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今週は、メール送信の際のちょっとした気配りについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールのうっかり（3）＞
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長すぎる署名
▼ 長すぎると目が行き届かない
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メールの最後に付ける署名。これも告知ツールの一つです。
メールの署名にあるURLは必要や興味があればクリックするし、
アドレスが明記されていれば返信もしやすい。
次のアクションを誘導できる点で、名刺以上の効果が期待できます。
社名や部署名、電話番号、FAX番号、メールアドレス、URLといった
署名の基本項目に、その時々でアピールしたい情報や告知内容を
添えるという手法を実践してしいるかたも多いことでしょう。
そこで注意したいのが、PRしたい項目を付加し過ぎて
署名が署名でなくなるほど長くなってしまうこと。
私も経験があるのですが、長すぎる署名は、相手に最後まで
目を通してもらえないことがあります。
読みやすさに配慮して、改行を多用したのがアダになることも…。
▼ 相手に合わせ使い分けけを
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メールを読む際、最も注意して読むのは本文です。
署名は、あくまで刺し身のツマ、つまり、添え物です。
本文を読んで用件が理解できたら、長い署名にまで注意が向かない
こともあります。
逆に、二、三行で終わる本文なら、長い署名がよく目立ち
興味を引くこともあるでしょう。
返信メールに必ず前のメールを引用する相手の場合、
やりとりのたびに長い署名を繰り返し入れるのは
メールのボリュームをいたずらに増やすことになります。
やりとりが続く場合は、署名も縮小版・簡易版に切り替えて入れる
方が好ましいです。
前のメールを引用せず、一回ごとに用件を述べる相手の場合は、
ボリュームのある署名を入れてもそれほど違和感はないでしょう。
署名もパターンを替えて何通りか登録し、相手によって使い分けを。
署名を作成する時は、下にスクロールしなくてもパッと目に留まる
ボリュームを目安にするとよいでしょう。
＜追記＞ 2020.11.16
この記事を書いた14年前は、署名にアスキーアートを入れる
ことが流行っていて、10行以上に及ぶ署名も少なくありません
でした。
コロナ禍で人と対面する機会が減り、名刺交換することが
少なくなってきた今、メールの署名は名刺に代わるものとして、
もっと見直されてよいと考えます。
会社のトピックや商品・サービス情報を署名に添える場合は、
定期的に内容を変えて、最新の情報を付加すると
効果的です。
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