今週は、読みやすいメールを書くポイントについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの文章 ＞
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一文を短く
「一文を短く」というのは、メールに限らず文章全般に言える、
わかりやすい文章を書くポイントの一つです。
例えば、次の一文をみてみましょう。
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当社では、GLP基準適合施設を設置し、新規化学物質の生産あるいは、
市場化に際して、安全性評価試験の受託はもとより、
試験報告書の関係官庁への届け出支援までを主業務としています。
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上記のように自社の特徴をアピールしたいがために、
一文に要素を詰め込みすぎると、
結果的にポイントがぶれて、特徴がわかりにくくなります。
「主業務」が何であるかを先に述べ、
それに伴いどのような施設があるかを補足する文の組立てにすると
わかりやすくなります。
「あるいは」「に際して」「もとより」といった
文と文をつなげる語を取り払い、文章を二つに区切ってみましょう。
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当社では、安全性評価試験の受託をはじめ、
試験報告書の関係官庁への届け出支援までを主業務としています。
GLP基準適合施設を設け、新規化学物質の生産や市場化を
総合的にサポートします。
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文をつなげるほど、読み手にはポイントがぼやけ、伝わりにくくなります。
特にメールの文章の場合は、結論や最も言いたいことを先に述べ、
次に詳細を書く習慣をつけると、伝わりやすくなります。
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