今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問(2)
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 「ご理解のほど」

先日配信した

について、質問をいただきました。

<読者からの質問>————————————————

何卒ご理解いただきますようお願い申しあげます。

ですが、

何卒ご理解のほど、お願い申し上げます。

という言い方をよく使っていますが、
これは「ご理解のほど」と「お願い申し上げます」は
つながっていますでしょうか?

何卒ご理解のほど、お願い申し上げます。
何卒ご検討のほど、お願い申し上げます。
何卒ご協力のほど、お願い申し上げます。

など、「~のほどお願い申し上げます」という言い方を
よく使うのですが、「~のほど」ってなんだろう?と
ときどき思っていました。

何卒ご理解をお願い申しあげます。

これだと、あまりに強い(「ご理解」を強いている)感じがして、
それをやわらげるために「~のほど」を挟んでいます。

(読者 M.Sさん)
——————————————————————

VOL.2239 では、
「何卒ご理解いただきたくお願い申しあげます」
という文は、「ご理解いただきたく」と「お願い申しあげます」は
文としてつながっていないので

「ご理解いただきたく」の後に
何を「お願い」したいのかを述べるため

・何卒ご理解いただきますようお願い申しあげます。

という文例を挙げて説明しました。

それに対して

・何卒ご理解のほど、お願い申しあげます。

と「~のほど」を使うのはどうか? という質問です。

「~のほど」は、断定を避け、表現をやわらげるときに用いられます。

M.Sさんが書いておられるとおり
「何卒ご理解をお願い申しあげます」
という表現は、相手に理解を強要するような印象があるため
「~のほど」を使うことで、文意が和らぐ効果があります。

したがって、

何卒ご理解のほど、お願い申しあげます

という一文は、読点の前後で
意味の繋がっていますし、
お願いごとをする時の婉曲な言い回しとしてお勧めです。

「~のほど」は便利な言い回しなので
「お願いいたします」とセットで使うことが多いのですが

わたしは、どちらかというと
強くお願いすることで相手に理解を得たいというケースが多く
「ご理解のほど」よりも「ご理解いただきたく」を
使うことが多いです。

依頼内容により、表現のメリハリをつけるためにも
使い分けるといいかもしれません。

別の読者の方から、言い換え例として

末筆ながら上記の件、よろしくお願い申しあげます。

という表現はいかがですか? というメールをいただきました。

「何卒」を使うと、時に大げさに感じられることがあります。
表現のバリエーションとして、覚えておきたいですね。

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今週は、あいまいな表現を具体的に書く練習です。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法            < あいまいな表現(2)
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                      「いいです」という返答

今週は、あいまいで誤解を招く恐れのある表現を取り上げて
紹介しています。

「いいです」
という返答。

承諾するOKの意の「いい」なのか、
断りのNOを意味する「いい」なのか
分かりません。

このようなときは
「いい」だけですませず、相手の問いに対して
きちんとOKかNOの意思表示を。

例えば
「資料を郵送していよろしいですか?」
とメールで尋ねられたら

OKの場合の返信は
× いいです。
○ お願いいたします。
お手数ですが、下記の住所へお送りいただけますか。

NOの場合の返信は
× いいです。
○ あいにく、同じ設備をがすでにありますので
資料の送付はご遠慮いたします。

「いいです」を「結構です」に置き換えた場合も同じです。

「資料を郵送してよろしいですか?」
という相手の打診に対して

OKの場合の返信は
 × 郵送で結構です。
 ○ 郵送にてお願いいたします。

NOの場合の返信は
 × 郵送は結構です。
 ○ できれば、弊社指定の○○社の
   宅配便でお願いいたします。

「いいです」「結構です」だけではあいまいで判断がしにくいので
具体的な言葉を添えて、答えるようにしましょう

<追記>20220817
「送付は結構です」と伝える場
「送付いただくには及びません」
という言回しも覚えておくとよいでしょう。

 
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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 読者からの質問(5)>
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「サイトでご案内しておりますように」

7月10日配信の
「ご案内のように」< 気になる敬語(4)>VOL.2218
について、いただいた質問です。

<読者からの質問>————————————————

本日の「サイトでご案内しておりますように」について、
日ごろ気にしてきたことがあります。

それは、「お客様」に対して失礼な表現ではないかと
いうことです。

「サイトでご案内しておりますように」は裏返すと
「サイトで案内済みなのに、あなたは見ていないのか?」
と取れるからです。
神垣様はどうお感じになりますか?

敢えて書くなら、
「今回ご注文いただきました商品は入荷が8~9月の予定です。
ちなみに、最新情報については、
弊社サイトでもご案内しておりますので、
ご参照いただけると幸いです」
でしょうか?

