今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法                        < 角の立たない言い回し >
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  定番フレーズ「せっかくですが」

相手からの依頼や誘いを
やむなく断らなければならないとき
返答に気を遣います。

どっちつかずの返答はやり取りを長引かせたり、
誤解を招いたりすることにもなりかねませんが、

断り方に配慮がないと
相手は拒絶されたと捉え、
二度と声をかけてもらえなくなることも。

角の立たない断り方とは、
無理をしたり、ごまかしたりすることではなく

できない、ときちんと意思表示したうえで
相手との関わりが続くように配慮し
言葉や態度で伝えていくことです。

今週は、相手との関係を壊すことなく
角を立てずに断る際の言い回しを
紹介していきたいと思います。

集まりや会合の誘いを受けたが、都合で参加できない
という場合に覚えておくとよい言い回しが
せっかくですが
です。

例)せっかくですがこの日はすでに予定があり、参加がかないません。

  せっかくお声掛けいただいたのに、参加できず申し訳ありません。

「せっかくお声掛けいただいたのに(いただきましたのに)」
「せっかくのお話ですが」と応用した言い方もできます。

断るときに「せっかく」を用いるのは
わざわざ相手が自分を気遣ってくれたことへの感謝の気持ちを
伝えるためです。

理由があってやむを得ず断るが、
機会があればまた、声をかけてもらえるよう

ぜひともまた、お声掛けください」のような
フォローのひと言を添えるとよいでしょう。

「せっかくのお話ですが、今回は見送らせてください」

のように「今回は」という言葉を添えることで、
今回は無理でも次回は可能性があることを伝えることができます。

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今週は、 間違いやすいメールの敬語についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法              < 敬語レッスン(4)
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                    「どうなりましたでしょうか」

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先日お願いしておりました件は
どうなりましたでしょうか
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客先や目上の相手にお願い事をしていたが、その後連絡がない
というときの確認のメール文です。

上記の文例の問題点は
「どうなりましたでしょうか」。

丁寧な言い回しに見えても
「どうなりましたか」と聞いていることと変わりなく、
意味としては「どうなった?」「どうなってる?」と
尋ねているのと変わりません。

では、どのように書き換えるとよいでしょうか?

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今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < こんなとき、どうする?(2)
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                      敬称を付け忘れていた場合

ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった!」という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えていきましょう。

▼ケース2:敬称を付け忘れてメールを送信していた

名前も社名も間違えていないのに
敬称を付け忘れたままメールを送っていた……

これも“痛い”ミスですが
気づいた時点で、すぐに非礼を詫び
敬称を付けたメールを再送します。

お詫びの一文には
「すみません。○○様の宛名に敬称を付け忘れていました」
のように「忘れた」という言葉は印象がよくないので

敬称のない宛名でメールを送ってしまい、大変失礼いたしました。
 お詫び申しあげます

のような言い回しの工夫を。

相手の社名のほか、
相手の商品名やサービス名など、重要な語句を間違えてしまった場合も
メールの冒頭に次のような一文を添え、正しい文面のメールを再送します。

(社名の間違いの場合)
社名を誤って表記しておりました。大変申し訳ございません

(商品名などの間違いの場合)
文面に間違いがあり、大変失礼いたしました。
 改めてこちらをご覧ください

自分にとっては「うっかりミス」でも
相手からすると、
社名や商品名などを間違えたメールは
自社が軽んじられているという印象を抱き
よい気持ちはしないものです。

「相手の心をつかむメール」の第一歩は
こうした基本的なポイントをきちんと押さえたメールです。

送信前に必ず読み返し
抜けや間違いがないように気をつけましょう。

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今週は、表現の変化の付け方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 表現のバリエーション(4)
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                「ありがとうございます」に代わる言葉

今週は、メールの文章が一本調子や紋切り型にならなくて済む
表現のバリエーションを紹介しています。

感謝の気持ちを伝えるときに使う
「ありがとうございます」
は基本となる表現ですが

文中で何度も繰り返されると
読む側はしらけてきます。

「ありがとうございます」以外に
感謝の念を伝える言い回しが幾つかあります。例えば……

ご厚意に感謝します

相手の対応や心遣いに対して感謝の気持ちを伝える言い回しです。
「ご厚意」の代わりに「お心遣い」「ご配慮」「ご協力」といった
相手の対応を表す言葉を使うのもよいでしょう。
単に「感謝します」と伝えるより、より具体的になります。

