今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　　＜ 失礼なメール（5）＞
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上から目線の物言い

ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせていることがあり
ます。今週は、相手に失礼なメールの誤り、間違いについて取り上げてきまし
た。

「上記の説明でお分かりですか？」

書き手は、自分の説明で相手が理解できたかどうかを知りたくて、上記のよう
な問いかけをしているのですが、読み手によっては「上から目線で偉そうに」
ととられる可能性も。

「私の言っていること、お分かりですか？」

という話し言葉での確認の仕方も同様の印象を与えます。この場合

「上記の説明で分かりにくい点がございましたら、お知らせください」

このように相手が理解したかどうかの確認より、自分の説明に分かりにくいと
ころはないだろうかという尋ね方をすれば、相手に失礼な印象を与えません。

「広島へ行くついでに御社へ寄らせていただきたいのですが」

という一文も自分では相手に気を遣わせないようにと「ついで」という言葉
を使ったとしても、相手に与える印象は良くはありません。

「広島へ行くことになりましたので、御社へ寄らせていただきたいのですが」

と「ついで」を取るだけで印象は変わります。

気遣いをしたつもりでも、それが相手に不快な印象を与えてしまったのでは、
意味がありません。

メールを送信する前に、相手はどう感じるか、どう捉えるかを考えて読み返し
てみましょう。自分の視点から相手の視点で読み直し、立場が逆転した偉そう
な物言いになっていないか、確認してみることです。

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今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　　＜ 失礼なメール（4）＞
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簡略化して良いこと、悪いこと

ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせていることがあり
ます。今週は、相手に失礼なメールの誤り、間違いについて取り上げています

用件を手短にまとめ、すぐ送信できるのがメールのメリットではありますが
相手に納得してもらうためには、簡略化した安易な内容では相手に気持ちも
姿勢も届きません。

例えば、既に決まっていた約束を、自分の都合で変更するというケース。
相手とも調整済みなので、後になっての変更はできれば避けたい事態ですが、
どうしても変更しなければならないこともあります。そんなとき

———————————————–
別件が入ったので、日程を変更してもらえますか？
———————————————–

といった自分本位の連絡は相手のことを軽視していて、とても失礼。
このように既に調整済みの日程を、こちらの都合で変更する場合は相手の都
合が優先です。

——————————————————-
予定しておりました5月X日の○○の打ち合わせですが
X日以降に日程の変更をお願いすることは可能でしょうか。

既に調整済みの日程変更をお願いするのは
大変心苦しいのですが
社内のトラブルのため、急遽大阪へ向かうことになりました。

X日以降でしたら
御社のご都合のよい日程に伺います

変更が難しいようでしたら
弊社の△△が私に代わり打ち合わせに伺います。

ご無理を申しあげ、大変恐縮ですが
ご検討をお願いいたします。
——————————————————-

上記のメールでは
1）相手に日程変更の可否を打診
2）変更の理由を述べる
3）変更日は相手の都合に合わせる
4）変更できない場合は、代わりの者が参加

相手が納得し、返事がしやすいように4つの段階を踏んで、相手
の意向を聞いたうえでどのように対処するかを述べています。

相手に受け入れてもらえるかどうかは、書き方にかかっています。
無理なお願いをするようなときこそ、自分の都合より相手の都合を考えた配慮
のある対応が求められます。

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　　　　　　　　　　　　今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　 　　　＜ 失礼なメール（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 不適切な表現

ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせていることがあり
ます。今週は、相手に失礼なメールの誤り、間違いについて取り上げています

自分では、特別な意味はなく使っている言葉でも、第三者の視点では蔑視的に
映る言葉があります。例えば「外人」。

自分では名称として使っているつもりでも、蔑称ととられかなねない言葉なの
で「外国人」とするのが適切です。
（実は、私自身がそうで、メールマガジンに書いていたのを読者の方に指摘さ
れて以来、気をつけています）。

「60歳過ぎの高齢の退職者」という言い回しも「過ぎ」は「超える」や「以上」
に言い換え、「高齢の」は書く必要のない言葉と言えます。

「男のくせに」「女のくせに」「子どものくせに」といった、相手を見下すよ
うな表現も不適切です。

学校では「父兄」ではなく「保護者」を使うことが通例になっています。
「片親」という言葉も不適切とされ、「母子家庭」「父子家庭」を使い、
「連れ子」は「○○さんの長男」「○○さんの長女」のように書きます。

