※ 2020年1月から、参加費が下記に改訂されました。   
     大人:5000円(税込)  
     子供(中学生以下):2000円(税込)   
▼岡山クラス 2月23日(日) 13:00~16:00 参加者の感想はこちら ▼神戸クラス 3月8日(日)13:30~16:30 参加者の感想はこちら ▼広島クラス   3月21日(土) 13:00~16:00  参加者の感想はこちら ▼福山クラス   4月11日(土) 13:30~16:30 ※6月に開催を延期します。

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 このたび、まぐまぐから有料メールマガジンを創刊する運びとなりました。

 タイトルは【 仕事のメール心得帖 】です。
 
 対象とする読者は、
 「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰にも教えてもらえない」
 という若手ビジネスパーソン。

 現在、就活真っ只中のうちの娘たちを見ていても、
 SNSによるコミュニケーショには長けていても、
 パソコンを使ってやり取りするメールについては
 大学や短大で教わっていないし、基本的なことも知りません。

 就活のエントリーをするときとか、その後 の採用担当者とのメール対応で
 何度「これでいいか確認して」とチェックさせられたことか。

 いわゆる“デジタルネイティブ”世代はSNSを使い、
 見知った人たちと会話するようにコミュニケーションをとるのは
 無意識にできるくらい達者ですが、

 会社という組織の中で、そのルールにのっとり
 社外の相手とパソコンのメールでやり取りするのに不慣れ。
 対応の仕方が分からず、苦手意識を持っている方
 多いのではないでしょうか。

 かといって、教える側の上司や先輩も自分の業務に忙しく、
 そんな時間もないし労力もかけられない、という状況だったりします。

 メール対応の研修やセミナーでも
 20代~30代前半の参加者から共通して挙がるのは
 「基本的なことを知らないので不安」
 「正解が何か分からない」
 という声です。

 2009年に刊行した
 「考えすぎて書けない人のための1分間メール術」
 がロングランで売れているのは、まさに
「考えすぎて時間ばかりかかるので、早く対応できるように、
 すぐ使える文例が知りたい」という若い世代のニーズがあるからです。

 早い話、神垣の著書を買って読んでもらうのが一番良いのですが、
 「本をいちいち読んでられない」
 「本じゃ、文例をコピペできないし……」
 という声も。

 そこで、
 ・毎週1回確実にメールで届き、
 ・必要に応じて文例をコピー&ペーストして使える
 ・読み続けると、誰に教わらなくても「基本的なメール対応」ができる
 メールマガジンで「仕事のメールの基本」をお伝えしようというものです。

 有料メールマガジン【 仕事のメール心得帖 】は
 毎週1回 金曜日 月4~5回の配信。
 週替りで下記のメニューでお伝えします。

 1週目:メール作法
 2週目:メールの敬語
 3週目:間違いやすい言葉
 4週目:ワンランク上の言い回し
 5週目:メール作法-2
 ※5週ある月は最終週に「メール作法-2」を配信します。

 1~5週の各メニューに、サブメニューとして
 「メールに関するQ&A」を添えてお届けします。

 【しごび】を読み慣れた方には、嫌になるくらい「特濃」級の文字量です。

 だけど、その分、1回の配信でワンテーマがしっかり頭に入ります。

 月 540円(税込)ですが、
 継続して読まなくても、バックナンバーの内容で興味のあるものだけ
 購読してもよいと思います。

 登録した最初の月は「無料」。
 さらに、創刊月の5月は、3回の配信ですが、追加で4回分配信します
 (つまり1~4週のメニューどおりの内容)。

 「メール対応の基本が分からずさまよっている」方はぜひ、購読を。
 今週の金曜、5月17日に配信します。

 ▼【 仕事のメール心得帖 】の登録はこちら
 
 メール対応に悩む部下や後輩の方々にも、ぜひともご紹介ください。
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神垣 あゆみ

