今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　 ＜ 返信のタイミング（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信状況を読む

　ある編集部の担当者は、メールの返信が1週間後というのが通常。

　先方が月2回発行の定期刊行物を抱えており、常に多忙なためか、メール
　の返信までの間が長く、こちらからメールを送っても、返信されてくるの
　は5日から1週間後です。仕事が一段落する（らしい）週末や週明けに決
　まってメールの返信があります。

　最初は、「こちらからのメールが届いていないのだろうか…」と不安にな
　りましたが、何度かやりとりをするうちに、これが相手のペースなんだと
　気づきました。なぜなら、同じ部署の他の担当者も、やはり同じようなペ
　ースでメールが返信されてくるからです。

　その代わり、メールの内容に無駄がなく、次の指示が的確にまとめて示さ
　れるので、こちらは次の返信までに作業を進めておくことができます。

　一般的な事例ではありませんが、このように相手の状況と返信ペースを知
　っておくと、やきもきすることもなく対応できます。

　▼　即レスには即レスで
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　逆に、メールを送ると数分後には返信があるような「即レス」派の相手の
　場合は、返信があるときが相手がパソコンの前にいるときなので、こちら
　も即時に反応しで一気にやりとりをします。

　相手が確実にパソコンの前にいることが分かっているので、メールでなく
　電話のやりとりで用件を済ませてしまうことも。

　自分の返信ルールを設けるだけでなく、相手の仕事のサイクルや状況、反
　応の速さを読み、それに合わせたやりとりをするのもメールの効率を上げ
　る一つの方法ではないでしょうか。

今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　 ＜ 返信のタイミング（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　催促せずに待つ
　
先日、こんなことがありました。

　来週予定している小学校PTA役員会の出欠確認を、男性役員全員に携帯メ
　ールで送信しました。

　いつもは、その日のうちに誰か一人くらいから返信があるのに、なぜか誰
　からも返信がありません。

　「よもや送信されてないのでは？」と送信履歴を確認すると、送信ミスで
　はなさそう。

　メールを送ったのが金曜の午後だったので、「週明けでないと予定が分か
　らないのかな？」「土日に地域の行事があるから、みんな忙しいのかも…」
　と、月曜まで待つことにしました。

　すると、日曜日の夕方から月曜にかけて、「返信遅くなってすみません」
　と相次いで返信がありました。

　男性役員は全部で5人。5人全員から、送信した金曜と翌日の土曜に音沙汰
　がなく、少々不安になりましたが、予想通り、週末で予定が定まらなかっ
　た人が多く、週明けに次々と返信がありホッとしました。

　▼　催促する前に、待ってみる
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　こういうとき、プライベートなメールだと、「さっきメール送ったんだけ
　ど、届いた？」とつい探りを入れてしまい、相手にうるさがれることがあ
　ります。

　上記の役員へのメールは急を要すものではなく、確認のためのメールだっ
　たので「待つ」ことができました。

　月曜まで待って返信がなければ、再度メールを送るか、会長に出欠のとり
　まとめをお願いしようと考えていました。

　このように相手の状況が予測できる場合は催促せずに、少し待ってみるゆ
　とりも必要と感じます。

　ですが、悠長に待ってはいられない、すぐに必ず返信が欲しいという場合
　は「○日○時までにご返信をお願いします」と、期日を示しておくことを
　お勧めします。