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今週は、メール送信の際のちょっとした気配りについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールのうっかり ＞
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転送する時はひと言添えて
▼ 転送の意図を明記
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受信したメールを、自分以外の誰かに転送する場合。
メーラーの「転送」ボタンを押せば、転送したい相手に送ること
ができます。
このとき件名には「Fw: 」がつき、送信されてきたときと同じ
件名が続きます。
受け取った相手は、それで転送メールと判断がつきますが、転送
してきた相手が「何のために」「どういう意図で」転送してきたか
までは分からない場合があります。
「興味深いメルマガの記事を見つけたので、参考までに転送します」
「客先から下記のメールをいただきましたので、お知らせまで」
という具合に、転送分の冒頭にひと言、転送する意図を書き込んで
送ると、読む側にも内容が伝わりやすいです。
▼ 個人情報の取扱いにも注意を
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私は、メルマガで面白い記事や役立つ記事を読んだ時、仲間や客先
に転送して知らせる、ということをよくします。一緒に仕事してい
るデザイナーに客先からのメールを転送して情報を共有することも。
転送する意図以外に、特に注目して読んでほしいポイントを明記し
たり、自分の感想を冒頭に添えて送るようにしたりしています。
要するに、転送する自分のちょっとした解説を添えるわけです。
もう一つ注意しているのは、転送の際に表示される送信者名やアド
レス。第三者に転送する時、伝えない方がいいと判断した場合は
転送する際に削除してから転送します。
何気なく転送したメールから、思いも及ばないトラブルが発生
することも考えられるからです。
単に「転送」ボタンを押してそのまま転送するのではなく、
迷惑にならない転送を心がけたいですね。
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