今週は、メールで断るときのポイントについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 断り上手なメール（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
断りメールのパターン
断りのメールを送るとき、覚えておくとよい
パターンがあるのでご紹介しましょう。
1）相手への感謝 … 自分へ声をかけてもらったことへのお礼
2）断る理由 … 断りを入れる理由
3）断り … 断り
4）フォロー … 次のアクションにつなげるひと言、あるいは
相手の要望に対して、自分が可能な対応を提案
上記の1）～4）の順番で文章を展開すると
次のようになります。
1）ご案内いただき、ありがとうございます。
2）あいにく、その日はすでに予定があり
3）参加できません。
4）次回の例会へは参加の予定ですので
お目にかかれるとうれしいです。
1）ご依頼いただき、ありがとうございます。
2）あいにく業務が立て込んでおり
3）本日中に対応できかねます。
4）明日の午前中までお時間をいただければ
完全データでの納品が可能です。
明日までお待ちいただけますでしょうか？
1）で「すみません」と始めるより
まずは相手への感謝の言葉を。
2）の断る理由を示すときに
「あいにく」「恐縮ですが」「申し訳ありませんが」
といった緩衝材になる言葉を使うと
文全体の印象が和らぎます。
そのうえで、3）で断りをきちんと述べます。
そこで終わりにせず、4）で
「次回は…」のように次のアクションにつなげるひと言や
「しかしながら…」「明日でしたら…」のように
代替案を示すことで、断ったきりで終わりにならずにすみます。
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆
読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」
神垣が企画・編集を担当しました。
7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。
2005年創刊！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！
取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室
