今週は「メール作法アンケート」の結果についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 返信のタイミング(3) ＞
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即答する際のポイント
今週は、【しごび】流「メール作法アンケート」として実施した
「返信のタイミング」についての回答をもとに構成しています。
アンケート結果で二番目に多かった「返信のタイミング」が
「時間を空けずにすぐに返信」（24％）でした。
「基本的には、読んだらすぐに返信します。
一日中、パソコンの前に居座っているわけにもいかないので・・。」
（hotei さん）
読んですぐに返信しておかないと、後回しにするほど見落としたり、
返信し忘れるということが確かにあります。
「読んだら、即、返信です。
すぐに問い合わせに対する返事は書けないものは、
『受け取りました。追ってご返事します』と受信確認を知らせます。
実際、返事を24時間以上遅らせていると、『メールを読んでもらえたか』
という追いかけメールが来ることがありますので。
とにかく、発信者の発信時間から24時間以内に、
何らかのレスポンスを心がけています。」（『こと』さん）
「基本的には即答します。
また、相手と内容に応じて、受信案内を返信し、
回答期日をお伝えすることもあります。」（ジャヤヴァルマンさん）
即答派は、『こと』さん、ジャヤヴァルマンさんのように、
受信した旨や回答期日を先に知らせることを心がけておられるようです。
これも大事なポイントですね。
▼ 即回答があるという信頼感
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即答派の人とのメールのやりとりでは、相手からの返信がいつもより遅いと
「何かあったんだろうか」と心配になることがあります。
時間をおかずにやりとりするというリズムがお互いにできがあがっている
からかもしれません。
その人にメールをすれば、確実に返信があるという認識は
相手への信頼感につながっていくように思います。
返信のタイミングも図りやすいのではないでしょうか。
私は、相手が今、パソコンの前にいると分かった時点で、
返信が弾丸のように続いていくということがあります。
主に仕事のやり取りのときがそうですが、
不在がちな相手とは、通信できる間にとりあえず伝えておかねば！
と速攻でキーボードを打っていることがありますね。
以前は読者からの感想メールにも即レスしていたのですが、
却って驚かれることが多くなり、最近は自重するようになりました。
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