フォローすると、最新刊やおすすめ作品の情報を入手できます。 1966年生まれ。広島県呉市出身。尾道短期大学(現・尾道大学)国文科 卒。編集者・ライター。2005年、平日日刊の無料メールマガジンを創刊。現在も約7000人の読者に、日々の仕事のやりとりを気持ち良く、円滑に進めるために必要な「書いて伝える」技術やコツ、考え方を紹介している。 …

【 仕事のメール心得帖 】(無料版)は2020年3月9日の配信で 3500号を迎えました 。創刊は2005年1月10日。 ご愛読いただいている読者の皆様に心から感謝 いたします。
メールマガジンの内容をもとに、上記の著書8冊をこれまでに刊行しています。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
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最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

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このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
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 広島県福山市は、日本一のデニムの産地。

 でも、あまり知られていません。
 それは、なぜか?

 理由を取材した記事が「さんち ~工芸と探訪~」に掲載されています。
 ぜひ、ご一読ください。

メーカー兼コーディネーター。垣根を越えて動き出す、日本一のデニム産地・福山の今|さんち 〜工芸と探訪〜

日本一のデニムの産地はどこだと思いますか? 製品としての国産ジーンズの産地といえば、岡山県倉敷市の児島地区が有名です。でも、ジーンズの生地であるデニムの日本最大産地は、広島県福山市。 実に全国シェア7割を超えるデニムが福山で生産されているのです。 児島のジーンズも、生地は福山市やお隣の岡山県井原市のデニム素材を使用。 …

 取材したとき、思い浮かんだのが
 中島みゆきの曲「糸」。

 ものづくりも人とのかかわりも、
 経糸(たていと)と緯糸(よこいと)の組み合わせで
 織りなすものなのかもしれません。
記事全文を読む
都道府県別の回答は、東京都が最も多く、次いで広島県。続いて愛知県・神奈川県
回答者の男女比は 女性>男性
回答者の年齢層は50代が最も多く、次いで40代
職業別では会社員が7割を占める
業種別では製造業が最も多く、次いでIT関連
職種別では、事務職の回答が多かった
在宅ワークを「初めて実施」の回答は約4割、「以前からしていた」という回答は約3割
「在宅ワークの方が仕事に集中できできる、とは言えない」
「在宅ワークで戸惑うことがある」
「これからも在宅ワークを続けたい」
という回答が多かった
1日に在宅ワークを行う時間としては「8時間」という回答が最も多かった

▼在宅ワークでの困りごと

自宅にはリラックス用のイスしかなく、仕事向けのイスが無い。今回、オフィス用チェアの実力を思い知った。毎日8時間以上も座っていられるのは素晴らしい。

椅子です! 会社の椅子は長時間座れましたが、自宅のは座面が固くて向いていない。 安物ですが、オフィスチェアをポチってしまいました。 

机と椅子などの物理的な環境が整っていなかった。そのため3週間でヘルニアが再発しました。 今は椅子を買い、少しづつ環境を整えています。

  • 業務上、個人情報を扱っているので、セキュリティ上の不安がある PCのセキュリティという点だけではなく、隣室などに声が筒抜けではないか?など
  • 相談室にかかってきたフリーダイヤルの対応をしなければならないのですが、出社している時の様に交代で休憩をとるということが今のところできない。昼休憩のため外出ということもできないのでストレスがたまる。
  • 座卓(こたつ)しかないので、床に座って仕事をすると疲れる ・お客様に説明をするための資料が必要であるため、大量の資料を持ち運ぶ必要がある(現在は交代で在宅勤務をしています)

自宅のPCのスペックが、思ったより良くなかった。よく固まる。処理が遅い。

会社ではCRT2台を利用しているが、在宅だとノートPCの画面のみになり見にくいのです。

社内LANに繋がりにくい。

回線がつながらないことがある。私用では気にならないが、打合せ直前などは焦る。息抜きが長くなりすぎることが多い。机の高さが合わない。仕事と日常の切り替えが曖昧になる。

ネット環境が会社の方がよい。会社に行かないとできないこともあるので、その場合は出勤しています。

セキュリティの関係で必要データアクセスに制約があるため在宅でできないことも多い。 PC不調でスマホを使用することも多く目に負担。 職場にいないことでむしろメールや他のツールチェック、連絡への反応に神経質になってしまう。

