今週は、メールの使い方について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 好印象を与えるメール術（4）＞
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メールを早く返すコツ
地元テレビ局の情報番組で「好印象を与えるメール術」というテーマで
取材を受けた際、局から受けた質問への回答に加筆して
当メルマガで再録します。
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質問 4）メールを早く返すコツ
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ひとつは、無駄なことをだらだらと書かず、
要件のみを簡潔にまとめて書くことが挙げられます。
もう一つは、よく使うフレーズを登録しておき、
入力する手間を省くことです。
「お世話になります」「よろしくお願いいたします」などの定番フレーズ
入力に時間がかかる特別な言葉や固有名詞、専門用語などです。
メールを早く返すことも必要ですが
本当に急ぐ用件のときは、メールを使わず電話や対面で直接話をするほうが
早く解決することもあります。
なんでもかんでもメールで片付けようとすると誤解を招いたり、
話がこじれやすく、トラブルを招きかねないので注意しましょう。
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質問 5）メールを早く返すメリット
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用件が早く処理できるというのが一点ですが、
すぐに返信をしておくと、そのまま返信しそびれる、忘れる
ということも防ぐことができます。
ただ、早く返信がないからといって相手が自分に関心がないとか、
冷たいと捉えるのは少し違う気がします。
相手にも都合があり、必ずしも即レスできない状況もあると
寛容に受けとめることも必要。
特に携帯メールの場合、
メールの返信のスピードが親密度を計るバロメーターではありません。
それよりも、相手の状況や気持ちを推し量った
配慮のあるメールを送ることのほうが重要ではないでしょうか。
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