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今週は読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（4）＞
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テンプレートの活用
＜読者からの質問＞————————————————
例えば「いつもお世話になります」のように、
通常のメールで必ずといっていいほど使用する一文や決まり文句は
テンプレート化しておく方がよいのでしょうか？
テンプレートの活用法など、あれば教えてください。
読者 T.Uさん
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挨拶、会社名や名前を名乗る、といったメールの前文、
あるいは締めくくりの結びの文など、ある程度パターン化した文章は、
使用する場面を想定していくつかテンプレートを作り、
メールソフトの「下書き」に保存。
必要に応じて取り出して使用するという方法があります。
文例集の類はインターネットで多数検索できるので、
活用するのもよいでしょう。
私自身はある程度まとまった定型文をテンプレート化するより、
頻繁に使うフレーズを辞書登録して活用することの方が多いです。
テンプレートを取り込んで文章を書くのが面倒なのと、
定型文をそのまま流用することがほとんどないからです。
辞書登録しているのは、短いものでは自分の名前やメールアドレス、電話番号など。
これらは主にネットオークションの落札後のやりとりで使うことが多いです。
「コミュニティ」「Webサイト」のようにその都度入力が面倒な単語、
「投資信託」のようにあるテーマで文章を書くとき、頻繁に登場する単語、
「宇江様」「GAMAN貿易」のようにすぐに文字変換されないような固有名詞
なども辞書登録しています。
例えば、「こ」と入力すれば
こんにちは。【仕事美人のメール作法】発行人の神垣です。
今後とも【しごび】をどうぞごひいきに！
こんにちは。神垣です。
と「こ」で始まる複数のフレーズを辞書登録して、
用途に合わせ使い分けています。
テンプレートそのままの文章は、相手にも伝わってしまいやすいので、
それよりもワンフレーズを辞書登録して、その時々でアレンジしたり、
自分の言葉を添えて文章を作るようにしています。
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