在宅ワークとは少し異なりますが、本来の現場は名古屋、出社しているのは三重の勤務先なので、名古屋の現場への接続かよく切れる点と速度が遅い点が困っています。

  • 職場に比べてパソコンのスペックが高くない。
  • ハンコ、提出書類のための出社が面倒。

紙ベースの対応のもの(検印に代わるものが思い付かない)

紙での確認が困難なこと。運動不足になりがちなこと。

スマホの普及により、PCの前に居ない家事タイムの時にもメールやチャットの通知につい反応してしまうようになりました。仕事の効率は良くなりましたが、ずっとスマホを気にするようになってしまいました。

2月末から在宅のため、かなり飽きてきました。また、やはり顔を合わせていないため文字だけでは、意思疎通が難しい相手もいること。

関係者と会って打ち合わせが出来ない事。メールや電話でも連絡はできるが、細かな点まで伝わりづらいことがある。

コミュニケーションが全てチャットのため、簡単な質問でも時間がかかってしまう。

  • 職場でFacetoFaceの会話よりコミュニケーションを取るには少し時間がかかる
  • チームメンバーのモチベーションを確認することができなくなりマネージャーとしてはやや心配
  • 今までプライベートだったWechat(日本だとLINE)が仕事用のものになってしまいストレスも
  • 仕事用のソフトウェアを設定し直すには面倒がある;運動不足になりやすい
  • シェアしたいプレゼンテーションはビデオ上ではやややりづらく、反応も現場より薄くなる

お客様からの返信が遅い若しくは無い為、こちら側の作業が滞る。催促もしずらく…💦

時間を無視して 作業を依頼してくることが 多くなった。

Teamsを使って社内のコミュニケーションを取っていますが、気分転換の雑談が出来ない。

公私の切り替え

メリハリを付けにくいですねえ。

子供と一緒にいながらの仕事は進みません。

他の人が居る状況ではなかなか仕事のみに集中できない(特に現状は子どもたちがいるので)。また、設備が職場とは違うので、そこも困るところです。

子どもが休講のため在宅しており、食事の提供が負担である。

自分だけが在宅だったものが家族も在宅となり、ペース配分、音環境などすり合わせが必要になりました。在宅初心者の家族は苛立ちや閉そく感から感情コントロールが難しい時があり、その配慮がさらに仕事のパフォーマンスを落とします。

閉じこもり感があり、ノビノビできずイライラする。

  • 気をつけていないと閉じこもりきりになり、世の中の動きにうとくなること。
  • 家事によって、仕事のキリの良いところで調整できない場合があること。 (家族の食事の支度など)

給与の対価に見合う仕事をしているのか迷いを感じる。

職業的には兼業主婦なので、普段は店5時間、家事3〜4時間。あとは自由時間です。家事=在宅ワークとすれば、家族が家にいる時間が増えて家事時間が増えました。3食の食事、家でゴソゴソするから常に汚れる部屋の掃除。正直、今のほうが忙しい(苦笑) 。急ぎ、子どもたちに家事を割り振って勝手にやってくれるよう教育中です。

社内外の方との確認事項等、連絡を取ることが増えて、在宅の方が忙しい。 通勤しないので、運動不足になる。


顧客との電話やテレビ会議で、こちらの雑音(休校中の子どもの話し声やテレビの音)などが伝わって失礼にならないか不安。

たたき上げの一人代表の会社なので在宅ワークを快く思っていないので気が引ける。

社長のストレスや疲れ、思い込み、感情の変化が激しいため、その状況によって対応策を思索するため時間をとられること。いつもありがとうございます。お心遣いに感謝申し上げます。大変申し訳ございませんなどと使っています。何か他の言い回しはありますか。また、メールで機嫌がよくなるような挨拶文や締めの挨拶文はありますでしょうか。機嫌によって、業務の進み具合が変わったり、OKを出したあとに物事に変わったり、気に入らなことがあると、次の日に圧力(仕返し)のメールが届き困っています。子どもの頃、先生からもクラス全員から、いじめっこだと言われたそうです。その話を聞いてから納得しました。

