今週は「メール作法アンケート」の結果についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　 ＜ 返信のタイミング(2) ＞
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その都度判断する基準

今週は、【しごび】流「メール作法アンケート」として実施した
「返信のタイミング」についての回答をもとに構成しています。

アンケート結果で最も多かった「返信のタイミング」が
「優先順位を決めて、その都度判断して返信」（31％）でした。

「時間があればすぐに返信しなければならないものはしますが、
その都度で考えてから返信することの方が多いです。」（しおんさん ）

「簡単に返事が出来るメール、または重要度が高くて事務的なメールは
なるべく直ぐに返信するようにしていますが、
それ以外の、特によく内容を考えて丁寧に推敲する必要のあるものは
後回わしにします。
でも、そういったものもなるべく翌日中には返信するように
しています。」（UBU-CHAN さん）

私の返信のタイミングも上記のお二人と同じ感じです。

▼　返信にどれだけ時間がかかるか
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
優先する条件の一つに「即答できる内容か否か」というのが
あるのではないでしょうか。

即答、即決できる内容であれば、即返信が可能ですが、
考えたり、調整したり、調べる必要のあるものは、返信に時間を要します。

ですから、必ずしも重要度が低いから後回しにするわけではなく、
返信に要する時間の有無というのも返信の優先順位をつける
ひとつのポイントになるように思います。

UBU-CHAN さんの回答のように、
「よく内容を考えて丁寧に推敲する必要のある」気を遣う文章を書く場合も、
ある程度時間が必要になりますね。

私の場合は、自分に時間的な余裕があるときは、
大概のメールにはすぐに返信しますが、
急いでいたり、限られた時間でメールチェックするような場合は、
即答できるもの、急ぎのもの、重要な内容というポイントで
返信の優先順位をつけています。

ただ、返信に時間を要する場合は、ひと言その旨を先に相手に伝える
ようにすると、相手は安心できます。

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