2011年3月3日

【仕事のメール心得帖】否定より肯定＜言いかえる技術(4) ＞VOL.1452

今週は、同じ意味合いでも好印象を与える表現についてです。
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仕事のメール作法　　＜ 言いかえる技術(4) ＞
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否定より肯定

人やモノを形容するとき、表現の仕方によっては悪口と取られたり、相手
を不愉快にしてしまうことがあります。

「彼は単純だから」
「ずいぶん古臭い建物ですね」
「否定的な表現は避けた方がよい」

上記の3文は「ありのままを表現した」と言ってしまえば、それまでですが、
視点を変えると次のように書きかえることができます。

「彼は素直な性格だから」
「ずいぶんレトロな建物ですね」
「肯定的な表現を使うように努める」

人を形容するときは、「あの人は○○な人」と言いきってしまわず、「～な
性格」「～な性分」とするだけでも表現が婉曲になります。「背が低い」と
か「髪の毛が薄い」とか、本人がどうすることもできない身体的特徴や見た
目を取り上げるのも感心しません。本人に伝えることはなくても、人へそう
伝えれば、悪口陰口と同じです。

マイナス面に注目すれば「古臭い」でも、プラス面を見て表現すれば「伝統
的」「歴史を感じさせる」「年季の入った」といいかえることができます。
類語辞典を引くと、いいかえの語彙を増やす助けになります。

トイレでこんな張り紙を見たことはありませんか？
「トイレはきれいに使いましょう」
これはよくあるパターン。

でも、たまに次のよな一文を見かけます。
「いつもきれいにお使いいただき、ありがとうございます」

注意を喚起するとき、悪い結果を招かないために、つい命令調や詰問調の表
現になりがちですが、そこを敢えて良い結果を想定して呼びかけてみると表
現自体ががらりと変わります。

最初に挙げた例文も行動に結びつきやすいのは「否定的な表現を使うな」よ
り「肯定的に表現しましょう」という言い回しです。

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2011年2月24日

【仕事のメール心得帖】間違いの指摘＜上司への言葉づかい（4）＞VOL.1447

今週は、上司や目上の相手への言葉遣いについてです。
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仕事のメール作法　　　　　　　＜ 上司への言葉づかい（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　間違いの指摘

思い違い、聞き違い、書き間違いなど、誰にも間違いはあります。
上司とて同じ。ですが、部下からはなかなか指摘しづらいものです。

「△△は間違っています」
「これは入力ミスですよね」
「前回の方法と違うんじゃないでしょうか？」

誤っている、間違えていることが事実でも、それを頭から「間違っています」
「違います」と決めつけてしまうと、指摘された相手もいい気持ちはしません
（これは相手が上司に限らず、同僚でも後輩でも同じだと思います）。

「誤りではないかと思うので、ご確認ください」と、あくまで相手に確認を
依頼する文面にすると、反感をかわずにすみます。そうした観点で、上記の
三つの文を書き変えてみましょう。

「△△は○○ではないでしょうか？
　恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします」

「入力に間違いがあるようです。
　お手数ですが、入力方法を再度ご確認いただけますか？」

「前回はAの方法をとっていますが、今回はBで進めてよろしいですか？」

いずれも文は長くなりますが、「誤っているかどうかの確認」を相手に促し、
気付かせる文の運びにすることがポイントです。単に間違いを指摘するだけ
で終わりにせず、「Aではなく、Bではないですか？」のように、正解を示し
て確認すると、相手も間違いに気づきやすいです。