今週は、読者からのご意見・質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問(5) ＞
◆─────────────────────────────────◆
メールのコワイ話
米国在住の読者からいただいたメールです。
＜読者からの質問＞———————————————-
実は、昨日、友人のプライベートなメールが間違って送られて来て、
ちょっと気の毒な思いをしました。
彼女は子どものクラスの保護者宛に
学校行事に関する情報をBCCで一斉送信してくれたのですが
その直後、まったく学校とは関係ない
彼女のプライベートなメールのやりとりがそっくりそのまま、
保護者の私たちにも送られてくるという間違いが起こったのです。
ビスタとヤフーメールとの関係で、
このような間違いが起こるらしいと聞いたことがあり
一度使ったBCC機能がなぜか継続されていて、
個人に送ったつもりのメールが、
前回利用したBCCのアドレス全部に
一斉送信されることがあるのだとか。
正確な原因はわかりませんが、
わたしも似たような経験をしたことがあるので、
ざっと検索してみたのですが、
一度送信してしまったメールを取り消すテクニックは、
今のところ未開発のようです。
メールソフトによっては、「リコール機能」があり、
相手に読まれていない送信済みのメールならば、
取り消すことができるものも中にはあるみたいですが。
このようなことが起きた場合の
送った側の対応策（対応メール）、
送られた側の対応策、心遣いについて尋ねてみたいと思いました。
わたしの場合は、
また同じミスがあると気の毒だし、
友達だもの、教えてあげるべき、と思って、
彼女には、プライベートメールが送られて来た旨と
BCCを利用する場合は気をつけた方がよいことを伝えました。
きっと、彼女は穴があったら入りたい気持ちだったと思うのですが
恐縮しつつ「ありがとう」と返信メールが来ました。
メールって便利な分、うっかり操作で怖いところもある、
と思った経験でした。
（読者 K.Kさん）
—————————————————————–
上記のケース
自分の身に置き換えると、確かに怖いことです。
私はそういうトラブルに遭遇したことはないのですが
全社員共通のアドレスに個人宛のメールを送ってしまったり
ある人について書いたメールを別の相手に送ったつもりが
本人も読んでいるメーリングリストに誤って送ってしまい
大恥をかいたことがあります。
このようなケースでは
送信した本人は気づいておらず
相手や第三者から後で指摘されて、
初めて知ることが往々にしてあります。
やはり、気づいた時点で
送信元の相手にいち早く伝えるのが親切。
送ったメールは取り消せませんが
少なくとも再発防止にはなります。
送信する側の留意事項としては
・人に読まれては困る内容のメールは書かない、送らない
・送信前に送信先を再確認
・もし、誤って送信した場合は、
すぐに訂正や間違いであることを知らせるメールを送信
恥をかく程度で済めばいいですが
特にビジネスメールの場合は
企業情報の漏洩などにつながれば一大事です。
メールの利便性を過信せず
送信する側がメールの内容、送信に責任を持つことも
必要かもしれませんね。
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。
「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信！
【仕事のメール心得帖】有料版 登録はこちらから
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
