今週はオークション落札後のメールのやりとりについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < オークションに見るメール作法(2)
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返信時の心得

落札後、取引がスタートしてから出品者に尋ねられる内容は、ほぼ決まっ
ています。ですから、落札者は事前に返信用のフォーマットを作っておく
とよいでしょう。

▼ 効率よく返信するためのフォーマット
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私はこんな風にしています。

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こんにちは。
XXXXXXX(自分のID)こと、神垣あゆみと申します。
このたびはお世話になります。

早速ですが、必要事項をお知らせします。

郵便番号
住所
名前とふりがな
電話番号

以上です。よろしくお願いいたします。

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必要事項に関しては、商品名、希望する送付方法、入金方法を書き添える
こともあります。

件名に商品名が書いてあることが多いので、私は返信する際の件名は替え
ずにそのままにしていることが多いですね。

出品者が指定するフォームに合わせる場合は、上記の必要事項を箇条書き
したものを「下書き」として保存しておき、その都度コピー&ペースト。

あるいは、郵便番号、住所、名前をそれぞれ辞書登録しておいてもいいで
しょう(この方法はネット懸賞やアンケートの記入の時にも便利です)。

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今週はオークション落札後のメールのやりとりについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < オークションに見るメール作法
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落札後の心得

ネットオークションにハマってはや半年。今週は、落札する側から見た出
品者の対応メールについての気づきを書いていきます。

▼ メールだからできるこまめな提案と情報提供
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落札後、出品者と取引についてのやりとりが始まります。
※落札後の基本の流れはこんな感じです。
http://help.yahoo.co.jp/guide/jp/auct/tour/bid5.html

出品者から落札者宛てにメールで連絡がいき、落札品の送付先、入金や発
送の方法について具体的に確認していきます。

出品者から落札者宛ての確認事項としては
・送付先(氏名、郵便番号、住所)
・電話番号
・送金方法

そのほか、出品者が発送方法を幾通りか設定している場合、どの発送方法
にするか、領収書発行の有無、評価の要・不要などが確認項目に加わるこ
ともあります。

オークションではIDしか表示されていないので、取引の第一歩はお互いの
素性を明かすことから始まります。フルネームの氏名(出品者が店舗や会
社の場合は店舗名・社名も)、住所、電話番号をお互いに表明します。

いずれにしろ、見知らぬ相手との金銭のやりとりですから、メールは誠実・
正確を期すことがポイントですね。

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今週は先手必勝のメール作法をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 先を制すメール(5)
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メールで営業

仕事のやりとりが長い相手であれば、ある程度、こちらに何を望んでいる
か、今後取り上げるべきテーマは何か、ということについて察しがつくよ
うになります。

▼ メールだからできるこまめな提案と情報提供
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相手にとって有益な情報、次回のテーマとして参考になりそうな情報をキャ
ッチした時は、進んで情報提供を。

「興味深い情報を見つけたので、ご参考までにお送りします」
「次回のテーマに関連する情報をまとめました。ご検討ください」
と、ひと言添え、思い立った時にメールしておきます。

実際に相手から反応があるのは5回に1回、10回に1回ということも多く、必
ずしもすぐには採用になるとは限りません。

ですが、こまめに提案を積み重ね、先回りして有益な情報を伝えることは、
メールでできる営業活動でもあるのです。

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今週は先手必勝のメール作法をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 先を制すメール(4)
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依頼を断る

「無料レポートを作りました」「今度、セミナーを開きます」といった
類のお知らせメール。「つきましては…」と告知や購入を促すフレーズ
が続きます。知っている人でもあるし、断りづらい。そんな時は…

▼ 協力できない理由をはっきりと
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私も以前は、あまり深く考えることなく「いいですよ」と自分のメルマガ
などで告知していました。

ただ、あまりにこの手の依頼が増えてきて、特に自分のメルマガの読者に
告知し続けることが苦痛になってきたので、お断りするようになりました。

お断りする時は、同意しかねる気持ちと、相手を嫌っているのではないこ
とを伝えるようにしています。例えば

「あなたとのお付き合いは大切にしたいのですが、情報商材の販売に関して
は疑問に思うことが多く、残念ながらご協力できません。今後もこのよう
なお誘いには対応しかねるので、お知らせは控えていただけますか」

知っている仲だからと安請け合いしてしまうと、あとあとトラブルになり、
相手との仲まで壊れてしまうことがあります。

メルマガを通じて知り合った人はみんな、私の宝物ですが、利害が絡むこ
とに関しては慎重に検討しています。できないことははっきりとお伝えす
るのがお互いのためと思うからです。

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今週は先手必勝のメール作法をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 先を制すメール(3)
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不在の通知

出張や休暇でメールの対応ができない。そんなこともあります。事前に日
程が分かっている場合は…

▼ 署名で事前に告知する
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出張や休暇期間内はメールの対応が遅れる旨を署名に明記し、事前に告知
しておくのも一つの方法。例えば

「出張のため○月○日まで不在のため、メールの返信が遅れます」
「○月○日~△日まで夏期休暇につき、メールの返信が□日以降となります」
という一文を添えておくのです。

長期研修で不在にする仕事仲間は、署名に「ご連絡」として
「誠に勝手ながら、研修のため○月は臨時休業いたします。お急ぎの場合は、
メールまたは携帯電話にご連絡いただければ、研修の空き時間を利用して
対応させていただきます」
という一文を数週間前から添えていました。

ポイントは早めに告知すること。告知ツールとして署名を上手に活用した
いですね。

不在にする日程が近づいてきたら、改めて、きちんとメールで知らせるこ
ともお忘れなく

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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 先を制すメール(2)
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日程を決める

会合や打ち合わせの日程決め。参加者が複数になるほど、調整に時間がか
かります。そんな時は…

▼ 候補日を複数挙げて日程調整
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第二~三候補くらいまで、自分の都合のよい日時を先に挙げ、調整をとる
ようにしています。

その際、「勝手ながら、当方の都合を先に挙げさせていただきますと…」
「こちらの都合を先に申しあげて恐縮ですが…」と、ひと言添えるように
しています。

自分の都合優先ということではなく、参加者が都合のつく日を効率よく決
めるために、一回のメールで判断できるようにしたいからです。ケースバ
イケースで、相手に先に都合のつく日程候補を尋ねる場合もあるでしょう。

最終的な目的は日程決めではなく、その先の会合なり打ち合わせを行うこ
となので、少ないやりとりでサッと決まるように調整したいですね。

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