今週は、添付メールを送信する際の留意点についてです。

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メ ー ル 作 法　                 　　 ＜ 添付ファイルの送り方（2）＞
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                                                                  ファイル名に気をつけて！

▼　ひと目でわかるファイル名に
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
見落としがち、かつ、あなどれないのがファイル名。

送信する側は気に留めていなくても、受け取る側には重要なポイントだっ
たりします。

アンケートの集計やトライアルの審査などを行う場合、複数の人が同じ宛
先に送信してくるので、受け取るほうは整理が大変。ファイル名がバラバ
ラだと管理に手間取ります。それゆえ、ファイル名を統一し、事前に指示
するケースも多いですね。

ファイル名は受け取った人がひと目でわかる表示を心がけましょう。メー
ルの件名にも同じことが言えますね。

▼　送る前に今一度確認を！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ファイルの作成・送信に慣れていない人ほど要注意。

Excelで作成したそのファイル、ファイル名が「Book1.xls」のままになっ
ていませんか？　Wordで作成した文書はファイル名を入力しないままだと、
一行目の文章ががそのままファイル名として取り込まれてしまいますよ。

自分がWindowsを使用していても、送信先がMacユーザーなら、ファイル名
を半角英数字にしておきましょう。ひらがな・カタカナや漢字入力だと、
受け取った相手にはファイル名が文字化けして読めません。

一度作成したファイルを訂正後、同じ相手に再送するような場合は、先に
送ったファイル名と混同しないような工夫も必要。

たとえば、Wordで作成した原稿をMacユーザーのデザイナーに「P7-8.doc」
というファイル名で送信したとしましょう。訂正して再送する時はファイ
ル名を「P7-8new.doc」や「P7-8-2.doc」にして送信するといった具合です。

Excelで作成したアンケートシートに入力して送信する場合は、一度、プ
レビューしてどのような見え方をするか確認してみましょう。

送る側のひと手間で、受け取る側の手間が随分軽減されるものです。

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今週は、添付メールを送信する際の留意点についてです。

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メ ー ル 作 法　　　 　　　              ＜ 添付ファイルの送り方 ＞
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たかが添付、されど…

▼　送る相手に思いを馳せる
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
WordやExcel、PDFなどで作成したファイル。メールに添付して送信する際、
どんなところに気を付けたらいいのでしょう。その留意点を今週はお話し
ていきます。

一対一でのやりとりはもちろんですが、自分以外にも多くの人から相手の
ところへ添付メールが届くような場合には特に注意が必要です。

たとえば、アンケートシートの集計、トライアルや通信講座の課題の提出
など。

一つの送り先に添付メールが集中する場合、所定のルールに従わなかった
り、相手への配慮を怠った添付メールを送ると、受け取る側はメールの整
理に大変手間取ります。

▼　こちらの都合はあちらの不都合
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
翻訳会社のトライアルでは、何の課題について、誰が送信しているのかわ
からない件名やファイル名のメールは、課題の出来不出来以前に、即却下、
というシビアな対応をするところもあるくらいです。

添付メールの送り方一つにも受け取る相手が困らない配慮がなされている
かどうかが、すでにチェックの対象となっている、というわけです。

かくいう私も添付メールの送信については、これまで数多くの失敗をして
きました。そんな経験をもとに、うっかり見落としがちな添付メールの送
り方についてご紹介していきます。

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週末でもありますし、今日はメール作法を離れ、日々の雑感など。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　 　 ＜ オフィスの怪談 ＞
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▼　サスペンス劇場・事務員は見ていた
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
親しい仕事仲間の実話です。

ホームページを見たという新規の客先から仕事の打診がありました。同じ
市内の会社からです。早速、打ち合わせ、ということでその会社を訪れた
彼女。総勢5名くらいの小さな事務所でした。

担当者と打ち合わせの最中、事務員とおぼしき中年の女性がお茶を出して
くれました。彼女は、その事務員さんに向かい「ありがとうございます」
とにこやかに会釈し、打ち合わせを続けました。

仕事も決まり、その会社へ赴く回数も増えてきました。そして、知りまし
た。最初の打ち合わせの時、お茶を出してくれたのがその会社の社長だっ
たってことを…。

後で聞いたところによると、その会社、新たに仕事を発注する場合など、
必ず社長が事務員を装ってお茶を出し、相手の対応を見て最終的に発注す
るかどうか決めるんだそうです。

ひえ～っ。その話を聞いた時、「怖～い」と思いました。

あざといと言えばあざとい話ですが、その会社にしてみれば、知らない相
手だからこそ、ちょとした場面での配慮の有無で人となりを判断していた
のでしょう。

見られてるんですよね、やっぱり…。以前、「SOHOしよう」でも書いたこ
とのある話ですが、改めてご紹介してみました。

▼　怪談・口が裂けても言わないほうがいいこと
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
逆に、今度は見ている話。