心身の障害についての表記でも、例えば「足に障害を持つ」とういう表現では
なく「足に障害のある」「足の障害がある」とします。

専門分野の仕事をする人が自分のことを「技術屋」「建築屋」などと使ったり、
店舗を人に示す時に「駅前の惣菜屋」、あるいは愛称として「八百屋さん」
「パン屋さん」などと言ったり書いたりします。しかし、人の職業や肩書を
「○○屋」で示すのは避けましょう。

自分には蔑視する気持ちはなくても、そうした言葉を使うことで蔑視している
ととられる可能性がある場合を考え、別の言葉に言い換えるほうが賢明と考え
ます。

言葉を使う側に悪意や差別意識はなくても、使われた側の立場で不愉快に感じ
たり、失礼と思ったりする言葉は使わないという意識を持つことが大切です。

差別語、不快用語については「記者ハンドブック」などに掲載されています。
まずは、知ることから始めましょう。

「記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集」

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名前の間違い

仕事のやり取りをする相手を怒らせるようなメールをわざわざ送る人はいませ
ん。しかし、ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせてい
ることがあります。今週はそんな、相手に失礼なメールの誤り、間違いについ
て取り上げたいと思います。

メールの書き出しで最初に書く相手の名前。
当メールマガジンでも繰り返し取り上げていますが、気をつけていても、自分
の不注意で、うっかり間違えてしまうことも。

同じ読みでも漢字表記が異なる名前は、特に注意が必要です。

「あべ」という姓の場合、安部、安倍、阿部
「さいとう」という姓の場合、斉藤、斎藤、齊藤、齋藤
「わたなべ」という姓の場合、渡辺、渡部、渡邉、渡邊

「さわ」の付く姓には、沢、澤
「しま」の付く姓には、島、嶋
「とみ」の付く姓には、富、冨
「はま」の付く姓には、浜、濱
という表記の違いがあります。

「えのき」という姓の場合、榎、榎木
「たのうえ」という姓の場合、田上、田ノ上　田野上

など、自分がやり取りする相手の姓だけでも、このように複数の例が挙げられ
ます。

勘違いやうろ覚えで漢字そのものを間違えるだけでなく、入力ミスに気づかな
いままメール送信ということもあるので注意しましょう。

入力する時に挙がってくる変換候補に頼らず、名刺で確認して、正式な表記で
メール送信する習慣をつけるほか、メールのアドレス帳に登録するなど、間違
いを繰り返さない対策をとりましょう。

余談ですが、広島には「栗栖」という姓が多いのですが、他県の人は馴染みが
薄いせいか「クリス」と外国人名をイメージするようです。「外国人と思って
いたら、日本人だったのでびっくりした」という話をよく聞きます。

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今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、メール以外か（5）＞
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これからの変化

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段（電話、手
紙、FAX、LINEなど）を活用した場合の連絡方法について取り上げてきました。

前回紹介した読者の皆さんの意見にあったように
特に、会社関係の伝達には、メールが主軸にあり、状況に応じて電話で補った
り、優先順位がメール→電話、電話→メール　と入れ替わったりしながら、
日々の業務が行われているということなのでしょう。

ただ、伝達ツールや伝達手段が増えてきて、ビジネスにおける連絡や情報共有
の仕方はますます多様で複層的になっていくような気がします。

そして、いつも考えるのはビジネスの現場で、伝達手段としてのメールの活用
がいつまで続くのか、いつ終りを迎えるのか、ということです。

同じ電話でも、固定電話から携帯電話、そしてスマートフォンが主流になって
きているように

伝達手段としてのメールも、LINEやメッセンジャー、SMS（ショートメッセー
ジサービス）に取って代わられる時期が、もうそこまで来ているのかもしれま
せんし、まだ当分は現状が続くのかもしれません。

スイッチをパチンと切り替えるように一気に、一斉に変わることはないにせよ、
グラデーションのように進む変化の波に乗っていくためには
新しい伝達手段を最初から拒否するより、まずは試してみるところか始め、自
分自身で見極めていくことが必要だと感じています。

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