今週は、メールによる伝達の良し悪しについて考えます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　 ＜ メールは万能ではない（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　長文のメール

　「メールではうまく伝えられない」と思った時点で
　メールから電話の伝達に切り替えてみましょう。
　と昨日、述べました。

　「書けない」「書ききれない」と思った時点で
　メールで「書く」より、電話で「話す」方法に
　伝達手段を換えたほうが、確実で効率的だと考えるからです。

　しかし、「書ききりたい」と思う人も中にはいます。
　「書き終わらないと気がすまない」「書いて伝えたい」という気持ちが
　強い場合です。

　書いて伝えることは大切ですが
　思いをこめたラブレターでも、長すぎると意中の相手に飽きられます。
　（案外、はがき一枚に大きな文字で書いた短文が心を射止めたりして…）。

　長文のメールというのは、書く側の“思い入れ”の強さに比例して
　長くなる傾向があります。

　ラブレターはともかく、ファンレター的な内容だとか
　言い訳や弁解、誤解をとこうとする場合、説得しようとする場合など
　メールが長くなりがちです。

　長文すぎるメールは、
　読む側が構えて読む割には、要点が捕らえにくいだけでなく
　長文であるほど、返信に困るものです。

　▼　長文になりそうだと思ったら…
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　パソコン画面をスクロールせずに読みきれる程度の内容が
　メールとしては適切な文字量と常々感じていますが
　それ以上になる場合は、次のような対策をとり
　少しでも相手が理解しやい工夫が必要でしょう。

　・長文である旨を件名や冒頭で知らせる
　・改行や見出しをつけるなど、メール本文を読みやすくレイアウト
　・レポート形式にしたWordファイルなどを別途添付

　このようなメールで長文にわたる伝達内容は
　可能であれば、実際に相手と会って資料をもとに話をしたほうが早い
　ということも往々にしてあります。

　長文メール（特にビジネス以外）は文章が得意な人が陥りやすい
　傾向があります。

　書く側はノリノリで書いていても、
　読む側は苦痛でしかないということも…。　
　日ごろから、用件の「核心」を書いて伝えることを心がけたいものです。

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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　　　　　　　　　【ビジネスパーソン メール術】（18）
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　　 エンドレスなメールのやり取りを終わらせるには？
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