昨日に引き続き、今日も「メーリングリストの作法」についてです。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　＜メーリングリストの作法（2）＞
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メーリングリストに参加する際の基本の作法、「件名」についてです。

▼　漠然とした件名には反応が少ない
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メーリングリストに参加すると、一日に何通ものメールが届くようになり
ます。そこで重要になるのが件名（サブジェクト）。

複数のメールの中から読むか否かの判断は、まず件名をチェックしてから
になります。メールの内容が具体的にイメージできる、あるいは参加メン
バーの興味をひくような件名は、反応しやすいものです。

よくあるのが「教えて」「どうも」「すみません」という漠然とした件名。
件名を考える際は、「メールの中身を読めばわかるから」と安易に考えず、
おおよそメールの内容の察しがつくような件名を工夫しましょう。

▼　ひきつける件名を書くには
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ＭＬでは、投げかけた件名の良し悪しは、参加者の反応メールの数である
程度測定できます。多くの反応が得られる件名を考え、工夫することは、
ひとことで端的に内容を伝える良い訓練になります。

「○○の設定の仕方を教えて」「○日の交流会の出欠について」「おすす
めの紅茶専門店」など、何について聞きたいのか、何について書きたいの
かを明確にすることがポイント。核心となる言葉を中心に、件名を組み立
てるようにするとよいでしょう。

ひきつける件名は、ＭＬに限らず通常のメールのやりとりでも大切です。
全文を要約して一行にまとめるとどうなるか。長い文章には合間合間に見
出しをつける。こういったことを日常的に行う習慣をつけておくと、的確
な件名が書けるようになりますよ。

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涙目で必死で叩くキーボード。
よりによって、配信間際にネットがつながらなくなってしまいました。
ギリギリ配信も一貫の終わり。
というわけで、本日、20分遅れの配信です。とほほ

さあ、今日から「メーリングリストの作法」についてです。

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仕 事  の メ ー ル 作 法　　　　　＜メーリングリストの作法＞
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メーリングリストに参加する際の基本の作法をご紹介します。

▼　メールで連絡事項や意見を共有する場
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メーリングリストとは、同じ目的や興味をもつ参加メンバーが定められた
メールアドレスにメールを出すと、自動的にメンバー全員にそのメールが
配送されるサービスの総称。略してＭＬ（エムエル）とも言いますね。

その専用メールアドレス宛てに参加者がメールを送信すると、登録されて
いるすべての参加者に届けられるので、連絡事項や意見を参加者全員で共
有することができます。

無料で開設できるＭＬには、FreeML(フリーエムエル）などがあります。
http://www.freeml.com/

▼　参加者と会話する公共の場がＭＬ
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ＭＬに参加する際の最初のマナーは、「はじめまして」と参加する際に名
を名乗り、簡単な自己紹介をすることから始まります。既知の仲間同士で
ＭＬを開設した場合は、ＭＬからのメールが届いている旨を知らせる確認
メールを投稿して意思表示を。

名乗りもせずいきなり投稿しても、誰の発言がわからず混乱のもとです。
複数の参加者と会話する公共の場がＭＬであることを意識して、誰の発言
か明確にするためにも、基本的なことですが、まずは名を名乗りましょう。

ＭＬに参加する際に意識しておきたいのが、ＭＬから来るメールは自分だ
けに届いているのではないということ。当然、自分が出したメールも登録
メンバー全員に送られ、メンバーの目に触れます。個人対個人がメールを
やり取りをする場ではなく、個人対複数がメールをやりとりする場である
ことをお忘れなく。

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引き続き、ちょっとした心づかいを送るメール作法、第4話です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　　＜メールで築くいい関係（4）＞
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今回は「質問」についてです。

▼　一歩先を想定して書く
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質問や問い合わせのメールは、相手の手を煩わせないように心がけたいも
の。メールのやりとりが何往復もせずに済むよう、質問やポイントをあら
かじめまとめておくといいですね。一歩先を想定して尋ねる、あるいは、
相手が返事をするだけでよいような書き方を工夫しましょう。

ケースバイケースですが、たとえば、
・日程を決める場合はいくつか候補日を挙げ、時間と一緒に場所も決める
・相手のメールの内容がどちらにもとれるような場合は、
「○○○についてはＡという理解でよろしいですか」と自分の解釈を書
いて打診する
・Ａの場合は○○○、Ｂの場合は△△△です…というふうに、想定される
状況を挙げ、相手がどちらか選ぶだけで答えられるように書く

確認のメールで、「ご了承いただける場合は返信は不要です」という書き
方も一つです。

▼　回答にも時間と労力
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聞くのはタダ。ですが、回答するのにも、質問と同じかそれ以上の労力と
時間が費やされています。読むのはすぐでも、書くのは時間を要すること
を心に留め、回答に対する返信の冒頭には、まず「ご回答ありがとうござ
います」と感謝のひとことをお忘れなく。そして、回答に手間取らない具
体的な質問を心がけましょう。

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