今週は、メールをやりとりする際に気をつけたいことについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ ちょっとした気配り ＞
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署名の情報
読者から、次のようなお便りをいただきました。
＜読者からのお便り＞———————————————-
メールも何度かやりとりをすると、相手の方も慣れてきて、
名字だけで送られる方がいらっしゃいますよね。
でも、いただいたメールに対して、
「あ、これは電話で返事したい」と思った時に、
役職、電話番号がすぐに出てこないことがあるじゃないですか。
ことに私たちのような個人事業主は、
おつき合いする人も幅広いので、
お客様をいちいち電話に登録しませんから。
その度に、名刺をひっくり返したり、
最初のメールを探したりするのに時間がかかるんですよ。
どんなに慣れた相手でも、やっぱり仕事のメールには、
社名・部署名・フルネーム・電話番号
は必要だと思うのですが、いかがでしょうか？
（読者 R.Yさん）
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私もまったく同感です。
私のビジネスメール用の署名にも
郵便番号、住所、電話番号は必ず入れています。
メールでやり取りした後、郵便物を相手に送ったり
電話で連絡するとき
署名にこれらの情報があるとないのとでは
対応のスピードが全然違うのを
身を持って知っているからです。
罫線や記号で飾ったり、やたらとPRの多い署名より
住所や電話番号といった基本情報がきっちり書かれている
署名の方が、ずっとありがたいのです。
何度もやりとりする相手には
簡易な署名を、という考えもありますが
ビジネスメールにおいては
名刺に記載されている情報がメールの署名にも同じようにあると
受け取る側には重宝です。
このほかに内線の電話番号やスカイプ名などがあると
便利なことも。
要するに、自分に直接連絡できる手段を
署名にも明記しておく方が、情報も早く入るということを
気に留めておきたいものです。
今週は、このように
メールをやり取りする際のちょっとした心遣いについて
述べていきたいと思います。
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