今週は、誤った敬語の使い方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < おかしな敬語(3)
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                      「お話をさせていただく」

丁寧な表現を意識するあまり、
過剰になったり、間違ったまま使っていたりする
“おかしな”敬語の事例を紹介しています。

(例文)
× 今まで人前でお話をさせていただく機会は何度かありましたが、
経営者の方々の前でお話をさせていただくのは初めてなもので
緊張しています。

当メールマガジンで繰り返し取り上げている「~させていただく」の濫用。
しつこいと思われるかもしれませんが、大事なことなので何度でも取り上げます。

このように、一文に二度も「~させていただく」が使われている例は
少なくありません。

上記の文例では、人前で話をすることを丁寧に言おうとして
「~させていただく」を使っていますが、
本来「~させていただく」は、相手に許可を願い出る必要がある時に
使う言葉。それによって、相手に対するへりくだった意を表すものです。

上記の文例の場合、セミナーなどで人前で話をすることは
ことさら、相手に「話してもいいですか?」と許可を得て事に及ぶものでは
ありません。

最初の「人前でお話をさせていただく機会」は
「人前で話をする」という一般的な事柄を指すので、
不特定多数の“人”にへりくだった表現を使う必要はなく、
「人前で話す」として問題ありません。

後の「経営者の方々の前でお話をさせていただく」も、
対象が経営者に変わるだけで
「話す」という行為をことさらへりくだって表現する必要はないため
次のように書き換えます。

○ 今まで人前で話す機会は何度かありましたが、
経営者の方々を前に話をするのは初めてなもので、緊張しています。

「経営者の方々を前に話をするのは」では落ち着かないという場合は
「経営者の方々を前にお話しするのは」としてもよいでしょう。

 

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今週は、誤った敬語の使い方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法         < おかしな敬語(2)>
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 「何かのご機会に」

丁寧な表現を意識するあまり、
過剰になったり、間違ったまま使っていたりする
“おかしな”敬語の事例を紹介しています。

(例文)
× また、何かのご機会に再度お見積依頼をいただけますよう
重ねてお願いいたします。

「機会」にまで、尊敬の「ご」を付ける必要があるのでしょうか?

「お見積依頼」の「お」も相手を高めているようで、
実は見積依頼を受けた自分を高めていることになっています。

「再度」と「重ねて」が同じ一文にあるのもくどいですね。

上記の一文は「過剰な敬語表現」の典型例。本来、必要とされてない
ところにまで敬語を使っているので、丁寧さを通り越し、
慇懃無礼な一文になっています。

「また今度、見積を依頼してくださいね」ということを伝えればよいので、
無駄な敬語表現を取り払って、シンプルにしてみましょう。例えば…

○ また機会がございましたら、見積をご依頼ください

○ 見積はいつでも承ります。
また、よろしくお願いたします。

○ 見積が必要な時は、またぜひお声かけください。

「ご機会に」という無理のある表現ではなく「機会があれば」とし、
「あれば」を尊敬語の「ございましたら」に変換する方がしっくりきます。

「お見積依頼をいただけますよう」は「見積依頼」という言葉を分解して、
「見積をご依頼ください」「見積は~承ります」「見積が必要な時は」に
書き換えることができます。

このように「何が言いたいのか」「何を伝えたいのか」を考え、整理すれば、
使う敬語は意外と少なくて済むものです。
ごてごてと敬語を「盛る」のではなく、ポイントをはずさず
的確な敬語表現を心がけましょう。

 
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今週は、誤った敬語の使い方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法         < おかしな敬語
◆─────────────────────────────────◆
 「あられる」

相手に失礼にならないように、と誰もがメールの言葉遣いには
気を使います。

敬語もその一つですが、丁寧な表現を意識するあまり、
過剰な敬語や誤った敬語も見受けられます。

今週は、そんな“おかしな”ことになっている敬語の事例を
紹介していきましょう。

(例文)
× 下記の中で、ご要望・ご興味があられるサービスをお知らせください。

意外とよく目にするのが「あられる」という表現。
「ある」の尊敬語として使われているようですが、これは間違いです。

「れる」「られる」を使えば、なんでも即、尊敬語になるわけではありません。
「ある」の尊敬語は「おありになる」です。

上記の例文を書きかえてみましょう。

(例文)
○ 下記の中で、ご要望・ご興味がおありになるサービスをお知らせください。

この場合「おありになる」の後に「お知らせください」とあり、
「お」の付く敬語表現が続くので
「ご要望・ご興味のあるサービスを」とする方がすっきりします。

◎ 下記の中で、ご要望・ご興味のあるサービスをお知らせください。

「ある」の尊敬語は「おありになる」ですが、
文の前後の表現との兼ね合いで、敬語が続いてしつこくなるような場合は、
必要以上に敬語を使わない選択があってもよいと思います。

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今週は、「メールだけで仕事は完結するか?」について考えます。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法   < メールのやりとり注意書き(5)
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 「直接対話」の重要性

初対面の相手やメールでしかやりとりができない相手と
円滑にコミュニケーションを図るために注意すべき点を
挙げてみましょう。

●メールですべて済ませてしまおうと思わない
話がこじれた時は特に注意。相手の反感や誤解を招き、
収拾がつかない事態になることも…。

●長文で込み入った内容のメールは相手の理解も不十分になりやすい
用件や項目が多くなるほど、送信する側も間違ったり混乱したりしやすい。
受信する相手はなおさら。メールですべて伝わったという過信は禁物。

