今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法                        < 角の立たない言い回し >
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  定番フレーズ「せっかくですが」

相手からの依頼や誘いを
やむなく断らなければならないとき
返答に気を遣います。

どっちつかずの返答はやり取りを長引かせたり、
誤解を招いたりすることにもなりかねませんが、

断り方に配慮がないと
相手は拒絶されたと捉え、
二度と声をかけてもらえなくなることも。

角の立たない断り方とは、
無理をしたり、ごまかしたりすることではなく

できない、ときちんと意思表示したうえで
相手との関わりが続くように配慮し
言葉や態度で伝えていくことです。

今週は、相手との関係を壊すことなく
角を立てずに断る際の言い回しを
紹介していきたいと思います。

集まりや会合の誘いを受けたが、都合で参加できない
という場合に覚えておくとよい言い回しが
せっかくですが
です。

例)せっかくですがこの日はすでに予定があり、参加がかないません。

  せっかくお声掛けいただいたのに、参加できず申し訳ありません。

「せっかくお声掛けいただいたのに(いただきましたのに)」
「せっかくのお話ですが」と応用した言い方もできます。

断るときに「せっかく」を用いるのは
わざわざ相手が自分を気遣ってくれたことへの感謝の気持ちを
伝えるためです。

理由があってやむを得ず断るが、
機会があればまた、声をかけてもらえるよう

ぜひともまた、お声掛けください」のような
フォローのひと言を添えるとよいでしょう。

「せっかくのお話ですが、今回は見送らせてください」

のように「今回は」という言葉を添えることで、
今回は無理でも次回は可能性があることを伝えることができます。

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法                         < 読者からの質問
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                           「たてつけ」

<読者からの質問>————————————————

言葉遣いについて質問がございます。

「たてつけ」という言葉をよく耳にします。

「部内では担当者が作成し、部長が承認するたてつけとなっています」
といった形で、何かのまとまりを構成する様子を表す際に、私も含め
使用することがあります。

この使用法の「たてつけ」は、本来の意味とは異なるように思います。
辞書を見ても建具に関する意味のみで、上記の使用方法に該当する
用例が見当たりません。
よって公式な文書では使用を躊躇っております。

上記の使用法は正しいのでしょうか?
もし、正しくないのなら、他の適切な言い回しがあれば教えてください。
(読者 T.Mさん)
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「たてつけ」を辞書で調べると
戸や障子などの建具の取り付けや、その開閉の具合を意味する「建て付け」

続けざまに事を行うことを意味する「立て付け」
があります。

建築用語で使われる「建て付け」は、前者の意味で
建具と柱との間に隙間があいていることを「建て付けが悪い」と言います。

私は「たてつけ」に関しては
上記の2つの意味しか知らず

T.Mさんの質問にあるような使い方があることは
ネットで検索して知りました。

「構造」とか「仕様」という意味合いで使われているようですが
建築用語から派生した言葉なのかもしれません。

使い慣れた人には便利な言葉なのかもしれませんが、
知らない人にとっては、「多分、こういう意味で使っているのかな?」と
想像はできても、曖昧でピンときません。

誰が読んでも分かる文にするには
「たてつけ」の代わりに「運び」とか「しくみ」と
言い換える方が通りがよいように思います。

質問にある文例で言えば
「部内では担当者が作成し、部長が承認する運びとなっています」
といった感じでしょうか。

 

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今週は、 間違いやすいメールの敬語についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法              < 敬語レッスン(4)
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                    「どうなりましたでしょうか」

————————————
先日お願いしておりました件は
どうなりましたでしょうか
————————————

客先や目上の相手にお願い事をしていたが、その後連絡がない
というときの確認のメール文です。

上記の文例の問題点は
「どうなりましたでしょうか」。

丁寧な言い回しに見えても
「どうなりましたか」と聞いていることと変わりなく、
意味としては「どうなった?」「どうなってる?」と
尋ねているのと変わりません。

では、どのように書き換えるとよいでしょうか?

