今週は、先回りしないメール対応についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 事前のひと言、事前の確認 ＞
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先走りメールにご用心
何度もメール対応するのは煩わしいから、と一度に物事を決めてしまおう
と先走ると失敗することがあります。
例えば、日程調整。
相手との打ち合わせ日程を調整する際、相手の都合を聞く前に「当方の都
合を先に申し上げますと…」と自分の都合を先に提示したり、「来週の月
曜14時でいいですか？」と確認もせずに勝手に決めてしまうと、相手は良
い印象を持ちません。
送信する側は手間が省けるからと気を利かせたつもりでも、相手の了承を
得ぬまま物事をさっさと決めてしまうと、相手は自分を素通りして何もか
も進められたと不愉快に思うのです。
▼ 事前の確認の有無が結果を左右する
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メールのやり取りが増えると思っても、省いていけない手続きが、
「一度、相手の了承や合意を得たり、確認をとる」こと。
相手に一度、打診してから次のステップへ進めば、相手は納得しているので、
つつがなく物事が進んでいきます。
しかし、決定を急ぐあまりに、このひと手間を省くと、あとあとしこりを残
すことになり、起こらなくてもいいトラブルを抱えることになりかねません。
実は、結論を急ぐあまり、相手に打診をせず先走ったメール対応で失敗する
ことが、私は未だによくあります
今週は、そんな自分の失敗談を交えながら、適切なメール対応について考え
ていきたいと思います。
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