▼在宅ワークで集中するための工夫

好きな音楽を流しっぱなしにする

音楽を小さい音でかける。

体操をする。

通勤時間を利用して、ウォーキング等体を動かした後、業務開始する。

仕事の時間と順番を決めている。

仕事前に家事手伝い少しこなしてから1日のタスクメモを作りそれにしたがって作業します。

身の回りの空間の掃除をしてから、仕事始めています。作業机には、植物を飾っています。

時間にメリハリをつけるために3時におやつを設けているが、これはこれで太ります…。

1時間に5分休憩する。

始業時間 昼食時間 は必ず守る 終業時間は ほぼ未定。

仕事をする時間を決める、集中したいとき – 周りの家族に宣言する、イヤホンで音楽を聴いて回りの音をシャットアウトする、別の部屋に籠る。

  • 毎日ぎっしりとテレワークのスタート時間を決めてその前にすべての朝ルーティンを終わらせる
  • 一時間を区切りに息抜きをする

部屋に閉じこもり、です。

メールやSNSのチェックは一人の部屋に籠もってやる(1時間ぐらいならほっておいてくれる)。

3歳の子供には仕事部屋を『会社』と教えて、部屋への出入り時には「いってきます」「ただいま」と言うことで、自分自身も家族も気持ちの切り替えを行なっています。

在宅家族(子どもたち)に話しかけられても「お仕事中です」と返事をします。

家族に声をかけて、そっとしておいてもらっています。

社内にいるときとあまり変わらない環境作り。いつも社内でラジオを流しているので、同じラジオをかけている。

YouTubeで音楽(BGM)を流す

ダイニングでするので、リビング側に座り、TVとかの誘惑に負けないようにする。

リビングでは仕事しない。

少しの睡眠でスッキリする。スケジュールする。作業周りに他のものを置かない。絶対やると決める。禁止事項を作る(メールを見ないとか)。

  • ルーティンを作る。
  • コーヒーを淹れる。
  • 仕事がはかどりそうな音楽をかける。
  • ちゃんと着替える etc

朝は必ずシャワーを浴びて身だしなみを整える(化粧はしていないですが)。 歯を磨く。

洋服を外出時と同じように整える。

換気。コロナ対策にもなります。空気中の二酸化濃度が高くなると集中力が低下するという話も。

  • 締め切りの設定 
  • 作業時間の設定 
  • 週刊【ザ・神垣あゆみメールマガジン】Vol.74を参考にタスクの細分化と順位付けを。 日々役に立つありがたい情報です。

在宅ワーク時の息抜き方法

今は在宅は半分以下なので割と新鮮。息抜き不要です。

散歩

近所を散歩。

午後 1時間は 屋外で過ごす 例えば 裏山に散歩に行く 自然界の変化を感じる。

お昼休みに犬の散歩を娘と行くこと。

散歩。スーパーへ買い物。

散歩をすると気分が変わっていい。

好きなように踊る。声を出す。散歩する。

音楽を聴く。ストレッチ。

ストレッチ

ラジオ体操。スクワット。(聞いてるラジオ番組内で、そんなコーナーがある

室内でゴルフのアプローチ練習

通っていたヨガスタジオが運営資金を募っており、そのリターンとして先生方がオンラインヨガをライブ配信してくれています。今のところ、それが息抜きです。

昼休みにお風呂に入ったりしてます。 合間にストレッチなど

寝転んでする背伸び。さすがに会社ではできない(笑)

  • ソファーで寝転ぶ
  • 料理の準備をする
  • 掃除や整理整頓をする
  • 外の風景を見る
  • ゲームをやる
  • お菓子を食べる

マンションのごみ捨て場に階段を使ってごみを捨てに行く。

やっぱり家事になると思います(笑)目につく家事をこなしたい!本当は同僚との雑談がしたいです。

家事をする。(洗濯物を畳む、夕食の下ごしらえ等)

