今週は、添付メールを送信する際の留意点についてです。
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メ ー ル 作 法 ＜ 添付ファイルの送り方（2）＞
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ファイル名に気をつけて！
▼ ひと目でわかるファイル名に
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見落としがち、かつ、あなどれないのがファイル名。
送信する側は気に留めていなくても、受け取る側には重要なポイントだっ
たりします。
アンケートの集計やトライアルの審査などを行う場合、複数の人が同じ宛
先に送信してくるので、受け取るほうは整理が大変。ファイル名がバラバ
ラだと管理に手間取ります。それゆえ、ファイル名を統一し、事前に指示
するケースも多いですね。
ファイル名は受け取った人がひと目でわかる表示を心がけましょう。メー
ルの件名にも同じことが言えますね。
▼ 送る前に今一度確認を！
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ファイルの作成・送信に慣れていない人ほど要注意。
Excelで作成したそのファイル、ファイル名が「Book1.xls」のままになっ
ていませんか？ Wordで作成した文書はファイル名を入力しないままだと、
一行目の文章ががそのままファイル名として取り込まれてしまいますよ。
自分がWindowsを使用していても、送信先がMacユーザーなら、ファイル名
を半角英数字にしておきましょう。ひらがな・カタカナや漢字入力だと、
受け取った相手にはファイル名が文字化けして読めません。
一度作成したファイルを訂正後、同じ相手に再送するような場合は、先に
送ったファイル名と混同しないような工夫も必要。
たとえば、Wordで作成した原稿をMacユーザーのデザイナーに「P7-8.doc」
というファイル名で送信したとしましょう。訂正して再送する時はファイ
ル名を「P7-8new.doc」や「P7-8-2.doc」にして送信するといった具合です。
Excelで作成したアンケートシートに入力して送信する場合は、一度、プ
レビューしてどのような見え方をするか確認してみましょう。
送る側のひと手間で、受け取る側の手間が随分軽減されるものです。
