今週は、メール送信時の留意点についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ メールでしてはいけないこと（4）＞
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宛名の間違い
今週は、主に新入社員の方に向けて
ビジネスメールで「してはいけない」ことについて
とりあげています。
宛名が間違っているメールを
送ってしまったこと、
受けたこと
はありませんか？
初めてのコンタクトで
相手の宛名（社名、役職、名前）を間違えるのは
避けなければならないミスです。
でも、もっと注意が必要なケースがあります。
電話で名前を聞いた相手に
メールで連絡を取ろうとして
どんな漢字を書くのか分からない
というようなとき。
最初はやむを得ず
平仮名や片仮名で名前を書いて送ったとしましょう。
例）株式会社○○
カミガキ様
※このとき、メール本文で
「お名前の表記が分からず、カタカナにてお送りする失礼をお許しください」
といったひと言を添えます。
すると、相手から
本来の名前の表記で返信がありました。
例）このたびはお世話になります。
○○の神垣です。
そして、次に自分からメールを送るときは
「神垣様」
と表記して送信するものですが
二度目のメールの宛名も
「カミガキ様」とカタカナ表記のまま
というケースがあります。
このように、
最初の失敗から学ばず
同じことを繰り返すことこそ
最も避けるべき事態なのです。
しかし、この宛名の間違いを正すことなく
返信を続けているケースが実は少なくありません。
上記のように
相手から正しい表記で返信があったにもかかわらず
片仮名や平仮名表記のまま返信してしまったり
「神垣」を「神崎」「上垣」のように
文字を間違えてメール送信し、
相手が正して返信しているのに気づかず
間違った表記のままやり取りを続けていたり、といったケースです。
思いこみの恐さでもあるのですが
宛名のミスは初歩的かつ致命的なミスでもあるので
くれぐれも気をつけましょう。
そして、メール対応に限らず
失敗に対する「学習能力」のない対応・態度も
注意が必要です。
