今週は、メールをわかりやすくする番号の付け方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 番号を付ける効用（2）＞
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ファイル名に番号
今週は、メールのやりとりで
番号をつけることの効用を考えていきたいと思います。
複数のファイルをメールに添付する時
ファイル名に通し番号をつけておくとわかりやすいです。
私は地元企業の社内報の編集の仕事をしているのですが
デザイナーに画像データを送る時は
「XXXXX78-P1」
「XXXXX78-P2」
のようなファイル名にして送っています。
「XXXXX」の部分は社内報のタイトル（英文字）
「78」は社内報の号数
「P1」「P2」はページ数を意味します。
こうしておけば、送る私自身も整理ができ
受け取るデザイナーにもわかりやすいので、
ファイルの混同や重複を避けることができます。
▼ ファイル名に日付を入れて整理
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原稿を書いたテキストやWordファイルには
日付を入れるようにしています
例えば、こんな感じ
「090929XXXXX.doc」。
「090929」は2009年9月29日の略
「XXXXX」は媒体名や連載やシリーズのタイトルです。
月に何本かの原稿を同じ客先に送信する時は
「0909-1」「0909-2」のような通し番号を付けることも。
2009年9月の1本め、2009年9月の2本めという意味合いで
自分の整理のためにこのような表記にしています。
余談ですが…
ファイル名を英数字にする場合
「XXXXX 090928」のようにファイル名の間に
半角スペースを入れると、
「宅ふぁいる便」でデータ送信するときに
受けつけてくれないので、注意しましょう。
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