今週は、簡潔で分かりやすい文章の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ ひと目で分かる文章（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　全体のバランス

　「ひと目で分かる文章」がテーマだと、文章の書き方に着目して
　しまいますが、メールの構成やレイアウトも見逃すわけにはいきません。

　ひと目で分かるメールにするには、メール全体を見て余白のバランスを
　どう取るかを意識することも必要。
　適切な改行や空き、頭揃えにしたり、箇条書きにするのも
　見た目を読みやすくする工夫です。

　例えば、このメルマガ。
　「はじめに」と「あとがき」は文章の区切りごとに改行し、
　特に「はじめに」は基本的に四行で収め、一行ずつ空けて書いています。

　しかし、本文は一行35文字を基本とし、一行の前後を一文字分ずつ空けて
　一行33文字で構成していました。

　ところが、ある人から一行にびっしり文字があるのは圧迫感があり、
　読みづらいと指摘されました。

　本文については、原稿を書く要領で一行いっぱいいっぱいまで
　文字を並べるのが半ば習慣になっていて、気にも留めていませんでした。

　以来、なるべく文章の区切りがよいところで改行するようにしています
　（が、かなり微妙な変化です）。

　▼　余白と文字のバランス
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　では、端から端までびっしり書くのが読みづらいのか…というと、
　そうでもありません。

　メールの場合、三行くらいに収まれば、それほど抵抗なく
　読むことができます。

　知り合いの新聞記者からの返信は毎回三行以内ですが、
　要点が押さえられた無駄のない文章なので、
　改行なしのびっしり文字が詰まった三行でもさっと読めてしまえます
　（メールの文章さえ新聞記事風。これはテクニックを要しますが…）。

　文章が長くなる場合には、見出しを入れるだけで区切りがつき
　読みやすくなります。

　このメルマガの本文では、行数が12～13行以上になる場合は
　見出しを入れるようにしています。

　メールを書くときは文章だけでなく、内容がひと目で分かる全体の
　バランスにも注意を払いましょう。

今週は、簡潔で分かりやすい文章の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ ひと目で分かる文章（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　箇条書きに整理

　取材の要請文です。
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　　今度の取材ですが、日時は11月29日の木曜日、場所は東広島市の
　　株式会社○○○○で、時間は10時半からです。総務の△△△さんを
　　お尋ねください。
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　読めば内容は分かるのですが、箇条書きにするともっと見やすく
　分かりやすくなります。
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　　取材についての詳細は下記の通りです。

　　日　時：11月29日（木）　10：30～（約1時間）
　　取材先：株式会社○○○○（東広島市△△町1234-5）
　　担当者：総務部　△△△さん（連絡先　082-XXX-XXX）
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　このように箇条書きにすると、取材予定時間や住所、電話番号など、
　必要な詳細情報も付け加えることができ、情報が充実します。

　相手に確認や質問をする場合も箇条書きが有効です。例えば…
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　　3点ほど確認させてください。

　　1）原稿文字量
　　　 当初お伺いしていた「800字」ということでよろしいですか？

　　2）写真
　　　 写真は見本のような「ヨコイチ・バストアップ」でよろしいですか？
ほかにご指定があれば、お知らせください。

　　3）写真の送付
写真データの送付についてご指定の形式があれば、お知らせください。
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　複数尋ねる項目があるときは、順に番号をふります。
　相手が答えやすくなるよう、ある程度状況を想定して質問するのが
　ポイントです。

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　【しごび】 か ら お 知 ら せ
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　ありがとうございます！

　『まぐまぐ大賞2007』ビジネス・キャリア部門に
　【仕事美人のメール作法】がノミネートされました！
　　
　大賞、各部門賞の投票が始まっています。
　投票締め切りは12月10日（月）10時。

　【仕事美人のメール作法】
　　ID：0000146166
　にご投票、どうぞよろしくお願いいたします。

　でも、ノミネートされただけで十分うれしいです。

今週は、堅苦しくまわりくどい表現を書き直してみましょう。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 書き換える技術（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文章のぜい肉

　「収集した情報については、当社で管理することとします」
　「採用担当から、合否を通知するものとします」
　「今後ますますその便利さが増してくるであろうと思われます」

　一見丁寧な文章に見えますが、もう少しすっきりスリムにしてみましょう。

　「収集した情報については、当社で管理することとします」
　　　↓
　「収集した情報は、当社で管理（いた）します」

　「採用担当から、合否を通知するものとします」
　　　↓
　「採用担当から、合否を通知（いた）します」
　「採用担当から、合否をお知らせします」

　「ついては」「つきましては」「することとする」「するものとする」
　という言葉は、ある種、飾りのようなもの。使えば使うほど、もったい
　ぶった文章になります。

　なくても意味は通じるので、取ってすっきりさせたほうが分かりやすい
　一文になります。

　▼　あいまいな情報は伝えない
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　「今後ますますその便利さが増してくるであろうと思われます」
　　　↓
　「今後、便利さが増してくると思われます」

　いたずらに強調する「ますます」、不確かな「であろうと」という表現
　は、いわば文章のぜい肉。

　文章を書く時点で、確実でなかったり、推測やうわさの域を出ないことは
　むやみに書かないことです。あとで誤解やトラブルを招きかねません。

　特に、メールに書いた文章や情報は残ります。その点を心に留め、
　どう書くべきか、どう伝えるべきか、表現に注意を払いましょう。