なんとお礼を申しあげてよいのか、言葉もありません

相手に対して感謝してもしきれないという思いを伝える言い回しです。
文字通り、あまりにもありがたく思う気持ちが強く
「言葉もない」状態を表しています。

これほどうれしいことはありません

相手との関わり合いから生まれた成果や出来事に対する
喜びを感謝の念と共に伝える言い回しです。

「諦めていただけに採用していただき
これほどうれしいことはありません」
「ご期待に応える結果を残すことができ
これほどうれしいことはありません」
といった具合に使います。

ご親切が身にしみます

相手の気遣いや思いやりがうれしいときに使う表現です。
特に、自分の気持ちが弱っていたり、困っているときに
励まされたり、さりげなく力を貸してくれたりする人の
存在はありがたいものです。
その心情をありのまま伝える言い回しです。

このほかにも、「ありがとうございます」の前に
お心遣いいただき」「お力添えいただき」といったひと言を
添えると、お礼に心情が添えられます。

また、「その節はありがとうございました」と、
過去にお世話になったことへの感謝も
折に触れ、相手に伝えることも忘れずにいたいですね。

おかげさまで」「〇〇さんのご協力のおかげで
といった、周りの人の存在あっての自分であることの
感謝の念を表す言葉も意識して使うようにしたいものです。

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今週は、表現の変化の付け方についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法         < 表現のバリエーション(2)
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                    「お断りします」に代わる言葉

今週は、メールの文章が一本調子や紋切り型にならなくて済む
表現のバリエーションを紹介しています。

相手の依頼や勧誘を断りたいとき
お断りします
と伝えたいところですが

メールに書くとストレートで
非常に強い拒絶感を与えます。

別の表現としては

ご協力いたしかねます

「協力はできません」と断る意向を伝えるときに
「~できません」という否定表現に代わる
「~いたしかねます」というフレーズが役に立ちます。
ほかにも
「ご要望には添いかねます」
といった使い方もします。

この度は見送らせてください

相手からの提案を断るとき、「お断りします」「無理です」
といった表現では強すぎるため
「見送ららせてください」という言い回しを使うと婉曲になります。
「この度は」「今回は」を添えることで
「今回は断るけれど、これに懲りず、また別の機会に」という
ニュアンスを伝えます。

せっかくのお話ですが、私には荷が重いです

受け入れがたい要望や勧誘に対して 断るときの表現です。 「せっかくお誘い(ご案内、ご紹介)いただきましたが 自分には応じる力(余裕、時間など)がありません」
 という意味合いを伝えます。

どうかご容赦願います

「~のため、お断りせざるを得ません」と
対応できない、応じられない理由を述べ
締めくくるときに使うフレーズが
「どうかご容赦願います」です。
「こちらとしても対応できない状況です」という断りを
拒否ではなく、相手に申し訳ないというお詫びの気持ちとして
伝える言い回しです。

 

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今週は、読者の方からの質問に回答します
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問
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                  「改めて連絡します」に対する返信

<読者からの質問>————————————————

◆メールの返信の有無、方法を教えてくださいませ。

私は、業務上他社様のトップ経営陣の秘書の方々と
頻繁にメールでの連絡をするのですが、
アポイントの依頼メールを送信した後、相手様より
「上司の○○に確認し、改めて連絡いたします。」
というようなメールをよく頂戴します。

この、「改めて連絡します」のような内容のメールに、
返信をすべきかどうか、または必要なのかどうかについて
悩んでおります。

返信をする場合は、
「ご返事をお待ち申しあげております。」
のような返信でよろしいのでしょうか。

あまり内容の少ない(意味を持たない)メールを、
お忙しい秘書の方に送信するのも、印象を悪くしそうで
不安なのですが、いかがでしょうか。
(読者 A.Kさん)
——————————————————————

私の場合は
先方から「改めて連絡します」という連絡があった場合は
特に返信せず、連絡を待つようにしています。

ただ、このような対応をした場合
稀に先方が「改めて連絡」することを忘れていることがあるので
1週間ほどしても連絡がないときは

後日、ご連絡をいただけるとのことでした
○○の件については、いかがなりましたでしょうか?

という確認をすることになります。

こうした状況を避けるためにも
A.Kさんが書かれているような返信をする方が
確実かもしれません。

その際は

承知しました。
 それでは、ご返事をお待ち申しあげております

のように「承知しました」にひと言添えると
返信として収まりが良いと思います。

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