今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 気をつけたい言葉づかい（4）＞
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添えるひとこと
▼ 挨拶に代えて…
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そもそも仕事で使うメールは事務的なものです。
相手に用件が分かることが第一なので、手紙のような頭語や時候の挨拶よ
りむしろ、結論から先に書く、重要事項を優先することがポイント。やり
とりが頻繁な相手ほど、ズバリ用件から入るということも多いでしょう。
ただ、用件に入る前にひとことあると、感じがいいものです。
「お世話になります」「いつもありがとうございます」などが定番でしょ
うか。相手との接点により「昨日はお疲れさまでした」「先日は失礼いた
しました」「ご無沙汰しております」というフレーズもありますね。
相手に手間をとらせるようなときは「お忙しいところ恐縮ですが」「お手
数おかけしますが」のひとことを。短くても相手を気遣うひと言を添える、
その時々の状況に合わせ使い分ける、その繰り返しが結構大切と思ってい
ます。
▼ 自分の色を最後に添える
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「こんにちは」もメールで使いやすい言葉です。「お世話になります」に
代わる言葉として、仕事以外の用件や私信でメールするとき、私はよく使
います。
用件のあと、「お忙しそうですね。あまりご無理されませんよう」「近く
にお越しの際はぜひお立ち寄りくださいね」など、ちょっとした気づきや
ひとことを入れておくというのも一つ。
私がよくするのは、「おすすめのメルマガをご紹介します」「こんな記事
を見つけました」と、相手の仕事や趣味に参考になりそうな情報をお知ら
せすること。どこがいいとか、おもしろかったというポイントを短く添え
ることにしています。
毎回読んでもらえるわけではありませんが、続けているとたまに、「参考
になった」「おもしろかった」という返信があり、うれしくなります。
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