今週は、返答に困るメールについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　＜ 困るメール（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　言葉が足りないメール

　自分ではよくわかっていること
　頭の中でできあがっていることも

　「人にもわかるように伝える」というモードに一度切り替え
　文章を書かないと、
　何を言っているのかわからないメールになってしまいます。

　感情的になっている場合、
　気持ちが先走っている場合
　自分のことで頭がいっぱい
　
　そういう状況で書いたメールは
　相手に自分の気持ちや意図が正しく伝わっていないことが多いです。

　主語がない
　件名がない
　敬語が適切に使われていない

　こうしたメールも、言葉が足りないメールと言えます。

　▼　大切なのは客観性
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　文章を書き終えた直後は
　自分の文章の“おかしさ”がわかりません。

　私自身もこのメールマガジンの
　「はじめに」と「あとがき」を書くとき
　テンションが上がり過ぎていると
　後で読み返して「あちゃ～失敗！」と思うことが未だにあります。

　自分の文章を冷静になって読み返す
　というのはとても大切なことです。

　書いた直後はわからないので
　少し席を離れてもう一度読み直してみるとよいです。
　あるいは、声に出して読み返してみるのもよいでしょう。

　客観的に自分の考えや文章を見つめることが
　文章の上達につながります。

　日常的に書く機会の多いメールから
　自分や自分の書いたものを客観視する
　訓練を始めてみるとよいのではないでしょうか。

　自分を客観視できるということは
　人に対して思いやりを持てることにつながると思うのです。

今週は、返答に困るメールについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　＜ 困るメール（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　調べないメール

　インターネットの利点のひとつは
　大概のことは検索して調べられること。

　ほんの十数年前までは、調べものと言えば、
　図書館に行き、該当する資料を探していたものです。
　でも、今なら自宅でパソコンから、さまざまな情報収集が可能です。

　残念ながら、ネットで検索できる情報のすべてが
　根拠のある、信頼性のある情報とは限りませんが
　おおよそのあたりうをつけたり、概要を把握することはできます。

　ですから、人に質問をする時も
　まず下調べをして、どうしてもわからないことについて尋ねる
　ようにすると、それだけ核心に近い回答が得られ
　やりとりの時間も短縮できます。

　▼　「聞くのはタダ」？
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　でも、この「下調べ」をしないまま
　単刀直入に「教えてください」と切り込んでくる人も
　後を絶ちません。
　
　すぐに知りたい！
　詳しい人や専門家に聞く方が早い！
　という判断からなのでしょうが

　時々、受け取る質問メールの中には
　「なぜ、自分で事前に調べてみないのだろう、
　　調べればすぐにわかるのに…」と
　不思議に思うものもあります。

　聞く側の最低限のマナーとして
　事前に下調べをすることも必要と感じます。

　「聞くのはタダ」という言葉がありますが
　そのことに甘えず、まずは自分で調べる習慣をつけておくと
　それだけ知りたい情報も深く掘り起こせるのではないでしょうか。

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　【しごび】 の お す す め
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今週は、返答に困るメールについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　＜ 困るメール（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　聞いて終わりのメール

　受け取って困るというより、残念だな～と思うメールが
　「聞いて終わり」のメールです。

　ごくたまに、メール以外の
　質問や相談をメールで受け取ることがあるのですが
　こちらが回答やアドバイスを返信したあと
　ふっつり音信が途絶えるケースです。

　メールで聞くだけ聞いて、それで終わり。

　感謝の言葉がほしいのではなく
　せめて、私の回答やアドバイスが役に立ったか、立たなかったか
　その後どう解決したかという
　結果報告くらいはあってもいいのにな～と思ってしまうのです。

　本人が真剣に悩んでいる場合ほど
　こちらも熱が入り、つい長文のメールを送ってしまうのですが
　それが却って相手には負担になっているのかもしれません。
　ただ、誰かに読んでほしかっただけ、という人も中にはいるので。

　▼　メールで内面は吐露しない
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　このような経験を何度かして思うのは
　メールは、自分の思いのたけを綴るツールではない
　ということ。

　あくまで「伝達」が目的であって
　それは多くの場合、仕事に関する伝達事項です。

　内面的なこととか、込み入った相談ごとは
　メールにすると、それだけで長文になることが多く
　受けとる側に負担をかけるだけでなく
　長文で書いた割には真意が伝わってないという事態も
　なきにしもあらず。