業者に他の業者の悪口を言う発注元。何度か耳にしましたが、そんな時こ
う思います。

「明日はわが身」。

いずれ何かあった時、私もこんな風に言われるのだろうな、と。耳にした
時点で、す～っと冷めていく気持ち。時として冷房よりも効くことがあり
ます。

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今週は、目上の人からの心に残ったメールをご紹介します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　 　 ＜ 心に残る対応（4）＞
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結局、言いたかったこと

▼　メールにも表れる人となり
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
目上の人からの心に残る対応というのは、つまるところ、見下ろすでもな
く、見下すでもなく、ごく普通に接してもらった時です。

吹けば飛ぶよな個人営業の私からすると、客先の社長が「ありがとうござ
います」「申し訳ありません」「お願いします」と丁寧な言葉づかいでメ
ールを送ってくださることに、当初はひどく恐縮しました。

ただ、それを意気に感じて仕事に取り組んできたし、苦言も素直に受け取
ることができました。変わらずそうして接してくださる客先とは、長くお
付き合いが続いています。

逆に一回ちょとした仕事のかかわりができただけで、次第に態度が横柄に
なる相手もいます。同業者でも、名刺交換した程度の接点なのに、少しば
かり年上というだけで、いきなり先輩面する人も。メールに如実に表れる
もので、大概どんなときでもタメグチモードです。

▼　対応もフルフラットで
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
発注する側、受注する側という関係であれば、見られている、試されてい
ると思う反面、私も相手を見ています。

仕事の仕方や日ごろの言動にその人となりは垣間見えるもの。敬意を持て
ない相手とは、いくら条件の良い仕事でも最終的に長続きしません。

尊敬できる相手というのは、仕事ができることと合わせて、人間的にバラ
ンスのとれた人。人への接し方がフラットで、人によってコロコロ態度が
変わりません。

「代わりの人ならいくらでもいるから」とネチネチと嫌味を言い続けるよ
うな相手より、叱責も苦言もズバリ直言し「次、がんばってよ」とハッパ
をかけられるほうがずっといい。選ばれてなんぼのフリーランスではあり
ますが、こちらも相手を選んでいます。

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今週は、目上の人からの心に残ったメールをご紹介します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　 　 ＜ 心に残る対応（3）＞
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いつになく長いメール

▼　三行未満が三行以上に変わる時
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
付き合いが長く、気心の知れた客先ほど、普段のメールのやりとりは非常
に簡潔。

こちらが十数行書いて送ったメールの返信も三行未満。報告や連絡のメー
ルでは返信がないこともザラで、そういうもんだと思ってます。

相手に手間をとらせないことを意識してメールのやりとりをしていると、
むしろ、返事がないのは「了解」の意と汲み取ることにしています（もち
ろん、判断がつかない時は確認の連絡をとりますが）。

そんな三行未満の間柄でも、ごくたまに数行にわたる丁寧なメールが返っ
てくることがあります。先方の手違いや不手際を詫びる時のメールです。

▼　ピンチの時ほど言葉を尽くす
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
仕事をいただく身ですから、少々のことには目をつむり、にっこり笑顔で
対応させてもらっていますが、時に「いくらなんでも、あんまりだ」とい
うような事態もあります。

そんなときは、ひと呼吸おいて平常心モードに自分を戻し、状況と問題点
を報告します。先方に何らかの問題があった場合、それを認め、詫びる丁
寧なメールをもらった時、ほっとし、またがんばろうと思うのです。

普段、事務的なやりとりしかしない相手から「今回の原稿は良かった」と
評価のメールをもらう時もうれしいものです。けれど、言葉を尽くす、と
いうのは、相手を誉めたり、評価する時以上に、何かトラブルが起きた時
やピンチの時ほど、必要な気がします。

メールですべてが解決するとは思いませんが、先方からいつになく長いメ
ールがきた時、行数分の気持ちを推し量ることで、「お互いさまですから」
という新たな気持ちでお付き合いが続いていくのです。

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お す す め メ ル マ ガ
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私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
ここで順次紹介していきます。

これまでおびただしい数のメルマガを読んできましたが
本になったらいいのに、と思ったメルマガは1誌。

そして、2誌目がこのメルマガです。

本になったらいいと思う理由は、手元に置いて
繰り返し読みたいから。

ブランディング。コンセプト。
わかったつもりになってませんか？

実のある仕事をしている人だから書ける
何度でも読み返し、味わいたくなるメッセージ。

企画とは、そのココロとは。

易しく、読みやすく、でも、はっとさせる内容で
仕事の教科書にしたい、そう思うメルマガです。
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【 企画のココロ 】

企画畑20年のプロデューサーが、中小企業や個人店のためのコンセプト、
デザイン、商品、店舗、広告を通し、心に響き共感されるブランド化の視
点を伝授。これで人はあなたのことを「この人ただ者じゃない…」と思う
ハズ。メルマガ成功法の平野氏ご推薦！感謝！

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適度に力が抜けていて、さりげなく熱いんだなぁ。

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