紅茶、コーヒーを入れる。

美味しいコーヒーを淹れる。

ベランダに出てちゃんと淹れた珈琲を飲みます。

コーヒを飲んでボォ〜っと。昼間だったら買い物に。

15時に甘いものを飲む(ミルクティ、ココア等)

家族との3度の食事+おやつ

ごはんの時間ですね。

食べること(ついつい手が伸びます)

お昼休憩時に短時間で自炊して食べること。

時間を決めて休憩し、子どもと話したり雑誌を読んだり、おやつを食べたりする。

子供と遊ぶ。

どうしても集中できないときは、15分目を閉じて休む。

  • とにかく仮眠をとる 
  • ストレッチをする 
  • 好きなTVの録画を見る・本を読む(30〜45分程度)

昼食時は録画した番組を見る。

煮詰まりやすいので、PCのそばに家事の本(最近はミニマリストの作者のもの)を置いて、この作業が終わったらあれ捨てよう!と考えています。

在宅ワークになって良かったこと

通勤時間が0になったこと

通勤時間がゼロなのはいいなと思いました。

通勤時間が0、ノーメイク&部屋着で仕事ができる。

通勤時間が不要

通勤時間がなくなり時間的な余裕ができた。

通勤時間が無くなり、家事に余裕ができたこと。

通勤時間無し。時間を都合に合わせて工夫出来ます。

通勤時間がないので、自由な時間が増えた。仕事の合間に家事ができる。

通勤時間の代わりに、家庭内の用事ができること。

通勤時間の短縮(削減)による疲労の軽減。

満員電車での通勤がなくストレスが減った。 通勤時間が無くなったことで、一日に使える時間が長くなった。

通勤時間が削減されて自由時間が増えた。身体が休まった。通勤中の感染の恐怖から逃れられた。

通勤時間の節約になるので、時間が有効に使えます。

片道1時間半くらいの通勤時間がなくなったことにより、その時間を仕事やオフに回せるようになったこと。

会社への移動がないこと(決して遠くはないのですが・・・)、しっかりメイクしなくてよいこと、服装がカジュアルでもよいこと。

往復2時間の通勤の時間がなくなったこと。でも、これでも自分の時間が増えるのではなく、結局次の仕事の準備で1日が終わるので多分在宅はオーバーワークになっていると思う。

毎日続けてたっぷり寝られる!こんなことは今までなかった!

  • 毎日寝坊することができる。
  • 職場やオフィスに縛られず、家なのでリラックス気分で仕事に挑むことができる。
  • 自分のパソコンで作業をするとモチベーションがあがる。
  • 仕事時間が自由で自分の時給単価を上げることができる。
  • 通勤時間も省くし、メークやファッションにこだわる必要もなくなる。
  • 人間関係に気を使う必要もない。
  • 普段の仕事でやり取りを待つことでどれほど不要の時間が取れたことに気づくことができた。

家族の通勤がなくなったことで夕食時間が早まり、就寝までに消化できるようになった。(睡眠の質がよくなった)

電話や来客の多い仕事なので、それらから解放されて集中して書類等チェックができる一面もある。

電話の取次ぎや来客対応、誰かに呼ばれて作業を止めることがないので、集中して仕事ができること。

やるべき事が更にクリアに見えた事。それに集中出来る事です。

仕事に集中できる!(会社がワンフロアなので気が散ることが多いから)はかどる!

