今週は、説得力のある文章について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 説得力のある文章 ＞
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理由を書く

以前、付き合いのあった客先から数年ぶりにメールがありました。

「ご無沙汰しています。前に送った○○のデータ、まだ持っていますか？
持っていたら、送ってください」。それだけの突然で簡潔なメール。

先方から送付の依頼があったデータとは、その客先との仕事が始まった当
初、仕事を行ううえでの共通認識項目を挙げた手引書のようなものです。

「数年経ったデータを今頃になって！？」と不信に思いましたが、保存し
ていたので、「ありますよ」と返信しました。しかし、なぜそのデータが
必要になったのかという理由を知らされないままのやり取りだったので、
不気味に感じました。

「元データを誤って消去してしまったので」とか「あなたがまだ持ってい
るか確認したいのだけど」と、過去のデータを求める理由がわかれば、深
読みすることもなかったのでしょうが、探りを入れられているように感じ、
いい気持ちはしませんでした。

▼　理由が相手に動機を与える
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ビジネスメールでは単刀直入に結論だけ述べることも必要ですが、「なぜ、
依頼するのか」「なぜ、必要か」「なぜ、注意するのか」など、理由がわ
かれば、受ける側は納得して行動に移れます。

くどくどと理由を並べ立てる必要はありませんが、「なぜ」そうするのか
をひと言添えるだけで、相手に動機を与えることができるからです。

自分ではわかりきっている理由や目的も、相手にそれが伝わらなければ
上記の例のように、相手に不信感を抱かせる要因にもなりかねません。
相手に理由がわかる書き方をすることが、説得力のある文章につながるの
ではないでしょうか。

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