今週は、注意を要する言葉についての考察です。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 気をつけたい言葉
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                             「お客様」

大手商社出身の営業マンと打ち合わせをしていて気づいたことがあります。
仕事の話でも雑談でも、彼は終始一貫、顧客のことを「お客様」と呼び続
けていました。

「お客様には分かりづらいので…」
「お客様に訴えかける表現は…」
「お客様には人気で…」

顧客に向けたチラシ制作の打ち合わせでしたから、その場に彼が対象とす
る顧客の姿があるわけではありません。

人によっては、このような打ち合わせの席では「客が」とか「お客が」と
言う人も少なくありません。

“顧客第一主義”と掲げている会社は多くありますが、実際は彼のように
顧客を目の前にしたときはもちろん、顧客と相対していない時も常に「お
客様」と意識して言い続けることではなかろうか、と感じました。
顧客を尊ぶ気持ちの表れと思ったからです。

相手がいない場で「あのおやじが」とか「あのおばちゃんが」と人を表し
ていると、ぼろが出ることがあります。本人は冗談めかしたつもりでも、
それを耳にしたり目にする第三者まで不快にさせてしまうことも。

常日頃の心がけが言葉にも出ます。

 
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今週は、うっかりではすまされないミスについて。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 新・メールのうっかり(4)
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送信間違い

会社によっては、代表のメールアドレスと本人直通のメールアドレスを設
けているところがあります。

通常は、担当者の直通アドレスでやりとりをするのに、ある日、見誤って
会社の代表アドレスにメールを送信してしまいました。

そういうときに限って仕事以外の余談のような内容。送った先では代表ア
ドレスに送られたメールは社員全員に配信されるため、送信ミスに気づい
たときは後の祭り。非常に恥ずかしい思いをしました。

たまたま代表アドレスで送信されてきたメールに気づかず、そのまま返信
してしまったのが原因です。やりとりが頻繁な相手の場合、メールの「送
信者欄」のアドレスに注意が行かず、アドレスが通常と違っていることに
気づかないまま返信という“うっかり”があります。

似たようなケースでは、担当者の間違いをこっそり本人に伝えるつもりで
送ったメールが、代表アドレス行きになっていて、こっそりどころか思いっ
きり全社員の知るところとなり、親切心がアダになったことも…。

複数のアカウントを持つ客先とのやりとりでは、送り先のアドレスに間違
いないか細心の注意が必要です。

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今週は、うっかりではすまされないミスについて。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 新・メールのうっかり(3)
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全文消去の悲劇

メールより、むしろブログで起こることが多いのですが、打っていた文章
が途中で消えてしまう! という経験ありませんか。

複数のサイトを開いたうえでブログの文章を書いていたり、長時間パソコ
ンを使用してるときなどに起こりやすいです、私の場合。

書いている途中で保存機能が使えなくなったり、カーソルの動きがとまり、
あえなく再起動。それまでに書いた文章が消え去り、また一から書く徒労
感といったら…。こういうときに限って渾身の長文だったりするので、か
なり落ち込みます。

メールの場合でも、文章を書いている途中で送信ボタンを押してしまった
り、送信時に誤って消してしまったりという“うっかり”があります。

Wordやメモ帳で文章を書くようなときは、こまめに上書き保存しながら作
業をするのですが、メールやブログとなると、つい面倒がって直接入力し
てしまい、はずみで全文消去というトラブルに見舞われやすいです。

メモ帳などで下書きをし、完成したものをブログに貼り付けるのが一番確
実ではないでしょうか。メールの場合も長文や込み入った内容の場合は、
別途下書きして送信すると間違いがありません。

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今週は、うっかりではすまされないミスについて。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 新・メールのうっかり(2)
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批判メールが本人に

忘れもしない苦い思い出。

数年前、グループである会社のサイト制作やメルマガを請け負っていたこ
とがあります。

打ち合わせ用にメーリングリスト(ML)を活用していたのですが、
一つは客先の担当者とグループのメンバーのやりとり用、
もう一つはグループだけの内部打ち合わせ用
この二つのMLを開設し、使い分けていました。

ある日、メンバー宛てに送ったはずのメールを見誤って客先との打ち合わ
せ用のMLに送ってしまったことが発覚。送った当人は気づかず、メンバー
の一人から「ひょっとして…」と指摘があり、確認したらその通り!

そういうときに限って、客先に対する本音を吐露した内容だったので、
「これでもう仕事を断られる!」とメンバー一同真っ青に…。

結局、担当者が「却ってあなたたちの本音が聞けて良かった」と鷹揚に受
け止めてくださったおかげで、仕事は継続となりました。

このようなケーースは特殊かもしれませんが、この失敗で学んだのは
・送信前の宛先のアドレスの確認
・本人に知られては困るような内容のメールは送らない
この二点です。

メールは消えずに残るため、人の噂や批判めいたメールは書かないに越し
たことはありません。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 新・メールのうっかり
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宛名の差し替え忘れ

敢えてBCCにせず、一人ずつ宛名を書き、語りかけるように綴られたメール。
あるイベントへの参加を呼びかける内容でした。

メールの冒頭と末尾に「神垣さんだから声をかけました」「神垣さんのお
越しをお待ちしています」と私の名前が埋めこまれたフレーズが燦然と輝
いています。

しかし、文中に一点だけ知らない人の名がまぎれていました。
本来ならば、その名前の箇所も「神垣さん」となるはずだったのに…。

▼ 小さなミスが不信感を広げる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

宛名や呼び名の部分だけ変えて同時配信できるメールソフトを使ったのか、
原文をコピー&ペーストし名前の部分だけ差し替えて一通一通送ったのか、
定かではありませんが、「あなただけ」感を演出しようとした送り主の思
惑は一箇所のミスでもろくも崩れ去ったのでした。

名前の差し替え忘れという読み返せば気づくはずのその間違い。
気づかないまま複数の人に送ってしまっている送り主の切羽詰った状況を
感じ取り、余計にそのイベントに参加する気持ちが失せていきました。

案内や告知をメールで一斉配信するとき、気をつけなくてはならない名前
の差し替え間違い。時間がなく焦っている時に自分もやりかねないミスと
肝に銘じた一件でした。

<追記>
上記は、宛名差し込み機能がある
メール配信システムを利用した際の
うっかりミスです。

相手の名前の差し込みに
漏れがないか、設定時に確認し、
送信前に読み返してチェックを。

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