資料作成などの作業集中にはもってこい。

実家に戻ったので、家族とのコミュニケーションが増えた。

平日、子どもと接する時間が圧倒的に増えた。

新中学1年の子供がいるので、勤務終了後すぐに外に遊びに行くことができる。

子ども達が学校から帰ってきた時に家にいてやれることです。

家の事が出来る。外で働いている家族のサポートが出来る。

家族との時間も自分の時間も増えた。

  • 家族との時間が増える。
  • 割り込みが少ないので集中できる。

普段学校に行っていてお手伝いレベルだった子どもたちの家事が日に日にレベルアップしていっていること。まだ監督がいるけど、洗濯と風呂掃除は任せられるようになりました。今まで家仕事は一人だったので、分業できるよう、私も試行錯誤する時間が出来たし、これが持続してくれたら外仕事もやりやすくなるなあ、と思ってます。

以前も仕事が忙しいときは、終電になることもありました。今回在宅でも0時まで仕事をしていることが多々あり、それを見ていた娘(大4)は、いろいろ手伝ってくれるようになりました。コーヒーを入れてくれるなどお世話もしてくれます。主人は元々手伝ってはくれますが、更に協力してくれるようになりました。実際に仕事をしている姿を見せられたことは良い結果になったと実感しております。

会社員時代からハードワークでしたので…
◎決まった時間の食事 ◎疲れた時に体を横にして休める

最初にしたのは同居の義父の介護時だったので、義父の様子を見ながら仕事もできた。

室温や衣服の調整がしやすい。

価値観が様々であることを知った。

▼在宅ワークについて、気になること、つぶやきなど

家事などに気が散らないための工夫

在宅でWEB会議に参加する時の注意点

テレワークのスキルを上達させる方法

本格的に在宅になった場合の仕事への切り替え、よそ事にならないような工夫が知りたいです。

赤面するような失敗例や、思わず笑ってしまう失敗例なども、お願いします。

モバイルを持たされてましたので、いつでもどこでも会社のメールを確認して、処理もして対応してました。今はモバイルなど持たないので、人間らしい生活になっています。

在宅勤務が思った以上に居心地が良く、在宅勤務終了になったときの反動がこわいです・・・。

自営業だと仕事とプライベートの線引きがしづらいので、今回の在宅ワークのアンケートの参考にはならないかもしれません。が、こういう事態になるとサラリーマンよりは臨機応変で動きやすいのかなあと感じます。

(私は在宅勤務していませんが、連休中の状況より)、特に子供がいると公私の区別がつかず仕事が手に付きません。家が広くて個人の書斎があって扉を閉ざせば良いのかも知れませんが。

在宅勤務が難しい職種なので出勤していますが、週1回特別休暇を付与されています(テレワーク以外の全社員)。が、仕事量は変わらないので結構バタバタです。テレワークといっても家での作業では完結せず出社している社員が補佐する必要があり、なおさらです。仕事があるだけありがたいですが…。ただ、製造業だから出社しないと、という概念を一掃し出勤体制を柔軟に考えるチャンスではないか、と個人的に感じています。すみません、つぶやきでした。

いままでローテク側、ITに疎い側にあわせざるを得なかったが、コロナで一気にハイテク寄り、IT推進に機運が高まり、これまで地道に説得しても進まなかったものが急速に進展していくのは嬉しくもあり、いままでの苦労は一体なんだったのかとあきれるような思いもあり…。しかし、これを契機に「仕事ごっご」が淘汰されるのを願うばかりです。
「仕事ごっこ」沢渡あまね氏の著作です。おすすめです。

記事全文を読む

 河村操 という名前を覚えていますか?

