今週は、やる気を低下させるネガティブワードについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　＜ 不愉快表現を改善（3）＞
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やる気をなくす表現

「別に」「どっちでもいいんじゃないんですか」「適当にやっといて」
「どうせ」「やっても無駄」

これらは、やる気を失わせるネガティブワードです。

面倒な時とか、関心や重要度の低い事柄に対して
発っしてしまいがち。

こうした表現は、相手のモチベーションを確実に下げます。
「どうでもいいこと」「適当でいいこと」には誰も
真剣に取り組むことはできないからです。

やる以上は成果を出したいし、相手に認められたいという気持ちがあります。

・その場しのぎの安易な返答は避け、感想や意見はきちんと伝える。

・選択を求められたら、理由を添えてどちらかを選ぶ。

・あやふやな指示ではなく、具体的に何をどこまで対応するか伝える。

一つひとつ、きちんと受け止めて返すことを心がけたいですね。

特に、後輩は先輩の、部下は上司の日ごろの対応を見ています。
適当に受け流していると、それを見ている後輩や部下も
同じような態度をとるようになり
チームや部全体の仕事の質を下げることになりかねません。

教えたり、その都度受け答えしていくことは時に面倒なこともありますが
「見られている」意識を持つことも大切ではないでしょうか。

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今週は、やる気を低下させるネガティブワードについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 　　　 　＜ 不愉快表現を改善 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一方的な責め口調

　ネガティブな表現を使っていると、思考や態度まで、そうなっていきます。
　やりとりする相手にも不快感を与えてしまうので、気をつけたいもの。

　例えば、こんなネガティブワードを使っていませんか？

　「以前にも書いた通り」「前にも伝えたけど…」。

　この表現、実際に相手が忘れていたり、同じミスをした時に
　つい書いてしまいます。

　実は、私も以前は使っていました。
　ですが、人からこのような表現のメールで指摘されてからは
　極力使わないようにしています。

　自分が相手に使う時は気づきませんでしたが
　自分に対して使われると、一方的に責められているようで
　とても嫌な気持ちになるからです。

　実際、一度伝えたことを相手が忘れていたりすると
　「前にも言ったのに」「伝えたはずなのに」と
　むっとすることもあるのですが

　「人は忘れる生き物」と思い、根気強く
　同じことを再度伝えるようにしています
　（自分の伝え方が悪かったということもあるので…）。

　ただ、相手がわざととぼけたり、逃げようとしている時は
　「何月何日の何時にこういう内容のメールをお送りしていますが…」
　と、送信したメールを付けて事実確認したり、

　メールではなく、電話で直接確認をとったりするようにしています。

　今週は、つい使ってしまいがちなネガティブワードと
　その改善策について取り上げていきたいと思います。

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今週は、質問の仕方について改めて取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　 ＜ メールで質問（2）＞
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質問に最低限必要なこと

メールで質問をする際に、最低限必要なこと。
それは、自分の名前を名乗ることです。

企業なら社名を、個人なら屋号や名前を、Webサイトやブログ、メルマガで
公開しています。

ですが、そこへ尋ねる側のメールには名前がなかったり、匿名だったり、
ということがよくあります。

「名を名乗るほどの者ではない」という謙遜の気持ち？
「名前を知らせたくない」という秘密主義？
いずれにせよ、名前がわからない相手からの質問には、
きちんと答えようという気持ちにはならないものです。
（自分が名無しの相手から質問メールを受け取ったら、
間違いなくそう思います）。

本当に聞きたいこと、知りたいことがあり
相手に回答を求める場合、まずは相手に質問する礼儀として
自分の名を名乗ることが基本でしょう。

昨今のツイッターを見ても、
無責任に批判や非難、悪口をつぶやいているツイートの多くは
名前のないものばかり。

ツイッターはそういう媒体だと言われれば、それまでですが、
名無しや匿名で攻撃的なことを書く輩ほど、
裏を返せば、本名では何も言いたいことが言えない、
自分の発言に責任を持てない小心者である、と言っていいでしょう。

ましてや、一対一でメールでやりとりをする以上、
まずはお互いの素性を明らかにしてからでなければ
突っ込んだ質疑応答や意見交換はできないと考えます。

結局、質問者からの名前の有無は、
その質問に対する本人の「本気度」の表れでもあるのです。

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今週は、梅雨空のようにうっとおしいメールについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 　　　 ＜ 疎まれるメール（2）＞
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返信を急かす

疎まれるメール、その二。
「返信を急かすメール」。

例えば、「6月21日中に返信をお願いします」と伝えておきながら
同日早々に「提出はまだですか？」「どうですか？」と
メールで催促。

返信や連絡をしようとしているところに、こうした催促メールが来ると
「自分は信用されていないのだろうか」と思えてきます。

「その日中」の指定であれば、相手からの返信を待てばよく
もし、もっと早く返信を求めるのであれば
「6月21日午前中」とか「6月21日13時までに」と
返信期日を知らせておく方が、お互いに安心できます。

私的な携帯メールのやりとりでも
返信が来ないとすぐに「どうしてメールをくれないの？」と
返信を強要するメールはうざったく思われるもの。

メールの返信にも「間合い」はあってよいと思うし
返信期日を重視するのであれば、相手に事前に期日を知らせる配慮が
必要ではないでしょうか。