今週は、返答に困るメールについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 困るメール（2）＞
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一方的なメール
受け取って困ってしまうメールに
「一方的なメール」があります。
初対面の相手から、こちらの有無を言わさず
（つまり、こちらの意思を確認することもなく）
一方的にあれこれとお願い事をされるメールというのは
困惑します。例えば…
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神垣さんは、○○○ってご存じですか？
知らないとしたら、広島のどの程度の人が知っているのか、
興味があるので、よければ取材を協力していただければうれしいんですが。
お忙しいのであれば、お時間の取れるときでかまいませんので。
あるいは、どのあたりを取材したら、その手の情報が手にはいるのか、
ご存じだったら教えていただけるといいなと思うのです。
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上記は、地元特有の野菜について調べているというかたからのメール。
取材協力自体はやぶさかではないのですが
取材のはっきりした目的もわからず、
基本的な情報収集も行われない状態での
協力要請だったため、対応に困りました。
▼ 自分の思いが先行すると相手に伝わらない
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「現在、私は地元特有の野菜○○○について
地元の方々の認知度を調査中です。
つきましては・・・」
と、まず目的を述べ、
・どのような方法で調査を行っているか
・ついては、どのような点で協力を依頼したいのか
・地元のJAに問い合わせてみたが、ほかにも情報収集先として
適切なところがあれば教えてほしい
と順序立てて具体的に述べていけば、もっと好印象を与え、
協力も依頼しやすいメールになったと思うのですが…。
上記のメールは、送信者の思いが先走ってしまった例です。
並みならぬ意気込みは感じるのですが、それだけで突っ走らず
一つずつ確認しながら、足元を固めていく姿勢があれば
もっと説得力のあるメールになったのではないでしょうか。
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