今週は、読みやすいレイアウトについての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ メールの見た目（5）＞
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まとめ

ビジネスの場で第一印象が重要視されるように、メールの見た目もその人
を判断する材料になります。

文字がびっしり書かれたメールよりも、適切な改行がなされ意味の取りや
すいメールのほうが読みやすく内容も把握しやすいです。

携帯メール並に短かすぎるメールも、何が言いたいのかわからないことが
あり誤解を招きやすいです。

メールでは文章をざっと書いたあと、読み返しながら改行したり、
一行あけたり、部分的に箇条書きにするなど、レイアウトを整える作業を
一緒にすると、見た目にきれいで読みやすいメールになります。

箇条書き以外に、次のように要点ごとに見出しをつけて書き出すと、
お互い確認作業がしやすいです。
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●気付きです
説明テキストで「mm」が機種依存文字になっていました。
「mm」で表記お願いします。

●確認です
英数字の表記はすべて「半角」でしょうか？
あわせますので基準を教えてください。

●SEOについて
キーワード数はこれからの調整ですよね？
——————————————————————

メールは限られたフォーマット、限られた文字しか使えないので「空き」
の入れ方がポイントになると思います。

入れすぎてもパラパラした印象になりますし、少ないと圧迫感があり読み
づらい。人から受け取ったメールで感じのよいものや読みやすい書き方を
お手本にするとよいでしょう。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、読みやすいレイアウトについての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ メールの見た目（4）＞
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箇条書きですっきり

メールの場合、用件の伝達が一番の目的です。
相手にわかりやすく伝えるためには、要点を整理し箇条書きにすると、
視覚的にもさっと頭に入ります。

例えば、次のような一文。
—————————————————————–
データ送付の件ですが、本日最終の宅配便で届けることが難しい状況の
ため、宅配便以外の方法として、「宅ふぁいる便」 による送付か、
もしくは明日、広島営業所へデータ持参という二つの方法が考えられます。
いずれで対応いたしましょうか。ご検討をお願いします。
—————————————————————–

「ため」「もしくは」などで文章がつながれていて、一文が長いので
ポイントがつかみにくいですね。
「二つの方法」を箇条書きにするとわかりやすくなります。

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データ送付の件ですが、本日最終の宅配便でのお届けが難しい状況です。
宅配便以外の方法として、次の二つの方法が考えられます。

１）「宅ふぁいる便」 による送付

２）明日、広島営業所へデータ持参

いずれの場合も早急に対応いたしますので、ご指示をお願いたします。
—————————————————————–

ポイントとなる部分を箇条書きにするだけで、内容がすっきりし、
受けとる側も回答がしやすいです。

最初にざっと箇条書きで要点を挙げて、補足的に一文を加えるという
方法もあります。

読み手の立場で見やすい書き方を工夫すると、用件が正確に伝わり、
誤解や思い違いも少なくてすみます。

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今週は、読みやすいレイアウトについての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ メールの見た目（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　改行のスタイル

メールで文章を書くとき、一行あたりの文字数はどのくらいで改行をして
いますか？

メールの改行については、人によりさまざまなスタイルがありますが、
文章の区切りのいいところでランダムに改行を入れるケースが多いように
思います。

【しごび】読者からのメールでは、一行28～30文字くらいのところで改行
を入れている人が最も多いです。

人によっては、
メールソフトの設定を「一行全角で35文字で折り返す」にしている場合、
文章が折り返すところまできっちり文章を書く人もいます。
一方、一文ごとに改行する人もいます。

私の場合は、文章の区切りのいいところで適宜改行を入れていますが、
だいたい20～23文字程度で改行している場合が多いです。

▼　メールのボリュームで改行も調整
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

内容が短いメールであれば、一文ごとの改行でもさらっと読めますが、
ボリュームのあるメールになると、改行にある程度規則性をもたせ、
3～4行ごとに一行あけるようにすると読みやすくなります。

3～4行分の文章を改行なしで書き、最後の一文で改行する人もいます。
つまり、段落の最後だけに改行を入れるというパターンです。

こうすると、メールを読む側のメールソフトの画面の横幅いっぱいまで
文字がきて折り返されます。
画面の横幅を狭く設定している場合は違和感なく読めますが、
画面を最大化した場合は、文章が横幅いっぱいに表示され、読みづらく
なります。

個人的には、最大でも30文字くらいを限度に文章の切れ目でランダムに
改行するのを基本に、メールのボリュームによりそのつど調整。
というのが、読みやすい改行の目安と思うのですが、
あなたはどう思われますか？

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ メールの見た目 ＞
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一字下げ

通常、縦書きで文章を書くときは、書き出しの最初の一字分をあけて文章
を書き始めます。文章のまとまり、つまり、段落ごとに「一字下げ」て書
きます。

しかし、メールの場合は「一字下げ」にして文章を書くと、なぜか読みづ
らくなります。

文章は頭ぞろえにし、改行や意味のまとまりごとに一行あけて次の文章を
書くほうが読みやすいです。

私見ですが、これは「行間の問題」だと思うのです。
印刷物やワープロで書いた文章には一定の行間がありますが、メールの場
合は行間がほとんどあいておらず、行と行の間がかなりつまっています。

ですから、段落を変えるときに行頭を一字下げるより、行間を一行あける
ほうが見た目に読みやすくなるのではないでしょうか。

比較してみましょう。

※文章の区切りごとに「一時下げ」た場合
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私の周りには、30代、40代から読書を始めたという人も少なくありませ
んが、彼らの文章はとてもわかりやすく的確。それまで本を読むのも文章
を書くのも苦手だった、というのが信じられないほどです。
若いときから継続して読むこと、書くことを続けている人は、文章も安
定しています。
読書の利点は、想像力が鍛えられ、相手の気持ちを読み取ることができ
るようになることです。ノウハウ系の本より小説をお勧めするのは、その
ためです。
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「一時下げ」の場合は、行頭がガタガタしていてすっきりしません。
長文になるほど、見た目の圧迫感が強まります。

※文章の区切りごとに行間をあけた場合
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私の周りには、30代、40代から読書を始めたという人も少なくありません
が、彼らの文章はとてもわかりやすく的確。それまで本を読むのも文章を
書くのも苦手だった、というのが信じられないほどです。

若いときから継続して読むこと、書くことを続けている人は、文章も安定
しています。

読書の利点は、想像力が鍛えられ、相手の気持ちを読み取ることができる
ようになることです。ノウハウ系の本より小説をお勧めするのは、そのた
めです。
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行頭を揃え、文のまとまりごとに一行あけると読みやすいですね。

ただし、こうしたメール特有の書き方をワープロで文書を作成する場合に
流用すると、見た目がパラパラして間延びした印象になり、却って読みづ
らくなります。書く媒体の性質により、書き分ける必要がありそうです。

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【しごび】 の お す す め
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