今週は、メールで説明する時の留意点についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールで説明（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　優先順位を付けて整理

　メールで何か説明を要する時、注意したいポイントについて
　今週は取り上げています。

　前々回取り上げた「5W1H」+「いつまで」とも関連するのですが
　必要な要素を整理して伝えることが
　うまい説明、わかりやすい説明につながります。

　整理の仕方として、もっともわかりやすいのが箇条書きですが
　もっと込み入った内容になると
　要素や項目ごとに分類してリスト化することも必要になってくるでしょう。

　判断基準としては
　・急ぎか、そうでないか
　・期日が決まっているか、そうでないか
　・待つか、進めるか
　・自分でできるか、人に頼むか
　・自社でできるか、外注するか

　といったことが挙げられます。

　▼　急がば、整理！
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　仕事が自分の許容量を超えてしまうと
　それだけでパニックになってしまい
　人に丸投げする、というケースを見かけます。

　でも、その前に、一度自分で上記の判断基準で業務をふりわけ、
　すべきことから優先順位を付けてリスト化して、
　人に伝えるようにすると
　力の配分がしやすく、ゴールも見えてきます。

　雑多な仕事を同時進行でしていくような場合は
　特に、このような整理が必要でしょう。

　文章を書くときも、一度、伝えるべきこと、伝えたいことに
　優先順位を付け、頭の中で整理してから書き出すと、
　ミスや誤解のない、伝わる文章になります。

今週は、メールで説明する時の留意点についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールで説明（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　 相手に合わせる

　メールで何か説明を要する時、注意したいポイントについて
　今週は取り上げています。

　基本中の基本ではありますが
　「だれにでもわかるように書く」ことも
　忘れてはならないポイント。

　ただ、これは自分では意外と気づかないこともあります。

　例えば…
　印刷関係の仕事をしていると、当然のように使っている
　「表1」「表4」。

　「ひょういち」「ひょうよん」と読み
　冊子形態の印刷物の「表紙」「裏表紙」を指します。

　日頃からよく使う言葉なので、何の気なしにメールに書いて送ったら
　客先の新人担当者に「表1ってなんのことですか？」と
　尋ねられたことがあります。

　別のケースでは
　外国人相手の不動産業務をしている企業の担当者と
　メールのやりとりをしていた時

　カタカナの横文字が多用されていて
　「多分こういう意味かな？」と思いつつ、
　自信がないので辞書を引きながら、メールを読んだ覚えがあります。

　▼　“通じる”言葉で書く意識
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　このように
　同じ業種や業界、日ごろから付き合いのある相手には
　通用する言葉も、他社、他業種になると通用しないケースは
　少なからずあります。

　メールで説明する際は、
　「この分野は相手は初心者」という意識を持って
　“通じる”言葉で文章を書く配慮も必要です。

　ただ、最近は
　社会人として一般常識と思う言葉が通じないケースも…。

　「自分が知らない」＝「一般の人も知らない」として
　書き直しを言い渡されたとき
　「それは、あなたの語彙力が足りないからでは？」と
　納得できなかったことがあります。

　普通に読書をしていたり、自分で意味を調べる習慣があれば
　わかる範囲のことなのに…と残念に思いました。

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　【しごび】 の お す す め
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　紀伊国屋書店の広島店では、2か所に平積みされてま～す！

　
メールは1分で返しなさい
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今週は、メールで説明する時の留意点についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールで説明（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　 期限を明確に

　メールで何か説明を要する時、注意したいポイントについて
　今週は取り上げています。

　メールが少々の長文であっても
　説明するべきポイントが整理されていれば
　相手に意図や目的が正確に伝わります。

　その際、押さえるべきポイントが
　よくご存じの「5W1H」です。

　Who（だれが）・What（何を）・When（いつ）・Where（どこで）
　How（どのように）。

　Howの中には「いくら」「いくつ」という要素も含まれるでしょう。

　メールを書く前に、上記のポイントを
　整理しながら書く習慣をつけると
　無駄のない的確な説明ができるようになります。

　▼　仕事には期限がある
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　私が一番意識しているのは「いつまで」です。
　
　相手に伝える際も、聞く際も
　「いつまで」に納品なのか、提出なのか。
　この点を押さえておかないと、後々、行き違いが生じることも。

　「すぐお願い」とか「だいたい」と
　あいまいにしてしまわず、日時をきちんと指定する方が
　後々のトラブルを避けられますす。

　メールに限らず電話や対面で打ち合わせの際も
　「5W1H」+「いつまで」を押さえておきましょう。