記事全文を読む

今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法      < こんなとき、どうする?(2)
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                      敬称を付け忘れていた場合

ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった!」という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えていきましょう。

▼ケース2:敬称を付け忘れてメールを送信していた

名前も社名も間違えていないのに
敬称を付け忘れたままメールを送っていた……

これも“痛い”ミスですが
気づいた時点で、すぐに非礼を詫び
敬称を付けたメールを再送します。

お詫びの一文には
「すみません。○○様の宛名に敬称を付け忘れていました」
のように「忘れた」という言葉は印象がよくないので

敬称のない宛名でメールを送ってしまい、大変失礼いたしました。
 お詫び申しあげます

のような言い回しの工夫を。

相手の社名のほか、
相手の商品名やサービス名など、重要な語句を間違えてしまった場合も
メールの冒頭に次のような一文を添え、正しい文面のメールを再送します。

(社名の間違いの場合)
社名を誤って表記しておりました。大変申し訳ございません

(商品名などの間違いの場合)
文面に間違いがあり、大変失礼いたしました。
 改めてこちらをご覧ください

自分にとっては「うっかりミス」でも
相手からすると、
社名や商品名などを間違えたメールは
自社が軽んじられているという印象を抱き
よい気持ちはしないものです。

「相手の心をつかむメール」の第一歩は
こうした基本的なポイントをきちんと押さえたメールです。

送信前に必ず読み返し
抜けや間違いがないように気をつけましょう。

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今週は、表現の変化の付け方についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法       < 表現のバリエーション(4)
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                「ありがとうございます」に代わる言葉

今週は、メールの文章が一本調子や紋切り型にならなくて済む
表現のバリエーションを紹介しています。

感謝の気持ちを伝えるときに使う
「ありがとうございます」
は基本となる表現ですが

文中で何度も繰り返されると
読む側はしらけてきます。

「ありがとうございます」以外に
感謝の念を伝える言い回しが幾つかあります。例えば……

ご厚意に感謝します

相手の対応や心遣いに対して感謝の気持ちを伝える言い回しです。
「ご厚意」の代わりに「お心遣い」「ご配慮」「ご協力」といった
相手の対応を表す言葉を使うのもよいでしょう。
単に「感謝します」と伝えるより、より具体的になります。

なんとお礼を申しあげてよいのか、言葉もありません

相手に対して感謝してもしきれないという思いを伝える言い回しです。
文字通り、あまりにもありがたく思う気持ちが強く
「言葉もない」状態を表しています。

これほどうれしいことはありません

相手との関わり合いから生まれた成果や出来事に対する
喜びを感謝の念と共に伝える言い回しです。

「諦めていただけに採用していただき
これほどうれしいことはありません」
「ご期待に応える結果を残すことができ
これほどうれしいことはありません」
といった具合に使います。

ご親切が身にしみます

相手の気遣いや思いやりがうれしいときに使う表現です。
特に、自分の気持ちが弱っていたり、困っているときに
励まされたり、さりげなく力を貸してくれたりする人の
存在はありがたいものです。
その心情をありのまま伝える言い回しです。

このほかにも、「ありがとうございます」の前に
お心遣いいただき」「お力添えいただき」といったひと言を
添えると、お礼に心情が添えられます。

また、「その節はありがとうございました」と、
過去にお世話になったことへの感謝も
折に触れ、相手に伝えることも忘れずにいたいですね。

おかげさまで」「〇〇さんのご協力のおかげで
といった、周りの人の存在あっての自分であることの
感謝の念を表す言葉も意識して使うようにしたいものです。

 

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今週は、表現の変化の付け方についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法       < 表現のバリエーション(2)
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お断りします」に代わる言葉

今週は、メールの文章が一本調子や紋切り型にならなくて済む
表現のバリエーションを紹介しています。

相手の依頼や勧誘を断りたいとき
お断りします
と伝えたいところですが

メールに書くとストレートで
非常に強い拒絶感を与えます。

別の表現としては

ご協力いたしかねます

「協力はできません」と断る意向を伝えるときに
「~できません」という否定表現に代わる
「~いたしかねます」というフレーズが役に立ちます。
ほかにも
「ご要望には添いかねます」
といった使い方もします。

この度は見送らせてください

相手からの提案を断るとき、「お断りします」「無理です」
といった表現では強すぎるため
「見送ららせてください」という言い回しを使うと婉曲になります。
「この度は」「今回は」を添えることで
「今回は断るけれど、これに懲りず、また別の機会に」という
ニュアンスを伝えます。

「せっかくのお話ですが、遠慮させていただきます

受け入れがたい要望や勧誘に対して
相手を立てつつ、断るときの表現です。
「せっかくお誘い(ご案内、ご紹介)いただきましたが
わけあって応じることはできません」という意味合いを
辞退を意味する「遠慮する」と
謙譲語の「~させていただく」を使うことで
丁重に伝えます。

どうかご容赦願います

「~のため、お断りせざるを得ません」と
対応できない、応じられない理由を述べ
締めくくるときに使うフレーズが
「どうかご容赦願います」です。
「こちらとしても対応できない状況です」という断りを
拒否ではなく、相手に申し訳ないというお詫びの気持ちとして
伝える言い回しです。

 

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