今週は、メールを含む伝達手段の選択についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 何で伝えるか（2）＞
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電話か、メールか
取材依頼の連絡。
通常は電話で打診するのですが、
場合によってはメールで連絡することもあります。
どんなときにメールで連絡するかというと…
1）相手に直通のメールアドレスを知っている
（以前、面識がある相手）
2）つかまりにくい相手
（多忙だったり、出張などが多く、アポイントメントがとりにくい相手）
3）どんな取材かを伝えたい
（URLを明記することで、どんな媒体のどんな取材か詳細が伝えられる）
特に、3）は口で言うより、目で見たり、読んだりする方が
相手にも理解してもらいやすいメリットがあります。
こみいった内容や口頭では伝えきれないことも、
メールでURLを知らせてサイトを見てもらったり、
添付の資料に目を通してもらうと話が早いのです。
▼ メールで電話した内容をフォロー
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ただ、電話や文書での依頼より、
メールでの依頼はやや略式な印象があるので
相手の状況をみて慎重に対処を。
電話で依頼し、そのときアドレスを教えてもらい、
フォローとして詳細をメールするとスマートで確実です。
電話で連絡がつかなかった場合に、メールで先に連絡しておき、
後ほど再度電話するという方法もあります。
取材依頼のようなケースでは
電話をメインにしつつ、メールでフォローすると効果的です。
