2009年9月30日 | 神垣あゆみブログ

今週は、メールをわかりやすくする番号の付け方についてです。
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　仕事のメール作法　　　　　　　　　　＜ 番号を付ける効用（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　番号を付けて箇条書き

今週は、メールのやりとりで
番号をつけることの効用について取りあげています。

メールは箇条書きで表記すると、ポイントが整理され
書き手にも読み手にもわかりやすい内容になります。

例えば、原稿の修正を指示する場合

修正箇所は次の3カ所です。
1）AをBに差し替え
2）CをDに修正
3）EからFに変更

と番号を振って整理しておけば、修正箇所が明らかなうえ
返信する際も

1）と2）については対応済みです。
3）の変更は・・・

のように、問題とする箇所をメールの送り手・読み手とも
認識しやすくなります。

箇条書きで整理した内容に、さらに次のような観点で番号を付けていくと
より一層、意図が伝わりやすくなります。

・優先順位　　　…　何から手を付けたらいいか、優先させる事柄順
・順番（手順）　…　段階を追って、プロセスを伝える
・時系列　　　　…　時間の経過順

▼　いくつポイントがあるかを冒頭で示す
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さらに、箇条書きにする際、その冒頭に
「修正箇所は3カ所です」
「○○○○○の注意点は下記の5点」
と、いくつポイントがあるかを示すとよいでしょう。

私は「3」か「5」にポイントを絞るようにしています。
5以上になると項目が多く、
関心や注意を引き付ける力が弱くなると思うからです。

項目が多すぎるのも同様の理由で避けます。
いくら箇条書きに整理しても、分ける項目が10以上ともなると
重要度が薄れるように感じます。