今週は、感じのよいひと言をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ ちょっとした言い回し（4）＞
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「無理です」に代わる言葉
事情や理由があって対応できない、そんなとき、あなたはメールでどのよ
うに伝えますか？
会話でもメールでも、最近、増えていると感じるのが「無理です」。
特に「とても自分には対応できない！」という感情が強く働くとき
「無理です」を使うケースが増えているように思います。
気持ちとしては言葉どおりなのでしょうが、その言葉を受け取る側はとり
つくしまがありません。否定というよりも拒絶を感じてしまうからです。
断りや否定の意を表すメールでは、自分の気持ちを強く打ち出すより、
相手がどのように受けとめるか思いをめぐらしてみます。
「無理です」「できません」より
「難しいです」「対応しかねます」
と書くときつさが取れます。
▼ 否定を肯定に
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「あいにく」「恐縮ですが」「申し訳ございませんが」という言葉を枕詞
として添えると、さらに表現が和らぎます。
あいにくすでに予定があり、今回は参加が難しい状況です。
来月の定例会へは参加いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。
申し訳ございませんが、担当者が出張中のため対応いたしかねます。
○日には戻りますので、こちらから改めてご連絡いたします。
といった具合に、次につながるフォローや提案ができれば、否定の内容も
肯定に切り替えることができます。
否定や断りを伝えるメールのほうが書きにくいものです。語調もきつくな
りがちなので、相手にネガティブな感情を残さない表現を工夫したいです
ね。
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【しごび】 の お す す め
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