今週は、先回りしないメール対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　＜ 事前のひと言、事前の確認（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　段階を踏んで押さえる

　相手からすべて一任されて、物事を進める場合と、
　相手に確認してから進めた方がいい場合とがあります。

　前者の場合は
　「○○については、この方針で進めます」
　と言いきることができますが、後者の場合は事前の確認なしにこのように
　言いきってしまうと「待った」がかかったり、後で文句が出ることも。

　特に社外の相手の場合は、この確認・打診のプロセスは省かない方がよく、
　面倒と思っても、一つひとつ確実に段階を踏んで進めていく方が、トラブ
　ルや不満をかかえずに済みます。

　「この日に決めたい」と思っても、「ご都合のよい日をお知らせください」
　と尋ねてみる。

　「これに決めたい」と思っても「いかがでしょうか？」「どのように思わ
　れますか？」と打診してみる。

　多分、大丈夫だろうという予測のもと、先走って物事を進めてしまうと、
　後になって、相手から「こんなはずじゃなかった」「そんなことは言って
　ないのに」というクレームが返ってくることになりかねません。

　その都度、確認をとることは、相手も一連の工程に参加してもらうことで
　もあるので、そのプロセスをないがしろにしないように気をつけましょう。

　メールだからこそ「事前のひと言、事前の確認」が生きてくることもあり
　ます。メールは記録として残るので、もし、トラブルが起きた時も
　「あのときこういうやりとりをしましたよね」
　と事前確認した時のメールのやり取りを証拠や根拠にできるのですから。