今週は、たまったメールの整理や設定などをチェック！
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの見直し（2）＞
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たまったメールの整理

受信したメールの整理や設定の見直しを行い
スッキリさせて、新年を迎えましょう。

まずは、メールボックスの整理から。

「受信トレイ」にたまったメールの数々。
読み終えたまま削除していないもの
後で読み返そうと思ったいたもの
読み忘れていたものなど
いろいろあります。

一斉に削除してしまう前に
一度、「差出人」別に並べ替えて
チェックしてみましょう。

登録後のパスワードなどを知らせるメールは
保存や別途、パスワードの記録を。

今後もやりとりが続くと想定される
差出人は、フォルダを作り
振り分け設定を。

記録として残しておきたいメールは
「アーカイブ」のフォルダ（メールソフトがThunderbirdの場合）
に用途別に分類しておくとよいでしょう。

日々のメールを整理するうえで
メールボックスに振り分け設定をしておくと便利ですが
すでに設定しているフォルダも
やりとりが終わってしまったものや
使用頻度の少ないものは削除し
フォルダの見直しをすることも必要。

便利だからと、振り分けフォルダが増え過ぎても
メールを見落とす原因になるからです。

1日に受信するメールのうち
・見落としてはいけない重要メール
（要返信のものも含む）

・後で読んでも差し支えないメールや
返信不要のメール

・迷惑メールのように読まなくてよいメール

を分け、重要度の高いものを見逃さず
確実に情報をキャッチでき、
不要なものは受け取らずに済む体制を
メールの振り分け機能で作っておくことが肝心。

私は、事前に振り分け設定をしていますが
受信してから振り分けるケースもあるようです。

いずれにせよ、
「重要なメールを見落とさない」仕様に
設定しておきましょう。

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