その逆に、当然常識として知っていてほしいことを聞かれたら、
「ご承知のことと思いますが」
とか書いてしまいます。
(読者 R.Sさん)
—————————————————————–

「サイトでご案内しておりますように」は裏返すと
「サイトで案内済みなのに、あなたは見ていないのか?」
と取れる、というR.Sさんのご意見

その通りだと思います。

この記事で挙げた文例
実は、あるネットショップから
わたし宛に送られてきたメールの一文です。

該当する記述を、わたしは見逃していたのですが
わたしが店側なら、こういう書き方はしないな
と思いました
(が、メルマガではそこまで言及せず
あくまで敬語にフォーカスし、文例として取り上げました)。

こうした記述
おそらく、書く側(店)は、さほど気にかけてはいないと思います。
でも、読む側(客)は、気に障る表現です。

では、どう書きかえるのがよいか。

上記のR.Sさんが書いてくださった文面
が模範の文例になっています。

書く側(言う側)は気にしてないが
読む側(聞く側)は気になる表現としては、ほかに
「以前にも言ったとおり」
があります。

自分は伝えたつもりでも
相手は忘れていたり、気に留めてないことが往々にあるので

自分が相手に指示するような場合は
「以前にも言ったとおり」
「前にも言いましたが」
といった表現は使わないようにしています。

「ご承知のことと思いますが」とか
「ご存じとは思いますが」という表現も

自分はへりくだったつもりで使っても
相手は、見下されたという捉え方をすることもあるので
なるべく避けるようにしています。

が、口頭では言ってしまってますね。
気をつけなくては……。

 

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今週は、否定→肯定表現への変換についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 否定より肯定(2)
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間違いの指摘

今週は、よく使ってしまいがちな否定表現を
肯定的に書きかえてみましょう。

相手のメールにある表現や記述の間違い
誤解やミスを見つけた場合

「それは違います
「それは間違っています

という指摘のし方は
メールで書くと、口で言う以上に
角が立つもの。

純粋に間違いを指摘したつもりでも
指摘された側は、ミスをした自分を責められているような
気持ちになるからでしょう。

まして、相手が上司や客先の場合は
ストレートに「違います」と書くのははばかられます。

このようなときは
「先ほどのメールにはAとありましたが
Bではないですか?

と、相手の誤りに対して
「こちらが正しいのでは?」と
問いかける形で確認すると角が立ちません。

相手のミスに対して
間違いを正すというより
相手にミスを“気づかせる”持っていき方をするのが
ポイントです。

「資料にはこう書いてあるので
あなたが書いていることはうそです」

「間違い」や「誤り」を通り越して
「うそ」という指摘もいただけません。この場合は

「資料にはこう書いてあるのですが、
お間違えないですか?」

のように、「うそ」と断言する前に
「~ではないですか?」と
相手に尋ね、確認する優しさを持ちたいものです。

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今週は、覚えておきたいメールの言い回しについてです。
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仕 事 Beginの メ ー ル 作 法          < ちょっとしたひと言
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                       追加でメールを送る時

通り一遍の言い回しではなく
気の利いたひと言を添えたい。
でも、思いつかない
という声を聞きます。

必要以上に言葉を飾らなくても
ちょっとしたひと言が、
相手への気遣いを伝え、距離を縮めてくれることがあります。

今週は、そんな気の利いたひと言をご紹介していきましょう。

1回で終わらせるつもりでいたメールのやり取り。
でも、後で用件を思い出した。
追加で伝える用件が出てきた。

そんなときは
たびたび恐れ入ります
たびたび失礼いたします
のひと言を冒頭で述べ
用件に入ります。

つい先ほどメールしたのに、またメール送信というとき
「いつもお世話になっております」とか
「お世話になります」
といった定型句を書いたメールだと
「この人、何も考えてないのだな」という印象を与えるので
上記のような別の言い回しを添えることをお勧めします。

メールの定型句は押さえておく必要がありますが
時と場合によっては、別の言い回しを使った方がいいこともあります。

紋切り型の表現で収めず
表現のバリエーションを増やしていくと
いいですね。

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今週は、わかりにくい文章について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 伝わりにくい書き方(3)
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伝文調の表現

今週は、相手に意図が「伝わりにくい書き方」の例を挙げ
その対策を紹介しています。

「会員登録を勧めていますが、断られることが多いようです

状況報告をするときに、上記にある
「~ようです」をはじめ、
「~らしいです」「~といいます」
といった言葉を使うことがあります。

人から人に伝えるときや
不確かではあるけれど、それに近い状況を伝えるときに
使いやすいのですが、

こうした伝文調の言葉ばかり使っていると
事実かどうかがはっきりせず
自信がなさそうに映ったり、人任せな感じを与えたりします。

現状を報告するのであれば
裏付けをとり、下記のように言い切る方が状況が具体的に伝わります。

「会員登録を勧めていますが、10人中8~9人に断られているのが現状です

「これまでに1000個以上の部品を製造してきたということです」

上記の「~ということです」も
文章によく使われる表現ですが、多用すると
人づてに聞いたことを書いて、現場や現状を把握していないのでは?
と取られる可能性があります

人に報告する文面では

「これまでに1000個以上の部品を製造してきました

と、言い切る方が信頼性は増します。

上記に挙げた
「~といいます」「~ようです」「~らしいです」
「~ということです」
は、文章のぜい肉になる表現でもあります。

読み返して、使いすぎていると気がついたら
そぎ落として、文をすっきりさせることで
よりダイレクトに伝わる文章にすることができます。

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