 このメルマガでもさんざん(?)紹介してきたので
 記憶している方もいると思います。
 「河村さんのメルマガ、読んでたよ~」
 という方もきっといるはず。

 そう、まぐまぐから配信されていた
「営業マン河村操はコミュニケーションする」
 筆者の河村操さんです。

 わたしも大好きだった河村さんのメルマガは
 2019年12月に配信が終わってしまいました。
 残念に思ったのはわたしだけではないでしょう。

 でも、河村操は書いていた。

 別の配信元で
 河村さんはメルマガを書いていたのです。

 配信元は、ライフスキルデザインカレッジ
 というところ。

 自分が社会や人と関わりを通じて、
 共に豊かに過ごしていくための
 「生き方」や「あり方」を考えていくこと、
 自らデザインしていくこと。

 すなわち、「ライフスキル」
 を整えてゆくための学びの場を提供するのが
 ライフスキルデザインカレッジです。

 ▼ライフスキルデザインとは
 

 河村さんは今、
 ライフスキルデザインカレッジの事務局として
 「学び」をテーマにしたメルマガを書いています。

 「学び」をテーマといっても
 河村さんのメルマガのベースにあるのは
 コミュニケーション。

 英語、日本語、ロジカルシンキングなど
 を追求してきた河村さんならではの内容で
「学ぶ」ためのより良いコミュニケーションについて
 ヒントが得られます。

 週1回配信の無料メールマガジンを
 わたしも読んでいるのですが
 最近のメルマガだけでも

 「コンテクストを意識する」
 「ローコンテクスト文化でのコミュニケーション」
 「読んで書くとことでわかること」

 といったテーマがとても興味深く、考えさせられました。

 メルマガと連動したブログを読むと
 さらに思考するヒントが。

 わたしは
 「ドリルをやりましょう」
 の記事が面白かったです。

 ゴルフのレッスンを例に
 上達するために習いに行くのに
 多くの人は「これだけは絶対」というポイントの
 反復練習ができない。

 つまり、ドリルのような
 地味で単純な動きをモノにするまで繰り返し習得することを
 したがならない、と。

 読んで、ものすごく腑に落ちました。

 そんな河村さんのブログ記事は
 メルマガを登録すると読めます。

 メルマガもブログも
 物事を考えるうえで
「あ、こういう見方があったか」
 と気づくこと請け合い。おススメです。

 ▼ライフスキルデザインカレッジ 公式メルマガ
 

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今回は、読者のかたからの質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
 読 者 か ら の 質 問 NEW              丁寧すぎるメール
◆─────────────────────────────────◆

読者の方から、下記の事例が送られてきました。

曰く「業務で久しぶりにツッコミどころ満載の
心に残る(←残念ながら良くない事例として…)メールを受信してしまい、
ご連絡したくなりました」。

確かに、事例として興味深いので、当メールマガジンでご紹介します。

<読者が受信したメール事例>——————————————

○△□株式会社
☆☆ 様

お世話になっております。
◇◇サポートの**でございます。

大変恐れ入りますが、状況のご確認の為ご連絡させていただきました。
誠に恐れ入りますが、△△△△の12月度分のご実績のおとりまとめ
のご状況はいかがでございますでしょうか?
御社のご事情あること重々承知しておりますが、大変お忙しいところ
大変お手数ですが、ご準備いただけましたらメールにてご連絡いただけま
したら幸いでございます。
誠に恐れ入りますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。

———————————————————————-

読者が気になった点
・段落分けが一切されていなく、読みにくい印象を受けた。
・「丁寧すぎる言葉遣いは不要なので、必要な内容を簡潔に書いてほしい」
という要望を相手に伝えたい

先方が確認したいのは、「12月の実績を教えてほしい」の1点であるのに対し
必要以上に丁寧な言葉を使いすぎていて、要点がが分かりづらくなっています。

先方とは、数か月前からやりとりをしていて、対面したことはなく
連絡は電話やメールのみ、頻度も多くはないとのこと。

会ったことがないため、このように“丁寧すぎる”言い回しを多用しているのかも
しれません。添削して返信するわけにもいかず、でも、気になります。

対処法としては
1)先方から上記のような連絡が来る前に、毎月の実績をメールで伝える。
2)実績報告をする日を決め(毎月25日とか、毎月第4月曜とか)
その日になったら、こちらから連絡することを先方と取り決める。
3)返信の際に、
「このような丁重なメールを頂戴し、ありがとうございます。
とはいえ、業務の連絡メールですので、かようなお気遣いには及びません。」
と伝える。
4)頻繁にやり取りするわけではないので、気にせずやり過ごす。

3)は言葉にして伝える対策ですが、
場合によっては相手とぎくしゃくする可能性も。

相手を変えようとするより、1)か2)の先手を打って自分の方から提案し、
メール文の簡素化を図る方が、解決は早いかもしれません。

ついでに、事例の文例をスッキリ整理し、書き換えると……
———————————————————————-

お世話になっております。
◇◇サポートの**でございます。

△△△△の12月度分の実績について、お知らせいただけますでしょうか。
〇月〇日(木)中にご連絡いただければ、ありがたいです。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

