてない状態ですね）。私的なメールはともかく、ビジネスメール
の返信は件名への配慮もお忘れなく。

スパムメールにも件名に「Re:」をつけたものがありますね。「Re:問い合
わせ」「Re:資料請求」ときたら、つい開封してしまいそうになります。
敵もさる者、よく考えてます。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】