　ですから、
　人からの相談をメールで受けることはあっても
　自分からはメールで相談ごとはしないようにしています。
　最終的に、メールでは解決しないと思うからです。

　深夜のメールのやり取りも控えています。
　対応が必要以上に深刻になったり、
　ネガティブに受け止めてしまいやすいからです。

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　【しごび】 の お す す め
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　いつも手元に。長いお付き合いお願いします！

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今週は、返答に困るメールについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　＜ 困るメール（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　 　　一方的なメール

　受け取って困ってしまうメールに
　「一方的なメール」があります。

　初対面の相手から、こちらの有無を言わさず
　（つまり、こちらの意思を確認することもなく）
　一方的にあれこれとお願い事をされるメールというのは
　困惑します。例えば…

　————————————————–
　神垣さんは、○○○ってご存じですか？
　知らないとしたら、広島のどの程度の人が知っているのか、
　興味があるので、よければ取材を協力していただければうれしいんですが。
　お忙しいのであれば、お時間の取れるときでかまいませんので。
　あるいは、どのあたりを取材したら、その手の情報が手にはいるのか、
　ご存じだったら教えていただけるといいなと思うのです。
　————————————————–

　上記は、地元特有の野菜について調べているというかたからのメール。

　取材協力自体はやぶさかではないのですが
　取材のはっきりした目的もわからず、
　基本的な情報収集も行われない状態での
　協力要請だったため、対応に困りました。

　▼　自分の思いが先行すると相手に伝わらない
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　「現在、私は地元特有の野菜○○○について
　　地元の方々の認知度を調査中です。
　　つきましては・・・」

　と、まず目的を述べ、
　　・どのような方法で調査を行っているか
　　・ついては、どのような点で協力を依頼したいのか
　　・地元のJAに問い合わせてみたが、ほかにも情報収集先として
　　　適切なところがあれば教えてほしい

　と順序立てて具体的に述べていけば、もっと好印象を与え、
　協力も依頼しやすいメールになったと思うのですが…。

　上記のメールは、送信者の思いが先走ってしまった例です。
　並みならぬ意気込みは感じるのですが、それだけで突っ走らず
　一つずつ確認しながら、足元を固めていく姿勢があれば
　もっと説得力のあるメールになったのではないでしょうか。

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　【しごび】 か ら お 知 ら せ
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　来週の7月1日（水）～3日（金）まで
　まぐまぐのシステムリニューアルのため
　メールマガジンの配信機能が停止します。
　http://www.mag2.com/info/

　そのため、
　6月29日（月）～7月3日（金）の1週間
　【仕事美人のメール作法】は配信をお休みします。
　ご了承ください。

今週は、返答に困るメールについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　＜ 困るメール ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　 メールに表れる姿勢

　このメールマガジンの配信を始めて4年が経ちました。

　2005年の創刊以来、年々感じることは
　読者からのメールの質が向上している点です。

　創刊後1年くらいは、どのように返答していいものか
　困る内容のメールもあったのですが

　年々、内容・質ともにレベルが上がっていて
　私がお手本にさせてもらいたい、と思うメールが増えています。

　仕事でメールを使うことが多い人ほど
　言葉遣いや文章の組み立てに気を遣っているケースが多く
　読者からのメールの変遷を見ただけでも
　洗練されてきていることを実感します。

　自分のメールの書き方は
　「これでいいのだろうか」「間違ってはいないだろうか」と
　常に気にかけている人ほど
　結果的に配慮のあるメールを書いている人が多いと感じます。

　不思議なもので、そういうかたほど
　質問にしても感想にしても
　文面も謙虚で、直すところなどないのに
　「大丈夫でしょうか？」と尋ねてこられることが多いのです。

　日ごろ、メールのやり取りに気を配っている人ほど
　「より良い書き方」を意識していて、
　自分のメールの文章がこれでいいのか
　確認したいという気持ちが強いのかもしれません。

　一方で、自信満々、あるいは会ったこともないのに
　いきなりフレンドリーなメールが送られてきて困惑することも
　回数は減りましたが未だにあります。

　今週は、そんな対応に困るメールについて
　取り上げていきたいと思います。