今週は、読者のかたからいただいたお便りを紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　 ＜ 読者からのお便り（3）＞
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適切な敬語表現

VOL.855 敬語表現についての記事l
に、次のメールをいただきました。

＜読者からのメール ＞———————————————

敬語表現の問題ですが

「取材では、ご著書・メルマガの内容で伺いたい点がありますので、
恐縮ですが上京の折にでもお目にかかれませんでしょうか」

では如何？
読者　K.Hさん
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VOL.855で私が書き換えた敬語表現はこちら。

取材では、著書やメルマガに書かれている内容で、
特に気になっている点をお聞きしたいと思っています。
もし、お仕事で東京にいらっしゃる予定がありましたら、
お知らせください。

ご覧の通り、K.Hさんの文章は私の書いた文章の約半分。
ぎゅっと凝縮されつつ、要点を押さえた表現になっています。

ここでのポイントは「恐縮ですが」。
このひと言で、相手を気遣う心持が伝わります。

相手に負担をかけたり、お願い事をするような場合に
枕言葉として添えると、文章全体をが和らげる効果があります。

先週、紹介した「改まった言い方」
でもある「恐れい入りますが」「お手数ですが」なども
「恐縮ですが」と同様の場面で活用できるフレーズです。

敬語表現は、一朝一夕には身につきません。
私も未だに回りくどい言い方になったり、言葉が足りなくて
メールの送信後に後悔することがあります。

自分で調べたり、感じの良いメールをお手本にしたり
と、適切な表現ができるように日々意識することが大切ですね。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　　 　 ＜ 読者からのお便り ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　署名の活用

メールでよく使う決まり文句をテンプレート化して活用する、という
VOL.834の記事に対して、次のメールをいただきました。

＜読者からのメール ＞———————————————

> 　使用する場面を想定していくつかテンプレートを作り、
> 　メールソフトの「下書き」に保存。
> 　必要に応じて取り出して使用するという方法があります。

ですが、オススメの方法がありますのでメールさせていただきました。
文章を『署名』に登録しておくのです。

私は、仕事先OKになった場合・仕事先リテークの場合・上司宛など
数パターン登録していますが、個人的には『下書き』保存を
利用するより便利だと悦に入っております（笑）

フレーズなどは辞書登録で十分ですが、
署名だと長文も登録できますので、ぜひ一度お試しください。

読者　F.Sさん
——————————————————————

これはいいアイデアですね。
よく使う文章を「下書き」に保存して、その都度取り出すより
「署名」化しておくと、一発で定型文が取り込めます。

メールや添付ファイル受領の際の返信メール、お礼のメールなど、
「署名」化できる定型文はいろいろとありそうですね。

私も、ある程度定型化した文章はテンプレートにしていますが、
それに加えて、相手に対するひと言をその都度添えるようにしています。

「相変わらず暑いですが、ご自愛ください」「また、飲みましょうね」
など、相手と関係する事柄やちょっとひと声かける感じで一文を添えると
いかにも定型文という印象がなくなるからです。

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