2011年6月8日

【仕事のメール心得帖】「すぐに」＜添えるとよいひと言（3）＞VOL.1505

今週は、相手の心をつかむ言い回しの工夫についてです。
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　仕事のメール作法　　　　　　　　　＜ 添えるとよいひと言（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「すぐに」

「はい」という返事が気持ちよくできる人は
誰からも好感を持たれます。

職場に限らず、学校や家庭でも応答の基本になるのが
「はい」という返事。

返事と一緒に体が動く、すぐに対応する習慣がついている人は
さらに好印象を与えることでしょう。

ビジネスメールでは「はい」という言葉はあまり使いませんが
迅速な対応・態度を示す言葉として
「すぐに」
があります。

「かしこまりました。すぐに用意いたします」
「担当の者にすぐに確認し、ご連絡いたします」
「すぐに対処いたしますので、ご安心ください」

相手を待たせるような時はもちろんですが、
依頼や問い合わせに対してもすばやく対処する姿勢が
“見える”言葉が「すぐに」です。

メールでは行動が見えないからこそ、
誠意という見えない心を伝える言葉として
意識したいですね。

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Category: メール作法, 言い回し, ＰTag: コミュニケーション, ビジネスメール, メール対応, メール文例, 学び直し, 言いかえ

2011年6月7日

【仕事のメール心得帖】「ご安心ください」＜添えるとよいひと言（2）＞VOL.1504

今週は、相手の心をつかむ言い回しの工夫についてです。
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仕事のメール作法　　＜ 添えるとよいひと言（2）＞
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「ご安心ください」

衣料品のネットショップに問い合わせをしたところ、
次の返信がありました。

「天然素材特有の色ムラが少々見られますが、
着用して目立つ程度ではございませんので、ご安心ください」

上記の一文、「目立つ程度ではございません」で終わることもできますが
最後に「ご安心ください」と結ばれていることで、文字通り
「大丈夫なのね」と安心できます。

相手が商品やサービス、対応に不安に感じていると察した時は
「大丈夫です」「問題ありません」と根拠もなく肯定するより、

相手が抱く不安の解決策や対処法を説明したうえで
最後に「ご安心ください」のひと言を添えると、納得できます。

相手が「本当に大丈夫？」と疑わしく思っているようなときも

「○○の件については、すでに対処しておりますので、ご安心ください」
「承知しております。ご安心ください」

と「～だから」と理由や状況を伝えたうえで「ご安心ください」と返答を。
場合によっては、「お任せください」と強調する言い回しもあります。