今週は、メール作法の基本を諺に絡めてご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 諺に見るメール作法（2）＞
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念には念を入れよ
メールを書き終えて、すぐに送信ボタンを押してしまうと…
・添付ファイルを添付し忘れていた
・相手の社名や名前を間違っていた
・書き忘れたことがあり、再度メール
こんな失敗を起こしやすいです。
添付し忘れを防ぐには、
メールの文章を書く前に所定のファイルを添付しておく、
送信前に添付ファイルを開いて確認する
という方法があります。
送信前に全文を読み返し、
文字の間違いがないか、表現の誤りがないかも確認したいですね。
特に社名、役職名、個人名は今一度確認を。
誤った名前のまま何度もメールのやり取りを続けて
「知らぬは本人ばかりなり」ということにならないように。
メールで伝えるべきことを、
整理して書き出すことも大切です。
メールを書く前に要点をメモに書き出しておくと、
慣れれば頭の中で整理できるようになります。
用件を箇条書きにすると、
読み手にも分かりやすく伝えることができます。
▼ メール本文以外に送信先の確認も！
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そのほか、
・CCで来たメールを「全員に返信」で返信しているか
・個人に宛てたメールがML宛てやCCになっていないか
・BCCで送信すべきメールをCCにしていないか
なども送信前のチェック事項です。
書き終えたメールは、
送信前にもう一度読み返し、
送信先なども確認してから送信ボタンを押す
ように習慣づけましょう。
うっかりミスが個人情報や機密事項の漏洩
につながることが無きにしも非ず。
メールの送信も念には念を！
＜追記＞
上記に述べたことは
メール対応の基本中の基本です。
「何を今さら」と思うかたもいるでしょう。
ただ、ミスによるトラブルは
基本をおろそかにする慢心から発生します。
自分自身を戒めるとともに
部下や部署内へも伝え、基本の見直しを行いましょう。
1通のメールで信用を損なうこともあるのですから。
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