●メールと電話の両刀使いでフォローし合う
ポイントや優先順位の高い順にメールで連絡後、電話でフォロー。
電話で要点を伝えた後、細かい内容をメールで補足。
メールと電話を併用して、立体的なコミュニケーションを心がけると
ミスを防げる

メールが仕事や生活に浸透し過ぎて、
「直接対話する」ことが減ってきているのではないでしょうか。

別れ話を携帯メールで済ませて平気
辞表をメールで上司に送くることに抵抗を感じない
なんて話は冗談ではなく、実際に起きていることです。

自分で調べたり確認せずに、
ネットやメールの情報だけで分かったような気になっている風潮も
「直接対話する」ことを遠ざけている一因かもしれません。

「メールだけで仕事は完結するか?」

私は「NO」だと思っています。
メールでうまくいっている時は問題なくても
いつ何時、それが反転してトラブルになるか分かりません。

「お互いを知り、理解しうためのツール」がメールでもありますが
メールだけでは決してないことも、気に留めておきましょう。

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【しごび】 の お す す め
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本日20:00、聴取可能!

鳥取県・米子のコミュニティFM「DARAZ FM」の番組
 「スバル代行 presents 松本誠二のへヴィメタルの逆襲」(再放送)
サイマルラジオを通じて全世界で聴くことができます。

再放送は今夜 20:00から。
楽しいトークと
へヴィメタルの番組に、殴り込みをかけたとしか思えない
神垣の選曲をお楽しみください。

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」5月13日刊行
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました!

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THEプロフェッショナル広島

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今週は、「メールだけで仕事は完結するか?」について考えます。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールのやりとり注意書き(3)
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                    メール×電話をかけあわせる

 必要なことはすべてメールに書いたつもりでいても
 相手には自分が思っているほど、十分に伝わっているとは限らない
 と昨日の VOL.1554 で述べました。
 
 特に、メールで全て済ませようと
 こと細かに伝達事項や指示を書いた長文のメールは要注意です。

 以前、原稿依頼のあった客先から
 原稿作成にあたり20項目もの指示を書き連ねた長文メールを
 受け取ったことがあります。

 読んでいるうち、あまりの項目の多さに
 書いている相手にも見落としや書き誤りがあり
 それを確認する作業が続き、疲労困憊したことがあります。

 本来なら、メールで受けた指示を把握・理解し
 原稿作成にかかれるところを、
 それ以前の指示の内容確認に時間をとられ
 いらつきました。

 このような場合
 押さえるべき項目に優先順位をつけ
 電話でポイントを先に伝えたのち
 補足的な内容を後でメールで送って念押しする
 という形をとれば、やりとりがもっとスムーズになったのに
 と感じます。

 このように、一度に伝えきれない多項目にわたる内容は
 「電話で要点を伝え、メールでフォロー」
 あるいは
 「メールで概要を伝え、後から電話でフォロー」
 という形をとれば、誤解や間違いが少なくて済みます。

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 【しごび】 の お す す め
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 日程が変更になりました。

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        9月23日(祝)・24日(土)
   会津鉄道に乗ろう! そして、東北を応援しよう!
   ———————————————-
     がんばろう東北! 会津貸切列車イベント
        『しらさぎ 2 号で行く会津』 
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 風評被害で観光客が激減している会津地方。
 「鉄道ファンができること」それは・・・
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 広島にある株式会社片上鉄道が発案・企画した
 ユニークな取り組み
 がんばろう東北! 会津貸切列車イベント
 『しらさぎ 2 号で行く会津』 

 ★その動機 
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 地元を活気づけます!

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今週は、「メールだけで仕事は完結するか?」について考えます。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールのやりとり注意書き(2)
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                      長期化・複雑化する前に

 相手と直接会って、打ち合わせができない状況にある場合、
 最初から最後までメールだけでやりとりを完結させる
 ということは不可能ではありません。

 込み入った内容でなければ、
 メールで事足りるということも「あり」でしょう。

 相手の時間を奪ったり、仕事の妨げにならぬように
 メールで処理するというスタンスは必要と思います。
 ただ、それだけでは済まない状況も多く発生します。

 特に、ある一定の期間、相手とのやりとりが必要となる場合は、
 状況が変わっていき、最初の時ほど、事が簡単ではなくなることがあります。

 やりとりする内容が込み入ってきたり、複雑化したりしてくると、
 どうしてもメール自体が長くなっていきます。

 メールが長文化すると、相手と自分との理解のズレが生じやすくなります。
 こちらは書いて送ったはずなのに、相手が見落としている、
 あるいは逆に自分が相手が書いたことを見落としているということも。

 やりとりが長期化したり、複雑化したりする前に
 相手とコンタクトを取り、肉声で状況や意志を確認しておく方がよいと、
 私は思います。

 必要なことはすべてメールに書いたつもりでいても
 相手には自分が思っているほど、十分に伝わっているとは限らないからです。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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         【ビジネスパーソン メール術】(10)
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 相手から必ずすぐに返信がある、うまいメールの終わらせ方
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