今週は、先回りしないメール対応についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 事前のひと言、事前の確認(5)>
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段階を踏んで押さえる
相手からすべて一任されて、物事を進める場合と、
相手に確認してから進めた方がいい場合とがあります。
前者の場合は
「○○については、この方針で進めます」
と言いきることができますが、後者の場合は事前の確認なしにこのように
言いきってしまうと「待った」がかかったり、後で文句が出ることも。
特に社外の相手の場合は、この確認・打診のプロセスは省かない方がよく、
面倒と思っても、一つひとつ確実に段階を踏んで進めていく方が、トラブ
ルや不満をかかえずに済みます。
「この日に決めたい」と思っても、「ご都合のよい日をお知らせください」
と尋ねてみる。
「これに決めたい」と思っても「いかがでしょうか?」「どのように思わ
れますか?」と打診してみる。
多分、大丈夫だろうという予測のもと、先走って物事を進めてしまうと、
後になって、相手から「こんなはずじゃなかった」「そんなことは言って
ないのに」というクレームが返ってくることになりかねません。
その都度、確認をとることは、相手も一連の工程に参加してもらうことで
もあるので、そのプロセスをないがしろにしないように気をつけましょう。
メールだからこそ「事前のひと言、事前の確認」が生きてくることもあり
ます。メールは記録として残るので、もし、トラブルが起きた時も
「あのときこういうやりとりをしましたよね」
と事前確認した時のメールのやり取りを証拠や根拠にできるのですから。