———————————————————————-

用件のみに絞り、返信の期日を添えることで、
どの程度急ぐ必要があるのか、見当がつきます。

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰にも教えてもらえない」
という人のためのメールマガジン

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【 仕 事 の メ ー ル 心 得 帖 】=有料版=
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今日は、読者のかたからの質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
読 者 か ら の 質 問 NEW     「いいように直して欲しい」と伝えたい
◆─────────────────────────────────◆

今日は、新規の質問&回答です。

現在実施中の「在宅アンケート」回答者から
下記の質問がありましたので回答します。

▼【仕事のメール心得帖】在宅ワークアンケート

<読者からの質問>————————————–

在宅になり、メールのやりとりがかなり増えました。

上司へメールの際、
メールの内容を「いいように直して欲しい」としたいときに
どのように書けばよいか。

※かなり検索をしましたが、ヒットしませんでしたので
是非お願いいたします。
(読者 Yさん)
——————————————————–

どんなメールの内容で、どの程度まで直しが必要なのか
詳細な状況が今ひとつ分からないのですが
私の想像の範囲内で2パターンを考えてみました。

1)
下記(または 上記)の内容ご確認いただき、
不要不備な点等ございましたら、
加筆修正をお願いできますでしょうか。

→ ただ、こういう書き方だと、上司に「直してもらえますか」
というニュアンスで伝わってしまうかも……という心配があります。

2)
添付の内容をたたき台として
お気づきの点等ございましたら、
適宜、加筆修正いただければありがたいです。

→ 1)の改善案です。
ポイントとなる言葉遣いは
「お気づきの点」「適宜、加筆修正」「ありがたいです」。
気づいたところがあれば、直していただけるとありがたいのですが
という意図を伝えられると思うのですが、いかがでしょう。

★ ★ ★

在宅で仕事のメールのやりとりをする機会
が増えている皆さん!

仕事のメールに関する、疑問・質問に
神垣がお答えします。

下記フォームよりお寄せください!

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教えて! メール対応の悩み
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 先週土曜日、3月21日は
 久しぶりの広島での「快画塾」でした。

 これまで、広島では何度もワークショップを開催してきましたが
 今回が一番にぎやかだったかも。

 絵を描いている経験のある参加者の語りが、長い。
 でも、それだけ思いがあふれているのだなぁ、とも感じました。

 いざ、絵を描き始めると
 集中してし~ん、となるかと思いきや、語り止まらず。
 そのうち、今度は自分の描く絵に笑い出し、止まらなくなる参加者も。

 描いて集中、しゃべって発散を繰り返し
 感情が閉じたり開いたりで、忙しい。

 少人数ながら、女性ばかりだったせいか
 なんともにぎやかで笑いの絶えないワークショップでした。

 ▼「快画塾」広島クラス 参加者の感想はこちら
 

 ワークショップの内容自体は、 毎回、 同じことをしているのですが
 参加者が変わるたび、反応も様々。

 今回は、わたしの意をくむかのように
 「描き方」「見方」の変化を言葉にしてくれる参加者がいて
 「今、言おうと思ったのに~」ということが何度となくあり
 愉快でした。

 絵を描くのに正解はありません。
 正解を決めるのは、自分自身。

 その醍醐味を知るきっかけになればいいなぁ
 と毎回、ワークショップを開催しています。

 ぜひ、体験しにきてください。

 次回は4月。福山と大阪で開催します。

 ▼福山クラス  
 4月11日(土) 13:30~16:30
 

 ▼大阪クラス  
 4月26日(日) 13:30~16:30

<メディア掲載情報>
 RCC中国放送の情報番組「イマナマ!」
 16時台の「ふちっとクリック 情報コーシン」コーナーで
 「快画塾」ワークショップの様子が紹介されました。
 題して 「苦手が得意に絵画教室」。
 

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