今週は、メール関連の整理のススメです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除（3）＞
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保存か削除か
今週は、「メールの大掃除」と題し
メールをスッキリ快適に送受信するための
整理方法について紹介しています。
▼その3）メールの保存
「受信トレイ」や「フォルダ」に残っている過去のメール。
放っておくと「いつのまにこんなに！？」と
たまっているものです。
用済みのメール、情報の鮮度が古いメールなど
ムダに保存しているだけの過去のメールも
見直して、不要なものは削除していきます。
削除の対象となるメールとしては…
・受信日時を見て、1年間見返すことがなかったメール
・すでに対処、解決している用件のメール
・未読のまま放置しているメルマガ
などが挙げられます。
添付メールも、保存が必要なものかどうか確認して
必要なデータは別途保存し、不要なものは削除を。
どうしても保存しておきたい！
というデータは、それが分かるよう
きちんとタイトルを入れ、保存場所を決めておきましょう。
保存・削除するメールの整理は
年に1回よりも、
月に1回とか、業務が一段落したタイミングで
定期的に整理しておく方が時間もかかりません。
メールソフトによっては
14日とか1カ月など、一定期間ごとに
たまった過去メールを削除してくれる機能もあるので
自分で手作業でするのは面倒という場合は
活用するとよいでしょう。
